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Ferramentas | Análise de Causa-raiz (ou 5 Porquês).

Ferramenta

A análise de causa-raiz é uma ferramenta que consiste em identificar a causa raiz do problema. Sempre se inicia com uma hipótese inicial, a partir da qual é levantada uma sequência de “porquês”, até ser encontrada a causa raiz. É chamado também de 5 Porquês, uma vez que a pergunta costuma ser formulada cinco vezes para compreender o que aconteceu. Consequentemente, para cada resposta (motivo) devemos perguntar o respectivo “por que” e assim sucessivamente.

 

Para realizar o teste dos porquês é essencial:

• Assegurar que todos os afetados pelo problema estejam na sala durante a análise da causa-raiz. Quem quer que seja deixado fora da discussão pode ser o alvo da culpa.

• Ser tolerante em relação a todos os erros na primeira vez, com atenção aos erros que sejam cometidos duas vezes. Os funcionários não devem ser coagidos com punições severas ao descobrirem um erro para que possam seguir relatando os problemas.

• Começar com problemas pequenos. Ao começar com algo grande e importante a pressão é maior e pode não ser efetivo o teste dos porquês.

Essa ferramenta é utilizada na etapa de análise das causas do ciclo PDCA de melhoria e pode ser usada como ferramenta complementar ao Diagrama de Ishikawa. Para começar é necessário caracterizar corretamente o problema (com a elaboração do o que, onde quando, com quem, qual a tendência e como do fenômeno a ser analisado). Deve-se a partir disso levantar e considerar todas as hipóteses e verificar todas elas. Caso verdadeira, prossiga a analise, caso falsa, interrompa a análise daquela hipótese.

 

Os pontos fortes da Análise Causa-Raiz são:

  • Identifica claramente as relações entre as possíveis causas imediatas com a causa básica;
  • Sua utilização é extremamente simples, não requer uso de ferramentas estatísticas;
  • Tem baixo custo de implementação;
  • Permite o envolvimento de diversos níveis funcionais; a partir do envolvimento no problema e na busca de soluções, cria-se o comprometimento com a solução. Na frente de Aprimoramento de Compras Governamentais, além de uma metodologia bem estruturada e do envolvimento constante das pessoas, o uso de tecnologia é necessário para uma implementação efetiva. A utilização de sistemas tecnológicos melhora o controle de acompanhamento, reduz o trânsito de documentos “físicos”e reduz eventuais falhas de um eventual controle descentralizado em vários departamentos ou o controle manual de documentos.

 

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Ferramentas | Diagrama de Ishikawa

Ferramenta

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou ainda Diagrama Espinha de Peixe, é uma ferramenta de qualidade utilizada para buscar e identificar as causas de um problema. O Diagrama foi originalmente proposto pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa no ano de 1943 e foi aperfeiçoado nos anos seguintes.

Essa ferramenta dá ao usuário uma lista de itens para serem conferidos por meio do qual se consegue uma rápida coleta de dados para várias análises. Essas informações são utilizadas para se obter uma localização da causa dos problemas. A partir da organização do raciocínio e da discussão sobre as causas de um problema prioritário, permite analisar as dispersões em seu processo e os efeitos decorrentes disso.

A ferramenta foi desenvolvida com objetivo de fazer com que pessoas pensem sobre as causas e possíveis razões que levam a um determinado problema. Os problemas são geralmente enunciados como uma pergunta que possui a seguinte estrutura: “por que ocorre esse problema?” Ou “quais as causas deste problema?”. É um instrumento prático que representa a forte relação que existe entre um determinado resultado de um processo qualquer (efeito) e os diversos fatores (causas) que contribuem para esse resultado específico.

Em sua estrutura, as prováveis causas dos problemas (efeitos) podem ser classificadas como sendo de seis tipos diferentes quando aplicada a metodologia 6M:

  • Método: toda a causa envolvendo o método que estava sendo executado o trabalho;
  • Material: toda causa que envolve o material que estava sendo utilizado no trabalho;
  • Mão-de-obra: toda causa que envolve uma atitude do colaborador (ex: procedimento inadequado, imprudência, etc.)
  • Máquina: toda causa envolvendo a máquina que estava sendo operada;
  • Medida: toda causa que envolve os instrumentos de medida, sua calibração, a efetividade de indicadores em mostrar as variações de resultado, se o acompanhamento está sendo realizado, se ocorre na frequência necessária, etc;
  • Meio ambiente: toda causa que envolve o meio ambiente em si (poluição, calor, poeira, etc.) e, o ambiente de trabalho (layout, falta de espaço, dimensionamento inadequado dos equipamentos, etc.).

 

 

Um diagrama de causa e efeito bem detalhado tomará a forma de uma “espinha- de-peixe” (por isso é conhecido também como “Diagrama Espinha-de-Peixe”). A partir de uma definida lista de possíveis causas, as mais prováveis são identificadas e selecionadas para uma melhor análise. Ao examinar cada causa o usuário deve observar fatos que mudaram, como por exemplo, desvios de norma ou de padrões.

Os pontos fortes do Diagrama de Ishikawa são:

  • Ajuda a enfocar o aperfeiçoamento do processo;
  • Documenta de forma visual as causas potenciais, que podem ser revistas e atualizadas com facilidade posteriormente;
  • Provê uma estrutura para o brainstorming;
  • Ajuda no envolvimento de todos.
  • Ajuda o aperfeiçoamento do processo.
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Controle e Captura de Resultados nas Compras Governamentais

Metodologia

Esta fase concentra os outros itens do ciclo PDCA: o Fazer, o Verificar e o Analisar. O parceiro técnico atuou nesta fase nos três últimos meses, tendo como objetivo transferir a dinâmica para os servidores após a saída da consultoria.

No Controle e Captura de Resultados são utilizadas ferramentas para que o monitoramento seja eficiente e bem executado, tais como: Diagrama de ParetoDiagrama de Ishikawa e Análise de Causa-raiz (ou 5 Porquês).

Para se identificar o não cumprimento das metas, é necessário avaliar quais fatores mais influenciaram para esses desvios. Após a análise, são buscadas contramedidas para se corrigir o desvio e para que ele não se repita no mês seguinte. Os Relatórios de Desvios são documentos elaborados todas as vezes que forem identificados desvios em relação às metas acumuladas e quais serão as ações desenvolvidas – as contramedidas – para solucioná-los.

Para uma análise mais visual, comumente são utilizados faróis de cumprimento ou não das metas: quando a meta é cumprida, o farol é verde; quando não se alcança a meta o farol se torna vermelho. Para as metas não alcançadas, busca-se quais foram as causas do não atingimento e quais ações devem ser realizadas para que as metas voltem a ser atingidas no período seguinte.

No relatório de controle e captura de resultados devem constar os desvios, quais foram os fatores que mais influenciaram para o resultado negativo e quais ações serão propostas para que as causas sejam corrigidas. Os desvios, quando identificados, podem avaliar a assim como as melhorias necessárias para que as metas sejam alcançadas. As ações devem ser validadas pelo Comitê Gestor e pelo prefeito para que, após isso, sejam realizadas. O espaço para discussão e validação das ações são as reuniões de nível mensais (N3, N2 e N1).

As reuniões possibilitam avaliar se as ações planejadas na frente de trabalho estão trazendo os resultados e efeitos esperados.

Os desvios são localizados a partir do resultado da comparação da meta prevista com o realizado naquele período, caso o resultado seja igual ou acima da meta prevista o resultado foi alcançado; se não, existe um desvio naquele período. O Relatório além de mostrar quais foram os desvios encontrados, devem propor ações para ataca-los. Tudo isso contendo prazos, os responsáveis, os recursos alocados e as formas de monitoramento e controle. O plano efetivo é aquele que contém medidas para eliminar ou minimizar as causas fundamentais. É importante que os planos indiquem: a causa fundamental do desvio com orientação para a solução do mesmo com clareza e objetividade e, por fim, um prazo de ação real e adequado.

 

Para a identificação de causas e a elaboração de planos de ação, a parceira técnica lança mão de diversas ferramentas da administração:

Independentemente da ferramenta os desvios são tratados para que se alcancem as metas pactuadas e melhorem o resultado. Caso as causas dos desvios não sejam identificadas ou tratadas, a probabilidade do não atingimento das metas será maior e de um impacto negativo nos resultados acumulados será ainda maior.

 

 

A partir desses passos é gerado um relatório de desvios com ações para correção desses problemas, com a pretensão de serem executados no mês seguinte. As contramedidas podem ser também incorporadas ao Plano de Ação inicial, desenvolvido durante a fase de Diagnóstico. Isto ocorre para que as lições aprendidas sejam documentadas e indiquem os desafios e quais foram as soluções encontradas para enfrenta-lo durante a execução do projeto. É fundamental a identificação dos problemas para que sejam solucionados da maneira mais breve possível para que não impactem o alcance das metas pactuadas.

 

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