Voltar
Desafio

Ferramenta | Relatórios de Desvios e Licenciamento Urbano

Relatórios de Desvios

Caso as metas não sejam alcançadas é necessário avaliar quais fatores contribuíram para esses desvios. Após a análise, são adotadas medidas corretivas para que o desvio não ocorra novamente no mês seguinte. Os Relatórios de Desvios são documentos elaborados todas as vezes que forem observados desvios em relação às metas acumuladas.

Para uma análise mais visual, são utilizados faróis de cumprimento ou não das metas: quando há cumprimento da meta, o farol é verde; quando não se alcança a meta o farol se torna vermelho.

No relatório devem constar os desvios, quais foram os fatores que mais influenciaram para o resultado negativo e quais ações serão propostas para que as causas sejam corrigidas. As ações devem ser validadas pelo Comitê Gestor e pelo prefeito para que, após isso, sejam realizadas. O espaço para validação das ações são as reuniões de nível mensais.

 

j

O plano efetivo é aquele que contém medidas para eliminar ou minimizar as causas fundamentais. É importante que os planos indiquem a causa do desvio com orientação para a solução do mesmo, com clareza e objetividade e, por fim, um prazo de ação real e adequado.

O Plano de Ação, que tem como objetivo atacar os desvios, deve conter o cronograma de ações que serão tomadas, os responsáveis, os recursos alocados e as formas de acompanhamento.

 

2

 

Na frente Licenciamento Urbano no município de Campinas, a visão (numérica e gráfica) dos resultados foi utilizada para indicadores de estoque, tempo de aprovação de empreendimentos e para ações (com plano de ação e gerenciamento de ação), permitindo uma rápida apreensão dos resultados alcançados e dos desafios a serem enfrentados.

Para a identificação de causas e a elaboração de planos de ação, o parceiro técnico lança mão de diversas ferramentas da administração: Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa e os 5 Porquês, que serão explicados a seguir. A partir desses passos, é gerado um relatório de desvios com ações para correção desses problemas, que serão executadas no mês seguinte.

A análise da causa visa que os sintomas das falhas que podem vir a ocorrer durante a execução do plano de ação sejam percebidos.

Independentemente da ferramenta, os desvios são tratados para que se alcancem as metas pactuadas. Caso as causas dos desvios não sejam identificadas e tratadas, a probabilidade do não atingimento das metas será maior. Os passos gerais para o tratamento de desvios são:

  • Verificar um número abaixo da meta entre os resultados mensais ou acumulados dos pacotes. Este estará sinalizado com o farol vermelho;
  • Avaliar todas as contas que compõem o pacote e que apresentam desvio no mês ou acumulado;
  • Analisar o desempenho de cada indicador até o maior nível de profundidade necessário;
  • Analisar as ações propostas e sua execução, e se elas foram executadas e geraram o resultado previsto;
  • Analisar os resultados e identificar as causas dos desvios;
  • Propor as contramedidas corretivas para acabar as causas e eliminar os sintomas.
  • Elaborar o Relatório 3 Gerações (passado, presente e futuro).

A partir desses passos é gerado um relatório de desvios com ações para correção dos respectivos problemas, que serão executadas no mês seguinte.

É fundamental a identificação dos problemas para que sejam solucionados da maneira mais breve possível, para que não impactem o alcance das metas pactuadas.

Voltar