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Reduzir Gastos da Folha de Pagamento de Pessoal

No Brasil, os gastos com a folha de pessoal representam cerca de 50 a 60% dos gastos das prefeituras. Além disso, a melhoria da gestão da folha pode economizar R$1,5 bilhões para as cidades do país. A forma mais rápida de capturar parte destes ganhos e iniciar uma gestão mais eficiente do quadro de pessoal é eliminar suas inconsistências: erros de planejamento, registro e controle na Folha que geram gastos desnecessários e precisam ser corrigidos imediatamente. A análise que leva a este tipo de ganho consiste em três principais atividades:

  1. Levantamento e organização dos dados da Folha;
  2. Identificação das Inconsistências, do ganho potencial e das ações necessárias;
  3. Validação com o Prefeito e eliminação das inconsistências.

 

Leia aqui a trilha “Gerir a Folha de Pagamentos" e se aprofunde no tema, além de ver outras boas práticas da nossa rede!

 

Levantamento e Organização dos Dados da Folha

Escopo de dados a serem levantados:

    • Estatutários (incluindo aposentados e pensionistas)
    • Celetistas (incluindo aposentados e pensionistas)
    • Agentes políticos e cargos em comissão
    • Terceirizados e temporários

 

Dados mínimos para identificação das inconsistências

    • Nome
    • Matrícula(s)
    • CPF
    • Regime
    • Status - ativo ou inativo
    • Data de admissão
    • Tipo de contrato
    • Concurso (se aplicável)
    • Data de desligamento
    • Motivo do desligamento (exoneração, aposentadoria etc)
    • Unidade
    • Área/Secretaria
    • Local de trabalho
    • Cargo
    • Função
    • Carga horária semanal
    • Carga horária mensal
    • Vencimentos
    • Descontos
    • Valor líquido
    • Organização dos dados da Folha

 

Os dados devem estar estruturados como Tabela Fato, ou seja, uma tabela com um registro exclusivo a cada linha e com apenas um tipo de informação por coluna. Além disso, devem constar apenas os dados necessários no status de liquidação - sem faltas, erros (não fazem sentido para a conta) ou sobras (empenhos, outros registros) - e com a correta identificação do que é o dado. Por fim, deve-se avaliar a qualidade do dado com um teste básico: se valores totais e médios forem consistentes com a percepção do gestor da Folha, a Tabela Fato pode ser utilizada.

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Identificar as Inconsistências, do Ganho Potencial e das Ações Necessárias

A identificação das Inconsistências na Folha de Pessoal requer o cruzamento de algumas informações. A seguir, os principais passos, por tipo de inconsistência, e os dados que devem ser observados em cada uma. Para quantificar um potencial de ganho, por sua vez, é necessário avaliar o quanto cada Inconsistência significaria em redução do gasto, caso fosse eliminada, considerando os componentes da remuneração (vencimentos, previdência, horas extras, férias, vantagens fixas etc). Algumas explicações foram incluídas no passo a passo abaixo, para facilitar o entendimento desse cálculo.

  1. Servidores com matrícula inativa recebendo remuneração
    1. Filtrar os servidores com matrícula inativa
    2. Avaliar se estão recebendo remunerações, se sim:
      1. Calcular a redução de gastos com a eliminação das remunerações
      2. Validar com os secretários gestores da Folha e dos servidores
      3. Retirar imediatamente os servidores da Folha
    3. Informar aos servidores afetados

 

  1. Servidores com mais matrículas do que o permitido
    1. Filtrar e separar os grupos em: professores, médicos, outros
    2. Identificar servidores com mais matrículas ativas do que o permitido
      1. Professores e profissionais de área de Saúde: 2 cargos com horários compatíveis e a soma das remunerações até o teto do município
      2. Limite para os demais: apenas 1 matrícula ativa
    3. Definir com servidor qual matrícula ele irá manter
    4. Calcular a redução de gastos com as matrículas que serão inativadas
    5. Validar com os Secretários gestores da Folha e dos servidores
    6. Iniciar o processo de inativação das demais matrículas
    7. Informar aos servidores afetados

 

  1. Servidores com remunerações acima do teto municipal
    1. Identificar o teto municipal de remuneração
    2. Identificar e listar todas as remunerações acima do teto
    3. Calcular o ganho com a redução destas remunerações até o teto
    4. Validar com os secretários gestores da Folha e dos servidores
    5. Iniciar o processo de ajuste das remunerações pelo teto
    6. Informar aos servidores afetados

 

  1. Servidores com remuneração incompatível com o seu concurso
    1. Filtrar e agrupar os servidores por Concurso, Admissão, Unidade, Área/Secretaria, Local de Trabalho, Cargo e Função, Carga Horária Semanal, Carga Horária mensal e outras informações que permitam identificar a remuneração correta
    2. Avaliar a remuneração correta para cada caso com o RH da prefeitura
    3. Identificar as remunerações incorretas e seus motivos
    4. Calcular a redução de gastos com a regularização das remunerações
    5. Validar ajustes com os secretários gestores da Folha e dos servidores
    6. Iniciar o processo de regularização das remunerações
    7. Informar aos servidores afetados

 

  1. Existência de vínculos empregatícios adicionais
    1. Realizar pesquisas pelo CPF para avaliar a existência de vínculos adicionais como MEI, CLT, RPA, sócio administrador em empresas. Pesquisar no Ministério do Trabalho, Juntas Comerciais, entre outros
    2. Calcular a redução de gastos com a possível exoneração dos servidores
    3. Iniciar o processo de ajuste dos vínculos ou de exoneração
    4. Informar aos servidores afetados

 

Validar com o Prefeito e Eliminar as Inconsistências

Todos os valores, ajustes, regularizações, ações e eventuais exonerações de Pessoal devem ser validados com o Prefeito antes de serem implementadas na Prefeitura.

 

Fluxograma da Prática - Redução dos Gastos com a Folha de Pessoal

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Continue acompanhando nossa trilha e veja todas etapas da Gestão Eficiente dos Recursos Públicos:

  • Redução de Gastos com Folha de Pessoal
    • Levantamento e Organização dos Dados da Folha
    • Identificar as Inconsistências, do Ganho Potencial e das Ações Necessárias
    • Validar com o Prefeito e Eliminar as Inconsistências
    • Fluxograma da Prática - Redução dos Gastos com a Folha de Pessoal
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