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Desafio

Tecnologia | Tecnologia aplicada a EGP

Na frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos, além da metodologia bem definida e do envolvimento constante das pessoas para o desenvolvimento de uma rotina de acompanhamento dos projetos sistemática, os recursos tecnológicos são necessários para uma gestão efetiva e centralizada.

Em muitos municípios  as secretarias não estão localizadas em um mesmo prédio e há necessidade da troca de informações de maneira rápida e eficiente. Além disso, a concentração de informações dos projetos é premissa para um bom funcionamento do EGP. Um sistema informatizado também permite a construção de um histórico e avaliar o desempenho dos projetos.

Como cada município possui uma infraestrutura de tecnologia distinta, o pilar de tecnologia ganha mais destaque, uma vez que as ferramentas precisam ser adaptadas e operacionalizadas de acordo com a situação de cada um.

Em prefeituras com orçamentos maiores, com empresas de tecnologia de grande porte ou departamentos bem estruturados gerindo a infraestrutura, existem condições de se desenvolver ou adquirir softwares e adquirir o hardware necessários para o acompanhamento da frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos. Esse é o caso de Pelotas.

No outro lado, prefeituras com orçamentos menores e que não possuem equipes específicas e dedicadas à tecnologia necessitam criar alternativas ou simplificar processos para que o acompanhamento seja feito com os softwares existentes. Planilhas bem estruturadas, como foi o caso de Paraty, podem realizar os acompanhamentos com eficiência e qualidade.

Em ambos os casos as ferramentas tecnológicas precisam ser intuitivas e funcionais independentemente da complexidade das atividades. Caso esse processo de assimilação das funcionalidades não seja feito (ou por interface intuitiva ou treinamentos efetivos), surgirão dificuldades na utilização das ferramentas, inseguranças e até recusas de servidores, comprometendo a implementação e sucesso da frente.

O sistema de gerenciamento de projetos mais conhecido do mercado é o MS Project, porém ele é pago e e são necessárias licenças de uso, o que limita a sua implementação. Existem também alternativas gratuitas, que possuem funcionalidades semelhantes, como por exemplo o OpenProj, que está disponível em português. Há também alternativas web, como o Gantter, sistema que pode ser sincronizado com o Google Docs. Além desses, existem diversas outras opções que podem atender adequadamente as equipes de projetos.

Os requisitos mínimos das estações de trabalho dos monitores e gestores de projeto são:

  • Computador ou notebook com processador dual-core com o mínimo de 1.7GHz de clock, 4GB de memória RAM e espaço livre no disco rígido (HD);
  • Microsoft Office 2010 ou superior com Excel (com suporte a macros), Word e PowerPoint; Fazer parte da rede interna (Intranet) do município e acesso à Internet (banda larga); Navegador de Internet (por exemplo:
  • Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome);
  • E-mail corporativo para recebimento dos avisos automáticos (caso seja utilizado uma ferramenta de projetos própria);
  • Os requisitos mínimos para um servidor que hospede o sistema de gerenciamento de projetos são:
  • Computador com 2 ou 4 processadores específicos para servidores, com clock mínimo de 3.20GHz.
  • Disco rígido (HD) de 1TB;
  • Memória RAM, no mínimo, 4GB (o ideal é 8GB) e com possibilidade de expansão; Sistema Operacional Linux ou Windows Server;
  • Integração com a Intranet da prefeitura e link de dados dedicado para suportar o tráfego.

O ideal é que existam ferramentas específicas e dedicadas ao acompanhamento da frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos, pois a inclusão das informações dos projetos é feita de maneira ágil e permite que os monitores encontrem inconsistências rapidamente. Isso não significa que o acompanhamento eletrônico isenta a tramitação física dos documentos, mas dissemina as análises. A utilização de planilhas é possível, mas o risco das informações se perderem é maior, assim como a insegurança dos servidores em danificar o documento pelo uso.

Em Paraty, um município menor que Pelotas e com menos condições tecnológicas, foi desenvolvido pela Falconi um sistema de acompanhamento de projetos elaborado a partir do Microsoft Excel com diversas macros e fórmulas embutidas. Dessa forma o município não precisou investir em novos sistemas ou equipamentos de tecnologia.

Todo o sistema foi construído a partir da metodologia de gerenciamento de projetos e o PDCA.

tela inicial SGP Paraty

Figura: Tela inicial do SGP desenvolvido para Paraty

 

Em Pelotas a situação foi distinta, pois a prefeitura possui contrato de prestação de serviços com uma empresa de tecnologia e possui maiores condições de desenvolver sistemas. Antes da implantação da frente os servidores já utilizavam um sistema, o PROGES, que foi atualizado de acordo com as especificações da parceira técnica para melhor realizar o gerenciamento de projetos e apoiar de maneira mais efetiva o EGP.

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