Ferramentas | Matriz de Responsabilidades

Em um projeto, principalmente os maiores e mais complexos, é natural que diferentes pessoas tenham participação no processo de criação e de aprovação das entregas e atividades. Em certos momentos esse processo é direto e simples, por exemplo: uma pessoa elabora um relatório e uma outra pessoa o aprova. Porém, em outros casos muitas pessoas poderão estar envolvidas na criação de um produto e várias outras nos processos de aprovação. Para um melhor planejamento, uma boa prática é representar graficamente os responsáveis pelo desenvolvimento e aprovações. Antes de tudo, é fundamental que cada projeto tenha uma pessoa ou área responsável. A definição do responsável é relevante para o accountability do projeto ou até da própria prefeitura.

A matriz de responsabilidades é usada para ilustrar as conexões entre as atividades e os membros da equipe do projeto. O formato matricial ilustra todas as atividades associadas a uma pessoa e todas as pessoas associadas a uma atividade.

Uma forma muito utilizada para representar a matriz de responsabilidades é pela matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed. Em português: Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). A RACI é uma forma utilizada para atribuição de responsabilidades dentro de um determinado processo, projeto, serviço até funções dentro de um departamento.

Nesta matriz são definidos os seguintes papéis:

  • Responsável. É quem se responsabiliza pela execução da tarefa ou entrega. Sempre haverá no mínimo uma pessoa responsável pela tarefa. Há casos menos comuns em que poderão haver mais de um responsável, contudo, não é o ideal. Isso deve ser evitado para que não ocorra dispersão ou duplicidade das ações.
  • Aprovador. É a pessoa que possui a propriedade sobre a atividade e responde pelos seus resultados. Somente uma pessoa pode possuir a autoridade de uma tarefa.
  • Consultado. É a pessoa ou as pessoas que devem ser consultadas e participam da decisão ou atividade no momento que for executada. Elas possuem conhecimento ou interesse sobre determinados assuntos e são responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa. A comunicação com esse grupo será de duas vias.
  • Informado. É a pessoa ou as pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa. A comunicação com esse grupo será de mão única.

 

Regras gerais:                                                                                         

  • Em toda atividade deve existir pelo menos um responsável pela atividade e um dono.

  • Só haverá uma autoridade aprovadora por atividade.

  • O responsável de uma atividade poderá ser também o aprovador.

  • Em uma mesma atividade poderão existir várias pessoas consultadas e informadas.

  • Um responsável por atividade é o ideal, para evitar dispersão ou duplicidade de processos. Caso seja necessário determinar mais de um responsável, a divisão de tarefas deverá ser clara e bem definida.

exemplo de matriz RACI

Tabela: Exemplo de Matriz RACI para o desenvolvimento de um sistema

Mesmo com uma Matriz de Responsabilidades bem definida, o Comitê de Gestão e o prefeito devem apoiar na resolução de conflitos que possam ocorrer e também em questões que estão em uma alçada acima do responsável. Dessa forma, devem ser comunicados sempre que existirem obstáculos para o desenvolvimento do projeto.

O cronograma é uma das ferramentas de planejamento mais conhecidas e importantes para o gerenciamento de tempo nos projetos. Ele é uma representação gráfica do tempo investido em uma determinada tarefa ou projeto, ou melhor, do ciclo de vida do projeto. A partir dele pode-se estimar o tempo gasto em cada atividade prevista no projeto. É uma ferramenta muito útil para controle do tempo, mas também é possível incluir as responsabilidades e apoiar no controle de custos.

Ao elaborar um cronograma, deve-se tomar cuidado ao se estimar os prazos. Eles devem ser realistas e factíveis - um prazo mal estimado pode atrapalhar todo o desenvolvimento de um projeto. A estimativa também deve estar de acordo com os recursos disponíveis naquele período. Por exemplo: uma equipe de pintores é composta por três pessoas e realizam a pintura de uma casa em dez dias, mas em um determinado projeto um dos pintores estará de férias. Presume-se então que o prazo para a pintura da casa será superior aos dez dias previstos com a equipe completa.

O prazo naquele projeto deve ser factível e considerar a equipe reduzida, caso contrário a possibilidade de atrasos no projeto será maior.

No cronograma costuma-se indicar o status das atividades com faróis ou categorias, tais como: concluído, a iniciar, em andamento e atrasada. As categorias podem ser outras, de acordo com critério e necessidade dos envolvidos.

Em gerenciamento de projetos a modalidade de cronograma mais empregada é do Gráfico de Gantt, que é um tipo de representação gráfica usada para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Ele relaciona as tarefas, durações, início, fim, evolução, responsáveis e os marcos do projeto (explicado no tópico adiante).

Para preencher o Gráfico de Gantt, além das informações que constam nos cronogramas, as tarefas predecessoras ou eventuais regras (por exemplo, uma tarefa só se inicia 10 dias após o encerramento da anterior) e os responsáveis também devem estar definidos. Na figura abaixo consta um exemplo de um projeto de Paraty, montado em um software de Gerenciamento de Projetos:

exemplo de cronograma

Figura: Modelo de cronograma de projeto

Os intervalos de tempo são representados por barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico. O acompanhamento é feito a partir das cores usadas para colorir as barras, por exemplo: uma tarefa concluída apresenta uma cor, enquanto uma atrasada possui uma cor diferente (normalmente vermelha para destacar).

Nesse gráfico podem ser visualizadas as tarefas de cada membro da equipe, assim como o tempo necessário para o cumprimento. Dessa maneira pode- se acompanhar o desempenho dos responsáveis quando associados à tarefa. O controle de custos pode ser apoiado também pelo tipo de Gráfico em modelos mais avançados, pois as tarefas podem ter recursos provisionados (por exemplo, a construção do calçamento de um quarteirão).

exemplo de Gráfico de Gantt

Figura: Exemplo de Gráfico de Gantt apresentado no MS Project, um dos softwares comumente usados para gerenciamento de projetos   

As atividades no Gráfico de Gantt possuem uma relação de interdependência entre si, sendo comumente indicadas por setas que ligam as barras entre si. Existem quatro regras de dependência possíveis entre as atividades, que são:

  • Fim para Início (Finish to Start). O início da atividade predecessora depende do fim da atividade sucessora. Este é o tipo de dependência mais utilizada;
  • Fim para Fim (Finish to Finish). O fim da atividade sucessora depende do fim da atividade predecessora;
  • Início para Início (Start to Start). O início da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora;
  • Início para Fim (Start to Finish). O fim da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora.

Seja por um cronograma simples ou por um Gráfico de Gantt, o gerenciamento de tempo é um dos pontos críticos de um projeto e deve sempre ser acompanhados. Somente dessa forma podem ser identificados atrasos e buscado o tratamento de causas.

Nos Gráficos de Gantt, para visualizar a relação entre as tarefas e quais devem ser prioridade para reduzir o impacto em todo o projeto são identificados os caminhos críticos, que são as tarefas que não possuem uma flexibilidade de alteração de datas e que devem terminar no prazo determinado. É a partir deles que é revelada a sequência de tarefas que determinam o prazo do projeto.

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