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Desafio

Tecnologia aplicada ao Diagnóstico da Folha de Pagamentos

Na frente de Diagnóstico da Folha de Pagamento, além da metodologia bem definida e do envolvimento constante das pessoas, a tecnologia é necessária para uma implementação efetiva. Além disso, é a partir dela que são modeladas as bases de dados para construção de histórico e avaliação de resultados, possibilitando a comparação dos cenários de antes e depois da implementação da frente.

Quando um parceiro técnico implementa uma frente de Diagnóstico da Folha de Pagamento, ele traz consigo novas tecnologias e ideias para realizar este acompanhamento, mas necessita de informações para executá-las. Vale ressaltar que a prefeitura é responsável pelas bases de dados e sua qualidade é determinante para uma melhor execução da frente. Ambos precisam trabalhar juntos para que as metas sejam cumpridas.

O pilar de tecnologia ganha mais relevância se considerarmos os diferentes cenários que podem ser encontrados entre prefeituras diferentes, de acordo com seu tamanho e níveis de investimento em tecnologia da informação (TI).

O parceiro técnico desenvolveu para essa frente uma ferramenta em MS Excel para o acompanhamento das ações e medição do nível de execução das atividades em cada uma das entidades envolvidas. Em um painel de controle central é consolidado o status global da frente.

ferramenta de acompanhamento

Figura: Ferramenta de acompanhamento das ações desenvolvida pelo parceiro técnico.

 

Além do acompanhamento das ações, a fase de controle e captura de resultados permite a execução de outras ferramentas de desempenho financeiro, da mesma forma que a frente de Equilíbrio Fiscal. É muito importante a utilização de uma ferramenta tecnológica para avaliação de resultados, pois além de agregar agilidade e dinamismo na análise de informações, evita o surgimento de outras inconsistências.

As ferramentas tecnológicas precisam ser intuitivas e funcionais, independentemente da complexidade ou simplicidade. Caso esses ajustes não sejam feitos – pela interface ou pelos treinamentos – as dificuldades na utilização, inseguranças e até resistência às ferramentas poderão ocorrer, comprometendo a implementação e o sucesso da frente. Treinamentos e suporte técnico para os usuários são fundamentais para uma mudança de cultura e eventuais inseguranças que possam surgir com uma nova ferramenta tecnológica. É imprescindível que as equipes tenham conhecimento de todas as funcionalidades, pois o acompanhamento de desvios pode ser impactado.

Os requisitos mínimos sugeridos para se aplicar o gerenciamento da frente são:

  • Computador ou notebook com processador dual-core, 4GB de memória RAM e espaço livre no disco rígido (HD);
  • Microsoft Office 2010 com Excel ou superior, ou software equivalente que suporte macros;
  • Fazer parte da rede interna (Intranet) do município
  • Servidor interno de dados para compartilhamento de arquivos.

Caso o sistema de gerenciamento seja feito em ambiente externo (online), estes requisitos devem ser adicionados:

  • Conexão de Internet banda larga;
  • Navegador de Internet (por exemplo: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome).

O ideal é que existam ferramentas específicas e dedicadas para acompanhamento da frente de Equilíbrio Fiscal, pois os índices de erro são menores e há um maior sigilo das informações incluídas. Em planilhas, o risco das informações se perderem é maior, assim como a insegurança dos servidores em incluir ou até danificar o documento pelo uso.

É relevante destacar que as ferramentas desenvolvidas internamente, por segurança e por melhor manutenção, devem ser documentadas e homologadas. As evoluções do sistema também precisam ser documentadas. No caso de planilhas com macros, estas devem também ser especificadas detalhadamente.

Um ponto de atenção levantado por vários municípios na frente de Equilíbrio Fiscal, mas que pode ser estendido para a frente de Diagnóstico da Folha de Pagamento é a disponibilização das bases orçamentárias para as análises. Isso ocorre porque as bases são mantidas pelas empresas prestadoras de serviço de TI. A disponibilização dessas informações pode ser dificultada, por exemplo, devido à mudança da empresa terceirizada. As prefeituras devem ter ciência de que os dados são dela e que quaisquer resistências ou atrasos por parte do fornecedor podem ser penalizados.

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