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Desafio

Ferramenta | Estrutura Analítica do Projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP), ou Work Breakdown Structure,  é uma das principais ferramentas que os gerentes de projeto usam para definir o escopo. A EAP é uma divisão hierárquica do trabalho de um projeto. A profundidade da EAP depende do tamanho e da complexidade do projeto. Em uma maneira simplificada, é possível dizer que a EAP organiza o escopo do projeto em um resumo ou hierarquia de pacotes de trabalho (work packages).

É importante mencionar que os pacotes de trabalho podem devem no mínimo um entregável. Ele é o indicativo de conclusão de uma fase do projeto. Entende-se como entregável (ou deliverable) os documentos, protótipos e todos os intangíveis (tais como treinamento e homologação) entregues durante o ciclo de vida do projeto. Algumas entregas carecem de aprovação de alguma área ou liderança. Para a formalização das entregas mais importantes, costuma-se utilizar um documento chamado Termo de Aceite a comprovação de que a ação foi realizada e aprovada.

A forma de apresentar a EAP mais conhecida é a representação gráfica, demonstrando as hierarquias e os produtos das atividades.

Quanto mais complexo for o projeto, mais níveis hierárquicos serão relacionados. Abaixo a EAP do projeto Reforma do Posto de Saúde:

modelo de reforma do posto de saúde

Figura: EAP modelo do projeto Reforma do Posto de Saúde

 

Além da representação gráfica da EAP, que é a mais conhecida, existe uma segunda maneira de apresentar a estrutura. O formato indentado é uma sequência numérica, indicando a estrutura hierárquica em uma lista. É um formato mais simples de se editar e de compartilhar informações com o cronograma e o sistema de acompanhamento de projetos. O projeto Reforma do Posto de Saúde seria representado dessa maneira:

 

Reforma do Posto de Saúde

1. Planejamento do Projeto

   1.1 Estudo de viabilidade

   1.2 Adequação da necessidade do município

   1.3 Elaboração do projeto básico

   1.4 Elaboração dos projetos complementares

   1.5 Elaboração do plano de aquisições de equipamentos e mobiliário

   1.6 Elaboração do plano de contratação de recursos humanos

2. Celebração do Convênio

   2.1 Termo de compromisso

3. Licitação

   3.1 Definição da contratada

4. Execução de obras

   4.1 Obter licenças devidas (se necessário)

   4.2 Reforma do posto de saúde

   4.3 Construção de alojamento para profissionais de saúde

   4.4 Acompanhamento/controle de obras

5. Prestação de contas

6. Evento de inauguração

 

A EAP deve representar pacotes de trabalho e os produtos para propiciar o planejamento, controle e encerramento do projeto. O trabalho de gerenciamento deve ser previsto no escopo do projeto e, portanto, também na estrutura analítica.  Nos dois casos é importante destacar o nome do responsável pelo projeto, pois enobrece a função e revela o esforço necessário para a gestão do projeto.

É importante que a EAP seja abrangente, converse com os outros documentos de planejamento (termo de abertura, cronograma, etc.) e considere todas as atividades necessárias para o sucesso do projeto, incluindo as não mencionadas nas propostas iniciais.

Além da indicação dos entregáveis do projeto na EAP, existe uma outra forma também de detalhamento dos pacotes de trabalho da EAP, que é um documento chamado “dicionário da EAP”.  Nele são descritas todas as informações necessárias para orientar a equipe do projeto e outras partes interessadas. Ele pode conter informações sobre como o trabalho será realizado, entregas, questões técnicas, critérios de aceitação da etapa, etc.

Outra forma de se utilizar o “dicionário da EAP” é para o controle do escopo de trabalho, delimitando as etapas e os esforços necessários para a execução.  Em outras palavras, o documento dá clareza às etapas e ao trabalho que precisa ser feito. Lembrando que o documento poderá ser lido em conjunto com a matriz de responsabilidades, que será detalhada no tópico seguinte.

dicionário EAP

Figura: Modelo de “dicionário da EAP”.

 

Características de uma EAP:

  • Deve ser construída logo no início e revisada no decorrer do projeto;

  • Organizada em uma estrutura hierárquica, com as fases e os pacotes de trabalho necessários para a conclusão do projeto;

  • Ela representa pacotes de trabalho, normalmente associado a um entregável (produtos e/ou resultados tangíveis);

  • Os entregáveis devem ser indicados entre os pacotes de trabalho;

  • A EAP deve ser preparada com foco nas entregas internas (para a própria equipe do projeto) e externas (para o cliente ou envolvidos de fora da equipe).

  • Toda EAP deve possui um dicionário, detalhando cada um dos quadros indicados.

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