Municípios em Rede pelo Equilíbrio Fiscal: A experiência no estado do Pará

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equilíbrio das contas públicas ainda é um dos grandes desafios dos gestores das cidades brasileiras. E, para que seja possível melhorar o investimento em áreas como Saúde e Educação, o município precisa envolver todos os servidores na busca pelo mesmo objetivo: o equilíbrio fiscal. Esta publicação tem como objetivo apresentar como foi planejada e implantada a iniciativa empreendida pela Comunitas com o Governo do Estado do Pará para apoiar os municípios paraenses na busca do equilíbrio de suas contas.

Dividida em duas seções, a primeira, Municípios em rede pelo equilíbrio fiscal no Estado do Pará, apresenta desde a ideação do projeto até sua implementação que focou em construir capacidade institucional nos municípios paraenses para melhoria da gestão fiscal, tendo como ponto de partida o apoio aos municípios a regularizarem sua situação junto ao Serviço Auxiliar de Informações para Transferências Voluntárias, conhecido como CAUC.

Para tanto, discorremos sobre o planejamento e preocupação a serem tomadas em um projeto de tão grande magnitude que precisou criar um método próprio de atuação. Na segunda seção, Equilibrar as contas públicas e permanecer em equilíbrio, focamos no conteúdo técnico específico da atuação: equilíbrio fiscal e uma descrição item a item sobre o CAUC. Ao final fazemos algumas considerações finais sobre a importância e implicações do trabalho realizado.

Leia nossa publicação no arquivo abaixo! 

Governança | Perfis para Composição de Grupos de Trabalho

É importante para a frente que todos os servidores da prefeitura sejam comunicados do andamento e dos próximos passos do projeto, reforçando assim o engajamento comum. O Comitê Gestor deve analisar uma série de critérios para selecionar os integrantes dos grupos de trabalho, como confiança e receptividade aos processos. Além disso, é recomendada a participação de profissionais de carreira para garantia da sustentabilidade do programa.

Gestores de Pacote: precisam ter habilidades em negociação e facilidade em interagir com as outras secretaria além de conhecimento técnico para interpretar e analisar os pacotes. A partir de sua articulação entre os atores é que serão elaborados os Planos de Ação;

Gestores de Entidade: necessitam de uma posição de liderança dentro da secretaria pois são responsáveis por recolher informações de todos dentro da entidade. Normalmente o secretário assume essa responsabilidade.

Multiplicadores: em alguns municípios cada multiplicador é responsável por uma parte do projeto (receitas ou despesas, por exemplo). Nesse caso os servidores precisam ser proativos, hábeis em trabalhar com prazos, ter conhecimento técnico para identificar inconsistências nas bases e saber como solicitar as informações das equipes e gestores. O diferencial é a existência de especialistas em cada tema, embora com raio de ação restrito. Em outro modo de composição do grupo de multiplicadores todos atendem tanto os gestores de receita como os de despesa, necessitando consequentemente de conhecimento global do projeto. Nesta composição há a possibilidade de separar os perfis com pessoas mais analíticas, com conhecimento técnico para consolidação das bases e com pessoas mais articuladas que tenham habilidade em obter dados para consolidação. É necessário entrosamento entre os multiplicadores - devido à divisão de tarefas entre os que consolidam a planilha e os articuladores – permitindo o cronograma seja estritamente seguido.

Equipes da Prefeitura: são os servidores que participam das operações da secretaria, ou seja, são aqueles que atuam no dia a dia das ações. Dão suporte à consolidação das informações. Não há padrão específico para esse caso, mas é relevante que sejam informados do andamento das ações.

QUADRO: Em Paraty, um cidadão que atuava um uma comissão de avaliação de ITBI composta por servidores e integrantes da sociedade civil teve participação na frente de Equilíbrio Fiscal.

Ele colaborou na discussão sobre o pacote de receita conjuntamente com servidoras da prefeitura. A Comissão de Avaliação de ITBI reúne-se duas vezes por semana e são avaliados todos os requerimentos que ingressaram na prefeitura com solicitação de transferência de imóveis.

Na escolha dos perfis dos servidores é recomendado que se considere o cargo do servidor e o tempo de casa. Isso facilita o processo pois os profissionais mais antigos conhecem de perto os processos em diversas secretarias, aumentando assim a capacidade de articulação da prefeitura. Em Santos, por exemplo, houve a inclusão de servidores com pouco tempo de casa - mas que possuíam amplo conhecimento técnico, engajamento e potencialidade de crescimento na carreira. O que deve ser considerado sempre são o comprometimento e o potencial de contribuição para alcançar os melhores resultados.

QUADRO: Mesmo com a escolha dos perfis ideais para a composição dos grupos de trabalho, a participação da liderança é fundamental para a boa continuidade das ações. Os prefeitos e os secretários que compõem o Comitê Gestor possuem visão integrada das ações e participam das decisões que definem estratégias. Além disso são as pessoas-chave para o engajamento das equipes e a legitimação das atividades no município. Sem o envolvimento deles, o risco de descontinuidade das ações é maior.

Pessoas | Quem faz o Equlíbrio Fiscal?

Para o bom andamento da frente de Equilíbrio Fiscal, o relacionamento e o engajamento das pessoas envolvidas são fundamentais. É necessário que os participantes conheçam e se localizem dentro da governança. Comunicação transparente, treinamentos bem desenvolvidos, papéis e responsabilidades bem definidas: essa é a forma para atingirmos os melhores resultados. Nos tópicos seguintes serão apresentados o modelo de governança, a sistemática de acompanhamento, as funções, os perfis, a sustentabilidade e a sucessão para a execução das atividades.

Em Juiz de Fora, segundo a secretária de Planejamento e Gestão Elizabeth Jucá, a recepção e o engajamento dos servidores foi realizada pela comunicação constante dos resultados das frentes. Quinzenalmente é publicado o jornal Gestão Inteligente, que é divulgado por e-mail aos servidores e também por impressos afixados nas secretarias e nos elevadores da prefeitura. Em toda edição há entrevistas com dois servidores a respeito da frente.

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Pessoas | Sustentabilidade

Um dos grandes desafios para as cidades após a saída do parceiro técnico é a repactuação de metas nos novos ciclos que se iniciam. Para isso é preciso estar atento se elas condizem com a atual situação econômica do município que, de um ano para o outro, pode ter tido uma queda na arrecadação de seus tributos.

As novas metas precisam ser negociadas com todos os órgãos participantes da frente. Isso é importante, pois é dessa forma que as resistências são reduzidas e o engajamento dos servidores tende a ser mais alto. A manutenção das rotinas e da metodologia de trabalho, bem como o envolvimento dos principais articuladores, como secretários e prefeito, são peças-chave na sustentabilidade do trabalho e importante para o sucesso e continuidade das ações.

Para evitar duplicidades de dados e, principalmente, retrabalhos, uma alternativa é o alinhamento das metas com o orçamento anual do município, de forma a ter, em uma única base, a gestão de despesas vinculadas às atividades de cada órgão na execução de suas ações e no atendimento das demandas das políticas públicas. A utilização e implementação de sistemas de tecnologia por todos os envolvidos propicia uma visão unificada e melhor padronização dos dados fiscais.

Outro recurso interessante no andamento da frente é o incentivo da criatividade e da inovação nos órgãos envolvidos. Isso porque dessa forma os servidores terão liberdade de propor soluções para a busca do equilíbrio fiscal, tornando a frente uma solução coletiva. Além disso, a comunicação possui um papel importante no processo cultural, uma vez que é a partir de campanhas internas e informes que o compartilhamento de informações dá transparência, conhecimento e a sensação de pertencimento e participação nos processos aos servidores. Ou seja, é preciso que a prefeitura se comprometa com a transformação da cultura organizacional interna, difundindo conceitos de eficiência e controle de resultados. Além disso, também é necessária a capacidade de analisar criticamente os métodos e processos de trabalho, com acompanhamento das metas pactuadas.

O suporte das lideranças da frente e dos setores envolvidos é de grande importância para a disseminação do método e mudança dessa cultura.

O secretário de Finanças de Campinas, Hamilton Bernardes Junior, considera que o Equilíbrio Fiscal não é uma frente que se consolida logo no primeiro ano. É uma questão de cultura e da própria gestão pública, que possui diferenças em relação ao setor privado. Essas particularidades devem ser sempre levadas em consideração para o engajamento e o convencimento.

Para a perenidade das ações é sugerida a criação de Comitês de Sustentabilidade. O grupo é composto, predominantemente, por servidores já envolvidos com a frente em andamento e, também, por outras pessoas engajadas e dispostas a contribuir ainda mais para a continuidade das ações. É importante ressaltar que os participantes do Comitê necessitam ter bom relacionamento e influência entre os departamentos e secretarias. Em linhas gerais, as atribuições do Comitê são:

• Dar continuidade às ações já implementadas pela frente;

• Zelar pela manutenção da qualidade na execução;

• Organizar as reuniões de nível mantendo foco e objetividade;

• Estabelecer prazos e tarefas definidas com a indicação de responsáveis;

• Acompanhar as metas e comunicar os resultados, estabelecendo planos de ação para os desvios.

O comitê é responsável por disseminar e convencer os envolvidos da frente de que as ações resultarão em benefícios, promovendo uma mudança cultural nos resistentes e engajando ainda mais aqueles que acreditam nas práticas.

Em dois municípios do Juntos foram desenvolvidos métodos de incentivo financeiro para os servidores. Em Paraty foi criada uma gratificação mensal aos servidores, que variava de acordo com o desempenho e os resultados alcançados naquele ciclo. Em Santos, há o PDR (Participação Direta de Resultados), que consiste no estabelecimento de metas a serem seguidas pelos servidores. Quando são atingidas, os mesmos recebem bonificações.

Ferramenta | PDCA e Equilíbrio Fiscal

PDCA

Independentemente de se trabalhar com receitas ou despesas, a frente de Equilíbrio Fiscal está orientada de acordo com o método do PDCA (Plan, Do, Check e Act), que pode ser traduzido para o português como: Planejar, Fazer, Verificar e Agir.

Esse método permite que as prefeituras sejam capazes de promover as mudanças necessárias de maneira eficiente e obtendo melhorias contínuas. Com o PDCA é possível trabalhar a resolução de problemas, o entendimento do papel de cada um no esforço coletivo e no aprendizado contínuo.

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De acordo com o ex-secretário de Informação e Tecnologia de Curitiba, Paulo Roberto de Mello Miranda, uma grande mudança com a frente de Equilíbrio Fiscal é a disciplina metodológica resultante dela. É importante aliar o olhar trazido pela metodologia com a realidade do município para que se alcance ganhos reais.

P = Plan (Planejar): na primeira etapa do ciclo, o gestor deve estabelecer metas e identificar os elementos causadores do desvio que impedem o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que influenciam esse problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao término é desenvolvido um plano de ação com contramedidas.

D = Do (Fazer): devem ser realizadas as atividades e as contramedidas que foram previstas e planejadas dentro do plano de ação.

C = Check (Verificar): o gestor precisa monitorar e avaliar continuamente os resultados obtidos com a execução das atividades. São avaliados os processos e os resultados, confrontando-os com o planejado, com objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente gerando os relatórios específicos.

A = Act (Agir): na última etapa do ciclo é preciso tomar as providências definidas nas avaliações e relatórios sobre os processos. O gestor deve continuamente desenhar novos planos de ação para melhoria da qualidade do procedimento, sempre orientado para a correção de desvios e visando à busca por resultados.

Na frente de Equilíbrio Fiscal, o método de gestão do PDCA é de uso contínuo na verificação de desvios que impactam negativamente no andamento das ações e na busca de contramedidas. Na metodologia do parceiro técnico, quando o projeto se encerra e se torna uma rotina o PDCA se torna um SDCA (Standard, Do, Check e Act; em português: Padronizar, Fazer, Verificar e Agir). O SDCA tem como função manter os resultados obtidos.

O secretário de Planejamento de Teresina, Washington Bonfim, afirma que o PDCA ajudou a prefeitura a se organizar melhor, a partir do plano de trabalho e das metas. As práticas propiciaram a rotinização maior de processos e a clareza para atuar em algumas ações.

Os Papeis dos Atores envolvidos na implementação da frente de Equilíbrio Fiscal | Eduardo Speeden

 

Quais os papeis desempenhados pelos atores envolvidos na implementação de uma metodologia eficiente na gestão das finanças públicas municipais? Nosso bolsista e especialista Eduardo Speeden, secretário de planejamento de Teresina, responde brevemente essa pergunta para nós!