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Desafio

Replicabilidade da Remuneração Variável: Processos

Para garantir o bom funcionamento do programa são necessários o cumprimento de um conjunto de processos:

  1. definição das metas que deverão estar contidas no Contratos de Gestão do ciclo referente;
  2. processo de negociação de meta dentro das secretarias e órgãos municipais;
  3. apresentação e pactuação das metas entre secretários (as) e Prefeito;
  4. assinatura dos contratos de gestão do período;
  5. indicação do servidor responsável por alimentar o sistema de monitoramento;
  6. inserção mensal dos dados referentes ao cumprimento das metas no sistema de monitoramento pelas secretarias e órgãos municipais;
  7. apresentação dos relatórios periódicos de monitoramento e ranqueamento das secretarias e órgãos municipais ao Prefeito pela equipe da Ouvidoria municipal;
  8. realização de auditoria ao final de cada ciclo;
  9. publicação dos resultados do ciclo por secretaria; 
  10. pagamento dos prêmios aos servidores municipais.

Considerando que as metas constituem objeto dos Contratos de Gestão, defini-las será sempre o passo inicial de um novo ciclo. Importante ressaltar que as metas devem estar vinculadas aos indicadores, estes são elaborados na etapa de implementação do programa (detalhado anteriormente no item Implementação desta cartilha).

Serão as metas acordadas que guiarão o trabalho dos servidores municipais durante todo o ciclo e seu monitoramento periódico que permitirá a avaliação de eficiência e alcance de resultados pelo Prefeito e Secretários(as) municipais.

Atualmente a equipe da Ouvidoria municipal apresenta ao início do processo de definição de metas algumas sugestões para as equipes das pastas, estão incluídas nas sugestões as propostas trazidas dos Conselhos Participativos Municipais, consultados também pela equipe da Ouvidoria.

A equipe das secretarias e órgãos municipais realizam uma série de reuniões para a negociação interna das metas, neste processo as propostas trazidas pela Ouvidoria são consideradas conjuntamente à possíveis propostas que venham da equipe técnica da área. É fundamental que este processo não esteja fechado unicamente nos gabinetes, mas que seja capaz de envolver toda a equipe técnica, o corpo de funcionários da pasta, para que estes sejam atores ativos no processo de definição de metas, o que irá contribuir para a credibilidade do programa entre eles

Após definidas as metas se dará o processo de pactuação de metas entre o Secretário(a) municipal, ou dirigente dos órgãos da administração indireta, e o Prefeito. Neste processo o Prefeito poderá direcionar a adoção das metas mais estratégicas para a gestão e orientar o secretariado em ajustes que julgue necessário.

Finalizado o processo de pactuação de metas os contratos poderão ser assinados, iniciando assim um novo ciclo do programa. De acordo com a LC Nº 803/2013 deverão conter no contrato: metas, indicadores de desempenho qualitativos e quantitativos, prazos de consecução, otimização de custos e medidas da eficácia na obtenção dos resultados; estimativa dos recursos orçamentários e cronograma de desembolso dos recursos financeiros necessários à execução das ações pactuadas, durante sua vigência; direitos, obrigações e responsabilidades do contratante e do contratado, em especial em relação às metas estabelecidas; sistemática de acompanhamento, controle e avaliação, com critérios, parâmetros e indicadores a serem considerados na sua avaliação; dentre outros.

Criação de ativos simbólicos: É comum que haja uma cerimônia de assinatura dos Contratos de Gestão, marcando a formalização dos documentos.

Cumpridos os processos de planejamento e formalização das metas e com os Contratos de Gestão formalizados os processos seguintes são relativos à implementação das metas.

Um primeiro processo importante e fundamental para a estrutura do programa é a indicação do servidor responsável por alimentar o sistema de monitoramento. Este servidor estará registrado no sistema e o acesso a esta informação é público, ou seja, qualquer um que acessa o sistema pode saber quem é o responsável pela inserção de dados no INDICAMETA. Tornar esta informação pública é interessante pois permite uma maior responsabilização dos servidores indicados pelas secretarias e órgãos municipais, ao mesmo tempo em que fortalece a rede de servidores do PDR, já que este servidor passa a ser também ponto focal da equipe do PDR em sua divisão administrativa.

Após o início do ciclo a atualização de dados deverá cumprir as datas estabelecidas pelo Decreto Nº 7.916/2017: Digitação de dados no sistema do dia 10 ao dia 20 de cada mês e processo de avaliação do cumprimento de metas e divulgação de resultados até o último dia útil de cada mês. Após cumprido o período de inserção a equipe responsável pela coordenação do sistema gera relatórios e informativos com base nos dados atualizados que poderão ser apresentados ao Prefeito, e divulgam o ranqueamento das secretarias e órgãos municipais no Diário Oficial da Prefeitura.

Os processos de inserção de dados, avaliação e monitoramento ocorrerão durante todo o ciclo. Terminada a última inserção prevista em contrato deverá ser realizada uma auditoria interna, que poderá ser feita por equipe interna da Prefeitura ou equipe externa contrata, que deverá auditar os dados do programa, a fim de validá-los para o fechamento dos resultados. Estando a auditoria aprovada, poderão ser publicizados e publicados os resultados de cumprimento de metas de cada secretaria e órgão municipal e a definição dos prêmios. Após a divulgação dos resultados, com um intervalo que costuma durar um mês, são realizados os pagamentos dos prêmios aos servidores municipais.

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