Reduzir Gastos e Despesas

A otimização dos gastos municipais sem redução dos serviços ou prejuízo à qualidade do que é ofertado requer uma análise detalhada das informações financeiras de um município.

A matriz de gerenciamento de despesas é construída a partir de pacotes, que são grupos de despesas de uma mesma natureza e, geralmente, comuns a várias secretarias. Exemplos de pacotes trabalhados em despesas: material de consumo, limpeza urbana e horas extras e benefícios.

Como foi anteriormente, para alcançar a gestão eficiente é importante manter o foco em aspectos operacionais do uso dos materiais e serviços, ou seja, gerar capacidade de pagamento e de investimento para a prefeitura a partir da otimização de seus processos de compras, contratações e utilização dos recursos no dia a dia.

Partindo desse princípio, são trabalhadas inicialmente as contas de Folha de Pagamento de Pessoal e as Outras Despesas Correntes (medicamentos, merendas, limpeza, vigilância, conservação etc.). Além disso, os valores considerados são os de Liquidação (obrigação de pagar assumida) que permitem avaliar o gasto comprometido. 

Mas vale destacar que o Gerenciamento Matricial de Despesas pode ir além dos pacotes mencionados acima.

 

+ Leia sobre mais sobre a Redução de Despesas!  

Reduzir Gastos da Folha de Pagamento de Pessoal

No Brasil, os gastos com a folha de pessoal representam cerca de 50 a 60% dos gastos das prefeituras. Além disso, a melhoria da gestão da folha pode economizar R$1,5 bilhões para as cidades do país. A forma mais rápida de capturar parte destes ganhos e iniciar uma gestão mais eficiente do quadro de pessoal é eliminar suas inconsistências: erros de planejamento, registro e controle na Folha que geram gastos desnecessários e precisam ser corrigidos imediatamente. A análise que leva a este tipo de ganho consiste em três principais atividades:

  1. Levantamento e organização dos dados da Folha;
  2. Identificação das Inconsistências, do ganho potencial e das ações necessárias;
  3. Validação com o Prefeito e eliminação das inconsistências.

 

Leia aqui a trilha “Gerir a Folha de Pagamentos" e se aprofunde no tema, além de ver outras boas práticas da nossa rede!

 

Levantamento e Organização dos Dados da Folha

Escopo de dados a serem levantados:

    • Estatutários (incluindo aposentados e pensionistas)
    • Celetistas (incluindo aposentados e pensionistas)
    • Agentes políticos e cargos em comissão
    • Terceirizados e temporários

 

Dados mínimos para identificação das inconsistências

    • Nome
    • Matrícula(s)
    • CPF
    • Regime
    • Status - ativo ou inativo
    • Data de admissão
    • Tipo de contrato
    • Concurso (se aplicável)
    • Data de desligamento
    • Motivo do desligamento (exoneração, aposentadoria etc)
    • Unidade
    • Área/Secretaria
    • Local de trabalho
    • Cargo
    • Função
    • Carga horária semanal
    • Carga horária mensal
    • Vencimentos
    • Descontos
    • Valor líquido
    • Organização dos dados da Folha

 

Os dados devem estar estruturados como Tabela Fato, ou seja, uma tabela com um registro exclusivo a cada linha e com apenas um tipo de informação por coluna. Além disso, devem constar apenas os dados necessários no status de liquidação - sem faltas, erros (não fazem sentido para a conta) ou sobras (empenhos, outros registros) - e com a correta identificação do que é o dado. Por fim, deve-se avaliar a qualidade do dado com um teste básico: se valores totais e médios forem consistentes com a percepção do gestor da Folha, a Tabela Fato pode ser utilizada.

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Identificar as Inconsistências, do Ganho Potencial e das Ações Necessárias

A identificação das Inconsistências na Folha de Pessoal requer o cruzamento de algumas informações. A seguir, os principais passos, por tipo de inconsistência, e os dados que devem ser observados em cada uma. Para quantificar um potencial de ganho, por sua vez, é necessário avaliar o quanto cada Inconsistência significaria em redução do gasto, caso fosse eliminada, considerando os componentes da remuneração (vencimentos, previdência, horas extras, férias, vantagens fixas etc). Algumas explicações foram incluídas no passo a passo abaixo, para facilitar o entendimento desse cálculo.

  1. Servidores com matrícula inativa recebendo remuneração
    1. Filtrar os servidores com matrícula inativa
    2. Avaliar se estão recebendo remunerações, se sim:
      1. Calcular a redução de gastos com a eliminação das remunerações
      2. Validar com os secretários gestores da Folha e dos servidores
      3. Retirar imediatamente os servidores da Folha
    3. Informar aos servidores afetados

 

  1. Servidores com mais matrículas do que o permitido
    1. Filtrar e separar os grupos em: professores, médicos, outros
    2. Identificar servidores com mais matrículas ativas do que o permitido
      1. Professores e profissionais de área de Saúde: 2 cargos com horários compatíveis e a soma das remunerações até o teto do município
      2. Limite para os demais: apenas 1 matrícula ativa
    3. Definir com servidor qual matrícula ele irá manter
    4. Calcular a redução de gastos com as matrículas que serão inativadas
    5. Validar com os Secretários gestores da Folha e dos servidores
    6. Iniciar o processo de inativação das demais matrículas
    7. Informar aos servidores afetados

 

  1. Servidores com remunerações acima do teto municipal
    1. Identificar o teto municipal de remuneração
    2. Identificar e listar todas as remunerações acima do teto
    3. Calcular o ganho com a redução destas remunerações até o teto
    4. Validar com os secretários gestores da Folha e dos servidores
    5. Iniciar o processo de ajuste das remunerações pelo teto
    6. Informar aos servidores afetados

 

  1. Servidores com remuneração incompatível com o seu concurso
    1. Filtrar e agrupar os servidores por Concurso, Admissão, Unidade, Área/Secretaria, Local de Trabalho, Cargo e Função, Carga Horária Semanal, Carga Horária mensal e outras informações que permitam identificar a remuneração correta
    2. Avaliar a remuneração correta para cada caso com o RH da prefeitura
    3. Identificar as remunerações incorretas e seus motivos
    4. Calcular a redução de gastos com a regularização das remunerações
    5. Validar ajustes com os secretários gestores da Folha e dos servidores
    6. Iniciar o processo de regularização das remunerações
    7. Informar aos servidores afetados

 

  1. Existência de vínculos empregatícios adicionais
    1. Realizar pesquisas pelo CPF para avaliar a existência de vínculos adicionais como MEI, CLT, RPA, sócio administrador em empresas. Pesquisar no Ministério do Trabalho, Juntas Comerciais, entre outros
    2. Calcular a redução de gastos com a possível exoneração dos servidores
    3. Iniciar o processo de ajuste dos vínculos ou de exoneração
    4. Informar aos servidores afetados

 

Validar com o Prefeito e Eliminar as Inconsistências

Todos os valores, ajustes, regularizações, ações e eventuais exonerações de Pessoal devem ser validados com o Prefeito antes de serem implementadas na Prefeitura.

 

Fluxograma da Prática - Redução dos Gastos com a Folha de Pessoal

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Continue acompanhando nossa trilha e veja todas etapas da Gestão Eficiente dos Recursos Públicos:

  • Redução de Gastos com Folha de Pessoal
    • Levantamento e Organização dos Dados da Folha
    • Identificar as Inconsistências, do Ganho Potencial e das Ações Necessárias
    • Validar com o Prefeito e Eliminar as Inconsistências
    • Fluxograma da Prática - Redução dos Gastos com a Folha de Pessoal

Redução Das Despesas Gerais | Gastos de Conservação, Limpeza e Vigilância (CLV)

Conservação, Limpeza e Vigilância (CLV) é um pacote de gastos de natureza similar, que envolvem, geralmente, alto volume de serviços terceirizados e compra de materiais, alocados em diversas áreas das prefeituras, saúdes (unidades de saúde), educação (escolas), áreas administrativas e outras. Normalmente, é o maior pacote de gastos das Despesas Gerais. A eficiência nesse tipo de gastos pode ser conquistada de duas formas:

  1. Redução dos preços, usando benchmarks internos e externos

  2. Redução do consumo, por meio de regras de gastos e controles.

 

Leia mais sobre Gerenciamento matricial de despesas e se aprofunde no tema, além de ver outras boas práticas da nossa rede!

 

Redução dos objetos:

Antes de analisar os preços e o consumo dos serviços de CLV, é importante avaliar a possibilidade de adequação atual, por meio de três perguntas:

  • A prefeitura ainda tem necessidade do serviço?
    • Ou seja, existe a possibilidade de cancelamento do contrato? Por exemplo: uma prefeitura implantou um sistema integrado de vigilância nos prédios administrativos e não precisa mais dos vigilantes. Casa haja essa situação, os contatos atuais devem ser cancelados imediatamente ou as pessoas orientadas para uma nova função.

 

  • A prefeitura tem necessidade do serviço no nível que foi contratado?
    • Ou seja, avaliar a possibilidade de negociação e de redução do contrato em até 25%. Por exemplo, uma prefeitura, devido ao fechamento de alguns prédios, não precisa mais dos 20 vigilantes que contratou, podendo trabalhar com 15. Nesse caso os contratos podem ser negociados ou nova licitação pode ser feita.

 

  • A prefeitura pode especificar melhor a intensidade do serviço contratado (número de pessoas etc)?
    • O seja, pode revisar a parametrização, contratando por produtividade? Por exemplo: uma prefeitura não quer mais contratar uma quantidade fixa de vigilantes por prédio, mas pelo fluxo de pessoas, ganhando escala. Nesse caso, como acima, negociar ou licitar o contrato.

 

Redução dos Preços:

Para redução dos preços, é preciso obter os dados mínimos para a análise. São eles

    • Setor/Função
    • Unidade
    • Cluster
    • Elemento
    • Subelemento
    • Data
    • Fonte
    • Status
    • Valor mensal
    • Pessoas Contratadas
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1. A definição dos clusters: os clusters são agrupamentos de escolas, unidades, áreas, regiões etc, com características semelhantes em relação ao gasto analisado, que permitem a comparação do desempenho. Normalmente, são definidos por variáveis como: Tipo da atividade, Porte da unidade/área/região; e modo de funcionamento.

Por exemplo: uma escola pode ser do tipo infantil/creche, fundamental e médio; porte pequeno, médio ou grande; ter 1 turno ou integral. Outro exemplo, uma unidade de saúde por ser hospital, clínica ou maternidade; porte pequeno, médio ou grande; emergência ou retaguarda.

 

Para gastos de conservação, limpeza e vigilância seriam:

            Tipo de unidade: educação; saúde; administrativo; áreas

  • Fluxo de pessoas: pequeno; médio; grande
  • Específico para Conservação: tipo do edifício ou área
  • Específicos para Limpeza na Saúde: áreas críticas ou não
  • Específico para Vigilância: quantidade de portarias
  1. A definição dos parâmetros: Parâmetros são os fatores geradores de um gasto, ou seja, estão diretamente relacionados à demanda que um bem ou serviço atende na prefeitura. Por exemplo, o número de alunos matriculados em uma escola em um ano, de pacientes atendidos em uma unidade de saúde em um determinado período, funcionários trabalhando em uma unidade, m² de uma unidade, pessoas transportadas, km rodados pelos veículos etc. Eles variam ao longo de períodos mais longos de tempo e permitem a construção de indicadores de desempenho mensuráveis e estáveis.

 

Para os preços de CL:

  • Parâmetro do serviço, ou seja, que mede o serviço contratado e permite definir o preço médio unitários: Pessoas contratadas.
  • Organização dos dados de Preços:

Os dados devem estar estruturados como Tabela Fato, como visto na Folha.

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3. Identificação das lacunas e das ações necessárias: a lacuna é a diferença entre o desempenho ideal e o atual. Trata-se de um ganho potencial, do qual podemos capturar 30%, 50% ou mesmo 100%, dependendo da maturidade e das condições da prefeitura. Lacunas de preços significam que podemos encontrar, interna ou externamente, e implementar melhores preços para os contratos atuais, por meio de negociação, cancelamento e nova contratação e/ou mudanças no formato da contratação.

 

A identificação das Lacunas de preços segue o passo a passo a seguir.

  • Cálculo de Lacunas de Preço (CLV) - Benchmark interno
  1. Separar as unidades por cada cluster,
  2. Dentro de cada cluster, identificar o benchmark e a média:
    1. formular o indicador de preço unitário médio: valor mensal / pessoas contratadas (parâmetro do serviço)
    2. Calcular o benchmark: menor valor do indicador
    3. Calcular a média: média de todos os valores dos indicadores
  3. Dentro de cada cluster, identificar a Lacuna:
    1. Avaliar as diferenças entre o benchmark ou a média e os demais indicadores, para cada unidade, em preço unitário por pessoas
    2. Multiplicar as diferenças pelo número de pessoas de cada unidade, essa é a Lacuna de 1 mês para cada unidade
    3. Multiplicar por 12, essa é a Lacuna de 1 ano para cada unidade
    4. Somas as Lacunas mensais; somar as Lacunas anuais
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  • Cálculo de Lacunas de Preço de (CLV) - Benchmark externo
  1. Separar as unidades por cada cluster;
  2. Identificar o benchmark no mercado;
    1. Formular o indicador: valor mensal / pessoas contratadas
    2. Pesquisar em contratos de outros municípios
    3. Pesquisar em bancos de preços
  3. Dentro de cada cluster, identificar a Lacuna:
    1. Avaliar as diferenças entre o benchmark e os demais indicadores, para cada unidade, em preços unitários por pessoas
    2. Multiplicador as diferenças pelo número de pessoas de cada unidade, essa é a Lacuna de 1 mês para cada unidade
    3. Multiplicar por 12, essa é a Lacuna de 1 ano para cada unidade
    4. Somar as Lacunas mensais; somar as Lacunas anuais.
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d. Validação com o Prefeito e Definição das Ações

Todas as Lacunas devem ser validadas com o Prefeito antes de serem implementadas na prefeitura. Com as Lacunas ajustadas para um valor viável, considerando a maturidade de gestão da prefeitura, a capacidade técnica e de dedicação dos gestores, a disponibilidade de fornecedores e a possibilidade de negociação/licitação, é definida e Meta, que pode variar de 100% a 50% da Lacuna. Em seguida, são definidas as Ações que vão gerar o ganho. Para garantir que ele aconteça é necessário, também, esclarecer o controle dos preços mês a mês, acompanhando o indicador preço/pessoas.

  • Negociar diretamente o preço unitário com os fornecedores
  • Revisar a parametrização dos serviços para reduzir o preço unitário (pode ser feita em combinação com a negociação direta)
  • Cancelar os contratos atuais e realizar uma nova contratação com preço menor, em contratos semelhantes dentro da Prefeitura, ou no mercado
  • Mudar o formato de contratação, por exemplo, realizando uma nova licitação por uma Ata de Registro de Preços ou aderindo a uma Ata de outro município ou do estado, com preços mais baixos.
  • Estabelecer responsáveis (um responsável central e um em cada área) o processo de controle do indicador preço/pessoas no mês a mês

 

6.3.3 Redução do Consumo

Estes são os dados mínimos para análise do consumo:

    • Setor/Função
    • Unidade
    • Cluster
    • Elemento
    • Subelemento
    • Data
    • Fonte
    • Status
    • Pessoas Contratadas
    • Demais Parâmetros (Ver A Seguir)
  1. Definição dos clusters: Para redução de consumo, usa-se os mesmos clusters já definidos para a análise de Lacuna de Preços.
  2. Definição dos parâmetros: Os parâmetros típicos para a análise do consumo de CLV são:
  • Parâmetro universal para CLV: metragem das unidades (m²)
  • Específicos para Limpeza na Saúde (caso não haja a disponibilidade do m²): pacientes/dias médio no período
  • Específico para vigilância (caso não haja a disponibilidade do m²): média do fluxo de pessoas na unidade do período

 

Além desses parâmetros de processo (que dizem respeito à utilização do recurso), utiliza-se também o parâmetro do serviço, o mesmo utilizado na análise de preço (que diz respeito à contratação do recurso), ou seja, pessoas contratadas.

  • Organização dos dados de Consumo:

            Os dados devem estar estruturados como Tabela Fato, como visto na Folha:

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c. Identificação das Lacunas e das Ações Necessárias: Lacunas de consumo significam que podemos encontrar, interna ou externamente, e implementar melhores práticas para o uso dos recursos (materiais e humanos) contratados, por meio de regras de gastos, implantação de controle e melhorias diversas nos processos que usam o recurso para gerar algum produto (observe que Conservação, Limpeza e Vigilância são processos, além de contratos).

Outra forma de reduzir os gastos com o consumo são os programas de uso consciente dos recursos. A identificação das Lacunas de consumo segue o passo a passo abaixo.

 

  • Cálculo de Lacunas de Consumo de Conservação, Limpeza e Vigilância (CLV)
  1. Separar as unidades por cada cluster;
  2. Dentro de cada cluster, identificar o benchmark e a média:
    1. Formular o indicador de eficiência no uso do recurso: m² (ou outro parâmetro de processo, como pacientes ou fluxo de pessoas) /pessoas contratadas (parâmetro do serviço)
    2. Calcular o benchmark: maior valor do indicador
    3. Calcular a média: média de todos os valores dos indicadores
  3. Dentro de cada cluster, identificar a Lacuna:
    1. Avaliar as diferenças entre o benchmark e os demais indicadores, para cada unidade, em eficiência de cada recurso
    2. Dividir o total de pessoas contratadas (parâmetro de processo) pelo benchmark, esse é o de pessoas contratadas de cada unidade
    3. Subtrair as pessoas contratadas atualmente do número ideal, esse é o excedente de pessoas de cada unidade
    4. Multiplicar o excedente de pessoas pelo preço médio de cada unidade, essa é a Lacuna de um mês para cada unidade
    5. Multiplicar por 12, essa é a Lacuna de um ano para cada unidade
    6. Somar as Lacunas mensais; somar as Lacunas anuais
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d. Sinergia entre os ganhos de preço e consumo: É possível desenvolver projetos de melhoria para implementar ganhos simultâneos em redução de preços e redução de consumo. Para calcular a Lacuna deste tipo de ganho é necessário, ao calcular a Lacuna de consumo usar o preço médio benchmark, ou otimizado. No exemplo acima, para termos sinergia, o preço médio utilizado seria R$3.500,00 por pessoas, e não R$4.000, aumentando o ganho para R$36.000 por mês.

e. Validação com o Prefeito e definição das ações:  Todas as Lacunas devem ser validadas com o Prefeito antes de serem implementadas na prefeitura. Com as Lacunas validades, são definidas as ações que vão gerar o ganho de consumo no pacote de Conservação, Limpeza e Vigilância. Além das ações que geram os ganhos, para garantir que ele aconteça é necessário estabelecer o controle do consumo mês e mês, acompanhando o indicador pessoas/m²

 

  • Identificar e implementar tecnologias substitutivas que sejam eficazes, caso existam. Por exemplo, catracas e câmeras de monitoramento reduzem a necessidade de uma equipe de vigilância intensiva
  • Adequação do contingente contratado ao benchmark de produtividade da análise da Lacuna (considerando tecnologias substitutivas)
  • Melhorar os processos de conservação, limpeza e vigilância, definido as tarefas que devem ser feitas, excluindo tarefas desnecessárias, melhorando as interfaces entre áreas e equipes, incorporando as melhores práticas de conservação, limpeza e vigilância
  • Implementar políticas e regras de gastos, definindo as rotinas de conservação, limpeza e vigilância (horários, turnos, prazos, delimitação de áreas por equipe e tipos de limpeza, materiais etc), padrões que devem ser seguidos por todas as unidades e auditados com frequência semestral pelos gestores do(s) contrato(s)
  • Treinar as equipes de conservação, limpeza e vigilância nos processos melhorados e nas políticas/regras de gasto definidas
  • Implementar controles de consumo, do gasto total e do indicados m²/pessoas, avaliando também a qualidade dos serviços prestados bem como identificar novas reduções possíveis, por meia da busca de novas ociosidades, desperdícios e baixa produtividade
  • Substituir uniformes, equipamentos e materiais de maior curso (ou menor durabilidade) por itens com menor preço (e maior duração)
  • Implementar controle de uniformes, equipamentos e materiais nos almoxarifados, centrais e de cada unidade
  • Implementar programas de uso consciente dos recursos, utilizando premiações para os melhores, caso necessário

 

Fluxograma da Práticas - Redução das Despesas Gerais: CLV

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Reduzir Despesas Gerais para outras contas: Merenda e Medicamentos

A metodologia de CLV é plenamente aplicável para outras contas como, por exemplo, Merenda e Medicamentos com alguns ajustes nas análises e diferenças em termos de ações de melhoria.

 

Redução dos Objetos

A análise dos objetos é idêntica à realizada para CLV. Para Merenda, avaliar também a necessidade dos itens fornecidos em comparação com o cardápio padrão do município. Para Medicamentos fazer o mesmo, em comparação com a lista de medicamentos.

 

Redução dos Preços

A análise de preços é semelhante, com algumas alterações em clusters e parâmetros:

  • Clusters e parâmetros de Merenda

    • Clusters: tipo de ensino (infantil, fundamental etc), funcionamento (meio período, integral etc) e porte (pequena, grande etc) das escolas
    • Parâmetros: número de alunos (matrículas ativas)
  •  Clusters e parâmetros de Medicamentos
    • Clusters: tipo (UBS, Saúde mental etc), funcionamento (retaguarda, porta aberta etc) e porte (pequena, grande etc) das unidades
    • Parâmetros: pacientes/dias (caso não haja, usar atendimentos)

 

Ações Específicas

De forma geral, as ações também são semelhantes, com algumas especificidades:

  • Ações específicas de Merenda: Conscientização de alunos, merendeiras e corpo docente; revisão de cardápio e da quantidade per capita de alimento; integração e melhores práticas de compras, estoques e logística; regra de consumo: “apenas alunos se alimentam nas escolas”; controle de estoques por local e por gêneros; monitoramento de refeições por aluno e dos desperdícios
  • Ações específicas de Medicamentos: Adequação da lista de medicamentos básicos; compra centralizada por ata de registro de preços; integração e melhores práticas de compras, estoques e logística; doses controladas (individualizada, fracionada); controle do consumo

 

Gerenciamento matricial de despesas e receitas

A frente de Equilíbrio Fiscal no contexto do programa Juntos é uma frente estruturante, pois fornece subsídios para que as demais frentes atuem naquela cidade.

No trabalho desenvolvido com as cidades, Comunitas auxilia para o aprimoramento e a otimização de processos, além da definição de metodologias e ferramentas de acompanhamento. Todos estes fatores são considerados para que assim o município alcance suas metas e melhore seus resultados. Nesta frente, a partir da organização das contas e quitação das dívidas públicas, os resultados fiscais positivos poderão ser usados em investimentos e benefícios para a população.

A frente de Equilíbrio Fiscal compreende o balanceamento das contas públicas por meio do gerenciamento matricial de despesas e receitas e acompanhamento sistemático das metas estabelecidas - conjunto de ações interligadas cuja função é garantir maior eficiência no controle das finanças e proporcionar capacidade de investimento às prefeituras.

O trabalho para alcançarmos o Equilíbrio Fiscal se divide em duas fases distintas:

  • Receitas – Visa a melhoria da arrecadação municipal sem aumento de impostos. Isso ocorre a partir da implementação de medidas que tornem mais eficazes a cobrança de débitos da dívida ativa e dos tributos municipais. Exemplos de pacotes que são trabalhados no gerenciamento matricial de receitas: ISS, IPTU, ITBI e dívida ativa.

 

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  • Gerenciamento Matricial de Despesas – Tem como objetivo a otimização dos gastos municipais sem redução dos serviços ou prejuízo à qualidade do que é ofertado. A matriz de gerenciamento de despesas é construída a partir de pacotes, que são grupos de despesas de uma mesma natureza e, geralmente, comuns a várias secretarias. Exemplos de pacotes trabalhados em despesas: material de consumo, limpeza urbana e horas extras e benefícios.

 

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É importante ressaltar que cada município trabalha com um conjunto de pacotes de receita e despesa, podendo coincidir ou não com outros municípios da rede. Por exemplo, em Itirapina há o pacote de Conservação, Limpeza e Vigilância, ao passo que Curitiba trata Limpeza isoladamente.

Existe também um caso em Juiz de Fora, no qual houve a demanda de se trabalhar com um pacote de serviços de média e alta complexidade de saúde (SUS/MAC) agrupamento que não é tratado dessa maneira em nenhum outro município do Juntos. Isso ocorre devido às especificidades locais (composição das receitas municipais, ordenamento das contas entre secretarias, etc.), escopo de atuação do parceiro técnico e validações com secretários e prefeito.

Gerenciamento Matricial de Despesas

O Gerenciamento Matricial de Despesas é um método gerencial utilizado para planejamento e controle das despesas. É realizado um exame detalhado dos gastos, além de serem criadas metas de redução específicas para a natureza da despesa. A partir das lacunas identificadas é possível obter maiores potenciais de ganho com a economia e a racionalização dos gastos.

O Gerenciamento Matricial de Despesas assegura o alcance de uma diretriz anual de redução de despesas por meio da redução dos desperdícios, fazendo com que a prefeitura possua mais caixa para investimento nos serviços que são prestados ao cidadão.

 

Exemplo:

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Em Campinas ocorreu a redução de despesas com envio de correspondências para cobrança do IPTU. Para otimizar o gasto com o pacote de despesas em Comunicação e Marketing, foram diminuídos as dimensões e o peso do carnê encaminhado aos contribuintes. As alterações permitiram uma redução de R$ 80 mil por ano, equivalente a 8% do gasto total.

No gerenciamento matricial de despesas, a matriz é dividida em dois grupos: o de entidades e o de pacotes.

As entidades são as secretarias do município (Saúde, Educação, Trânsito, entre outras). Já os pacotes são grupos de despesas de uma mesma natureza e que normalmente são comuns às entidades ou órgãos. Por exemplo, a Secretaria X possui despesas com terceiros, assim como a Secretaria Y. Portanto, as duas despesas com terceiros comporão o Pacote “Serviços de Terceiros”.

 

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Um pacote de despesa pode envolver muitas entidades distintas no acompanhamento, pois todas gastam energia elétrica, água ou até consomem os mesmos materiais de escritório.

Abaixo é possível ver como funciona a Matriz de Gerenciamento de Despesas.

 

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A frente de despesas necessita de maior engajamento, pois gastos são realizados por todos os órgãos da prefeitura, necessitando o envolvimento de diversos atores e a capacidade de controlar as ações de maneira descentralizada. Os pacotes são compostos por agrupamento de elementos ou contas que possuem a mesma natureza, fazendo com que cada pacote seja um grupo de despesas vinculadas entre si.

 

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Dica

Uma forma simples e efetiva de envolver os servidores que é utilizada em várias prefeituras é a chamada Gestão à Vista. São afixados comunicados, murais ou até gráficos sobre os avanços da frente em locais com grande circulação de pessoas. Em relação à identificação de oportunidades, diversas estratégias podem subsidiar o trabalho, como análise histórica e comparação com municípios de mesmo porte, situação socioeconômica ou da mesma região.

 

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A partir da identificação de oportunidades dentro dos gastos do município, as metas poderão ser geradas. Elas precisam ser viáveis e estarem de acordo com as informações previstas no orçamento do município.

Em Juiz de Fora, um diferencial na escolha dos gestores de pacote foi a busca pela transversalidade. Ou seja: um pacote relacionado a serviços de saúde, por exemplo, deveria ter como responsável um profissional que não estivesse diretamente relacionado ao tema. Além de agregar um olhar externo nas análises, os servidores de outras áreas conheceram melhor a área de saúde.  Já a exemplo de Itirapina, as equipes foram compostas combinando servidores da área fiscal com outras áreas. O objetivo era que mais servidores conhecessem as ações e as práticas da área fiscal.

Pessoas | Quem faz o Equlíbrio Fiscal?

Para o bom andamento da frente de Equilíbrio Fiscal, o relacionamento e o engajamento das pessoas envolvidas são fundamentais. É necessário que os participantes conheçam e se localizem dentro da governança. Comunicação transparente, treinamentos bem desenvolvidos, papéis e responsabilidades bem definidas: essa é a forma para atingirmos os melhores resultados. Nos tópicos seguintes serão apresentados o modelo de governança, a sistemática de acompanhamento, as funções, os perfis, a sustentabilidade e a sucessão para a execução das atividades.

Em Juiz de Fora, segundo a secretária de Planejamento e Gestão Elizabeth Jucá, a recepção e o engajamento dos servidores foi realizada pela comunicação constante dos resultados das frentes. Quinzenalmente é publicado o jornal Gestão Inteligente, que é divulgado por e-mail aos servidores e também por impressos afixados nas secretarias e nos elevadores da prefeitura. Em toda edição há entrevistas com dois servidores a respeito da frente.

O que fazer em caso de sucessão de equipes?

No histórico de atuação do programa Juntos, em alguma fase do desenvolvimento do Equilíbrio Fiscal, diversas cidades tiveram que lidar com mudanças nos quadros das equipes envolvidas na frente.

Em todas as situações que possam ocorrer o Comitê Gestor deve agir rapidamente, acionando um processo claro e bem definido de sucessão dos servidores, pois caso contrário a sustentabilidade da frente poderá ser ameaçada. Antecipadamente, o comitê deverá solicitar ao servidor a documentação dos processos e histórico de suas ações, com o objetivo de que os dados não se percam. O substituto deverá receber instruções e treinamento adequados para que não tenha grandes dificuldades.

Houveram casos de substituições realizadas durante o andamento da frente para que as entregas fossem cumpridas. A necessidade de mudanças foi identificada no início do projeto e o histórico existente repassado aos substitutos. As alterações diminuíram as possibilidades de impactos negativos no andamento da frente.

Todas as ferramentas e os históricos devem ser repassados ao substituto, além de ter o contato de algum outro servidor que atue na frente há mais tempo para dirimir suas dúvidas.

Nos municípios do Juntos onde o parceiro técnico atuou efetivamente para implantação da frente de Equilíbrio Fiscal, mostrou-se necessária uma fase de transição e sustentabilidade para transferir para a prefeitura as responsabilidades antes cabíveis à consultoria. Como qualquer mudança de cultura, existem resistências e dificuldades a serem enfrentadas nesse processo. Os casos com maiores resultados foram justamente aqueles em que o envolvimento dos servidores e secretarias foi constante. Os servidores, principalmente, precisam se sentir presentes e responsáveis pelas ações da frente.

Somente com treinamento, engajamento dos servidores e comunicação adequada, a continuidade da frente de Equilíbrio Fiscal será preservada.

Nos municípios participantes da rede, a partir de sua frente de Sistematização e Sustentabilidade, a Comunitas apoia a transição das frentes do parceiro técnico para os servidores, por meio de diagnósticos, monitoramento, proposição e orientação de ações ao parceiro técnico. O intuito é sempre empoderar os servidores e mitigar, ao máximo, os impactos da saída da consultoria. O acompanhamento das reuniões e resultados é realizado pela Comunitas, mesmo após a prefeitura ter assumido os processos.

Cartilha | Equilíbrio Fiscal

O equilíbrio das contas públicas ainda é um dos grandes desafios dos gestores das cidades brasileiras. E, para que seja possível melhorar o investimento em áreas como saúde e educação, o município precisa envolver todos os servidores na busca pelo mesmo objetivo: o equilíbrio fiscal.

Com o objetivo de melhorar as finanças públicas a partir da redução de despesas e o aumento da arrecadação sem prejuízo ao cidadão, o programa Juntos pelo Desenvolvimento Sustentável iniciou a Frente de Equilíbrio Fiscal. O programa aposta na união entre sociedade civil, iniciativa privada e setor público para aprimorar a gestão e os serviços públicos oferecidos aos brasileiros.

A frente é desenvolvida em diversas cidades da rede e já atingiu resultados significativos. Um deles é o Retorno Sobre Investimento (ROI), superior a R$ 40 para cada R$ 1 investido. Assim, com base no total previsto de investimentos, a Frente de Equilíbrio Fiscal tem previsão de ganhos de R$ 501,5 milhões até o final de 2015. Para unir os resultados de cada cidade participante desse processo é que surgiu a Cartilha de Replicabilidade - Equilíbrio Fiscal, resultado da captura e da sistematização das experiências nesta frente, durante dois anos de atuação do programa.

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Leia a cartilha na íntegra no arquivo abaixo: 

Dúvidas

Tatiane de lima santos

Oi oi 

Bruna Santos

Oi Tatiane, você conseguiu acessar a cartilha?

Abs

 

Dúvida frequente

O que é o PDCA? Quais são suas fases?

Rede Juntos

Olá,

O PDCA é um método gerencial que é dividido em quatro fases: planejar (plan), fazer (do), verificar (check) e agir (act). Este método permite que as prefeituras sejam capazes de promover as mudanças necessárias de maneira eficiente, obtendo melhorias contínuas. O PDCA atua na resolução de problemas, no entendimento do papel de cada um no esforço coletivo e no aprendizado contínuo, Quando o projeto se encerra e se torna uma rotina, o PDCA se transforma em um SDCA (Standard, Do, Check e Act; em português: Padronizar, Fazer, Verificar e Agir).


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

Como são criados os pacotes de despesas e receita?

Rede Juntos

Olá,

Os pacotes são grupos de despesas de uma mesma natureza e que, normalmente, são comuns às entidades ou órgãos.Um pacote de despesa pode envolver muitas entidades distintas no acompanhamento, pois todas gastam energia elétrica, água ou até consomem os mesmos materiais de escritório. Já em receitas, os pacotes são os tributos municipais, nos quais dependem exclusivamente dos esforços das equipes da prefeitura, por exemplo IPTU ou ISS.


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

Quais práticas foram realizadas pelos municípios que executaram a frente de Equilíbrio Fiscal?

Rede Juntos

Olá,

Uma série de medidas foram executadas após a identificação de desvios, causados por particularidades locais. Na frente de Receitas foram realizadas a revisão de legislação, revisão de políticas de descontos para pagamento antecipado de impostos, alterações em processos de cadastramento de imóveis, atualizações cadastrais, melhorias dos processos de cobranças administrativas, criação de cadastro de inadimplentes e ampliação das fiscalizações. Já em despesas, ocorreram o aprimoramento de controle de estoques e distribuição de produtos, revisão de contratos de serviços terceirizados, adequação de tarifas de energia elétrica, devolução de veículos oficiais locados, estabelecimento de limites de gastos de telefonia e racionalização do uso de telefonia fixa a partir da adoção de senhas, capacitação das equipes de compras, controle de gastos com horas extras e otimização de gastos com medicamentos e redução de estoques.


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

O que significa gerenciamento matricial?

Rede Juntos

Olá,

O gerenciamento matricial é um método gerencial utilizado para planejamento e controle das receitas ou despesas. A partir dessa organização é realizado um exame detalhado dos valores, além da criação de metas de redução de despesas ou incremento de receitas. A partir das oportunidades identificadas, é possível obter os maiores potenciais de ganho com a economia e a racionalização do orçamento municipal.


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

Quais são as fases de um processo de licitação?

Rede Juntos

Olá,

O procedimento de licitação é dividido em duas etapas: a interna, na qual a Administração Pública inicia o processo administrativo interno (o qual pauta a sua tomada de decisão sobre a contratação), e a externa, na qual a licitação se torna pública para potenciais interessados. A etapa interna é composta por procedimentos formais da própria Administração Pública, como a definição do objeto que se pretende contratar, modalidade, escolha do tipo, indicação de recursos para a despesa e elaboração da minuta do edital e do contrato. A fase interna, preparatória da licitação, é essencial para o restante do processo e para execução do contrato. A Administração Pública deverá avaliar a a oportunidade e conveniência da contratação, fundamentar a finalidade do projeto e seus respectivos benefícios. A etapa externa se inicia com a divulgação da licitação ao público, Suas fases são divididas em abertura, habilitação, julgamento, homologação e adjudicação. Na licitação de concessão comum e PPP, as fases de Habilitação e de Julgamento poderão ser invertidas. Nas licitações, na modalidade Pregão e regidas pelo RDC, as fases de habilitação e de julgamento necessariamente serão invertidas.


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

Como é realizado o diagnóstico dos processos de compras?

Rede Juntos

Olá,

O diagnóstico é o ponto inicial para qualquer projeto executada nos municípios. A partir do entendimento de como está o cenário, condições podem ser avaliadas e planejadas para que se formalizem metas de melhorias. O trabalho executado em Paraty teve duração de oito meses, sendo dividido em duas grandes Macroetapas - Planejamento e Controle e Captura de Resultados - sendo que a primeira delas é dividida em cinco etapas menores, que são: mapeamento do processo de compras governamentais municipais, definição de indicadores de desempenho, identificação de oportunidades de melhoria, reprojeto dos processos e elaboração do plano de implantação. Com o cumprimento de todas essas etapas. são identificadas oportunidades de melhoria e subsídios para construção de um plano de ação (chamado de reprojeto) para o aprimoramento de compras governamentais. São avaliadas quatro dimensões que compõem o processo de compras, que são: processos, estrutura, recursos humanos e recursos tecnológicos. Após o levantamento dessas quatro dimensões a partir de análise documental, bases de dados, entrevistas e sistemas de informação, foram identificados diversos fluxos de processos de compras  - compras por licitação, compras diretas, entre outros - executados dentro da prefeitura.


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

Quais são os benefícios de se ter um processo de compras aprimorado?

Rede Juntos

Olá,

Como regra geral, o procedimento de compras - mais precisamente o de licitações - configura o meio necessário à realização de contratações pela Administração Pública. Considerando a vasta gama de bens e serviços, objeto de contratações públicas e, nesse sentido, a recorrência da realização de procedimentos que melhor atendam as necessidades da Administração Pública. Pensando em eficiência, procedimentos com excesso de regras (em comparação ao objeto pretendido) implicam em maior dispêndio de tempo até a assinatura do contrato e consequente fruição dos bens e serviços contratados pelo ente público. São diversos os benefícios associados ao aprimoramento dos processos de compras e à adequação entre as modalidades de contratação e as efetivas necessidades públicas. O aprimoramento, além de reduzir ineficiências atreladas ao excesso de formalismo, dispêndio de recursos públicos, mobilização de equipes e privação de ganhos de escala e escopo.De modo geral, os benefícios trazidos pelo aprimoramento dos processos de contratações públicas alcançam o orçamento público, o objeto dos contratos e os ônus de gestão e fiscalização contratual assumidos pelo ente público.


Equipe Juntos.

Dúvida frequente

Quais são as modalidades existentes de compras governamentais?

Rede Juntos

Olá,

De modo geral, existem diversas leis que regulamentam a matéria de compras governamentais, como a Lei Geral de Licitações, Lei de Concessões, Lei do Pregão, Lei de PPP, Lei de Consórcios Públicos, Lei do RDC e a Lei das Empresas Estatais. A Lei Geral das Licitações estabelece as normas gerais sobre licitações e contratos administrativos relativos a obras, serviços, compras, alienações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Este dispositivo jurídico se divide em concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão. A Lei das Concessões dispõe sobre o regime de concessão e permissão da prestação de serviços públicos previstos na Constituição Federal. Já a Lei do Pregão, por sua vez, institui o pregão como modalidade de licitação passível de ser adotada para aquisição de bens e serviços comuns. Os bens e serviços comuns são definidos como aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado. Já na Lei de PPP instituiu normas gerais para licitação e contratação de parcerias público-privadas no âmbito da Administração Pública. Enquanto isso, a Lei dos Consórcios Públicos dispõe sobre normas gerais para a União, os Estados, o Distrito Federal e os municípios contratarem consórcios públicos para a realização de objetivos de interesse comum. A Lei do RDC, por sua vez, instituiu o Regime Diferenciado de Contratações, o qual se aplica para hipótese específicas de contratações, como as ações integrantes do Programa de Aceleração do Crescimento, obras e serviços de engenharia no âmbito do SUS, mobilidade urbana ou ampliação de infraestrutura logística.


Equipe Juntos.