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Desafio

Como a tecnologia desburocratiza compras públicas?

O emprego de sistemas permite a construção de históricos, ou melhor, de bases de dados. Com elas pode-se avaliar os resultados, melhorar o acompanhamento e até comparar os cenários de antes e depois da implementação da frente. Os sistemas tecnológicos precisam estar alinhados também com uma proposta de padronização de atividades e também eles precisam “conversar” com outros eventuais sistemas que já estejam em uso. Ou seja: precisam estar integrados.

Quando um parceiro técnico implementa uma frente na cidade, como a de Aprimoramento de Compras Governamentais, ele traz consigo novas tecnologias e ideias para realizar este acompanhamento, mas necessita também de informações internas para executá-las. Vale ressaltar que a prefeitura é responsável pelas bases de dados e sua qualidade é determinante para uma melhor execução da frente. Ambos precisam trabalhar juntos para que as metas sejam cumpridas.

O pilar de tecnologia ganha mais relevância se considerarmos os diferentes cenários que podem ser encontrados nas prefeituras, de acordo com o seu tamanho e os níveis de investimentos em tecnologia da informação (TI). 

Entre as oportunidades identificadas pelo parceiro durante a fase de diagnóstico em Paraty, o parceiro técnico sugeriu no plano de trabalho a utilização de pregões eletrônicos pela prefeitura em processos licitatórios.

O pregão é uma modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns em que a disputa pelo fornecimento é feita em sessão pública, por meio de propostas e lances, para classificação e habilitação do licitante com a proposta de menor preço. Existem diversas sistemas de pregão eletrônicos disponíveis no mercado e um dos mais conhecidos é o Compras Net, que pode ser acessado pelo site público federal:

O pregão eletrônico, por se tratar de um processo totalmente digital, qualquer fornecedor pode obter as informações e participar do pregão de qualquer local do país. E isso tende a gerar uma maior concorrência entre fornecedores e, consequentemente, obter menores preços. Além do órgão público, os próprios licitantes terão seus gastos reduzidos por não precisarem mais enviar representantes para a participação em licitações presenciais. A modalidade permite ainda que a empresas licitantes reduzam suas ofertas durante o processo licitatório. Isso sem contar a agilidade na análise de documentos dos fornecedores e também na pesquisa de preços, que são fases que costumam ser longas em um processo licitatório.

Em Campinas, primeiro município a fazer parte do programa Juntos a receber a frente de Equilíbrio Fiscal, conseguiu em 2013 uma economia de aproximadamente R$196 milhões em relação aos preços referenciais dos editais. O principal motivo desse resultado foram as compras pela Internet, com o pregão eletrônico. Com a economia foi possível o descontigenciamento do orçamento municipal naquele ano. 

Fora a informatização do processo de compras, outra possibilidade de se racionalizar os custos é controlando os estoques, principalmente de insumos e medicamentos. Com este controle, evita- se aquisição de produtos já disponíveis e reduzindo custos de manutenção dos estoques ou também a falta de insumos e medicamentos e, por necessidade e urgência, a aquisição por preços maiores do que os praticados normalmente.

Além do acompanhamento das ações e melhorias dos processos de compras e estoques, é importante se mensurar e controlar os resultados, verificando se os prazos estão sendo cumpridos e reduzir inconsistências, da mesma forma em outras frentes, como a de Equilíbrio Fiscal. Esta fase é chamada de Controle e Captura de Resultados.  A tecnologia facilita esta fase, pois além de agregar agilidade e dinamismo na análise de informações, evita o surgimento de outras inconsistências. 

O parceiro técnico, em um primeiro momento, desenvolveu uma planilha em MS Excel com diversos processos automatizados a partir de macros, possibilitando uma melhora no fluxo de compras no município. 

 

 

Para uma maior aceitação por parte dos usuários, as ferramentas tecnológicas precisam ser intuitivas e funcionais, independentemente da complexidade ou não.

Caso isso não seja feito – pela interface ou pelos treinamentos – as dificuldades na utilização, inseguranças e até resistência às ferramentas poderão ocorrer, comprometendo a implementação e o sucesso da frente.

Treinamentos e suporte técnico nos primeiros são fundamentais para uma mudança de cultura e eventuais inseguranças que possam surgir com uma nova ferramenta tecnológica. É imprescindível que as equipes tenham conhecimento de todas as funcionalidades, pois o acompanhamento de desvios pode ser impactado.

 

Os requisitos mínimos sugeridos para se aplicar o gerenciamento da frente são:

• Computador ou notebook com processador dual-core, 4GB de memória RAM e espaço livre no disco rígido (HD);

• Microsoft Office 2010 com Excel ou superior, ou software equivalente que suporte macros;

• Fazer parte da rede interna (Intranet) do município

• Servidor interno de dados para compartilhamento de arquivos.

 

Caso o sistema de gerenciamento seja feito em ambiente externo (online), estes requisitos devem ser adicionados:

• Conexão de Internet banda larga;

• Navegador de Internet (por exemplo: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome).

 

O ideal é que existam ferramentas específicas e dedicadas especialmente para acompanhamento da frente de Aprimoramento de Compras Governamentais, pois os índices de erro são menores e há um maior sigilo das informações incluídas. Em planilhas e em um controle manual o risco das informações se perderem é maior, assim como a insegurança dos servidores em incluir ou até danificar o documento pelo uso.

É relevante destacar que as ferramentas desenvolvidas internamente, por segurança e por melhor manutenção, devem ser documentadas e homologadas. As evoluções do sistema também precisam ser documentadas.

Um ponto de atenção levantado por em outras frentes, mas que podem se refletir também nas compras públicas é a disponibilização utilização das bases orçamentárias para as análises. Isso ocorre pois as bases são mantidas pelas empresas prestadoras de serviço de TI. A disponibilização dessas informações pode ser dificultada, por exemplo, devido à mudança da empresa terceirizada. A prefeitura deve ter ciência de que os dados são dela e que quaisquer resistências ou atrasos por parte do fornecedor podem ser penalizados.

Uma forma de aprimorar as compras públicas e adquirir maior transparência nos processos é a utilização de um Banco de Preços. Existem disponíveis tanto soluções tecnológicas pagas desenvolvidas por empresas privadas quanto algumas públicas, como a da Controladoria Geral da União (CGU). Esses Bancos realizam comparações de preços dos insumos praticados por diversos fornecedores. Com este comparativo (também chamado de benchmarking) é possível balizar os preços médios usados nos processos licitatórios, assim como reduzir custos.

Outro ponto possível é permitir que o tempo médio de execução dos processos de compras seja reduzido. Isso acontece porque a fase de orçamentação, que é a de busca por orçamentos no mercado para a formação do preço médio, é uma das que mais demoram. Além da agilidade no processo, o banco de preços possibilita que os órgãos públicos se previnam contra preços praticados acima do mercado ou que os preços médios colocados estejam muito abaixo do praticado, inviabilizando a licitação e atrasando as compras.

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