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Redução Das Despesas Gerais | Gastos de Conservação, Limpeza e Vigilância (CLV)

Conservação, Limpeza e Vigilância (CLV) é um pacote de gastos de natureza similar, que envolvem, geralmente, alto volume de serviços terceirizados e compra de materiais, alocados em diversas áreas das prefeituras, saúdes (unidades de saúde), educação (escolas), áreas administrativas e outras. Normalmente, é o maior pacote de gastos das Despesas Gerais. A eficiência nesse tipo de gastos pode ser conquistada de duas formas:

  1. Redução dos preços, usando benchmarks internos e externos

  2. Redução do consumo, por meio de regras de gastos e controles.

 

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Redução dos objetos:

Antes de analisar os preços e o consumo dos serviços de CLV, é importante avaliar a possibilidade de adequação atual, por meio de três perguntas:

  • A prefeitura ainda tem necessidade do serviço?
    • Ou seja, existe a possibilidade de cancelamento do contrato? Por exemplo: uma prefeitura implantou um sistema integrado de vigilância nos prédios administrativos e não precisa mais dos vigilantes. Casa haja essa situação, os contatos atuais devem ser cancelados imediatamente ou as pessoas orientadas para uma nova função.

 

  • A prefeitura tem necessidade do serviço no nível que foi contratado?
    • Ou seja, avaliar a possibilidade de negociação e de redução do contrato em até 25%. Por exemplo, uma prefeitura, devido ao fechamento de alguns prédios, não precisa mais dos 20 vigilantes que contratou, podendo trabalhar com 15. Nesse caso os contratos podem ser negociados ou nova licitação pode ser feita.

 

  • A prefeitura pode especificar melhor a intensidade do serviço contratado (número de pessoas etc)?
    • O seja, pode revisar a parametrização, contratando por produtividade? Por exemplo: uma prefeitura não quer mais contratar uma quantidade fixa de vigilantes por prédio, mas pelo fluxo de pessoas, ganhando escala. Nesse caso, como acima, negociar ou licitar o contrato.

 

Redução dos Preços:

Para redução dos preços, é preciso obter os dados mínimos para a análise. São eles

    • Setor/Função
    • Unidade
    • Cluster
    • Elemento
    • Subelemento
    • Data
    • Fonte
    • Status
    • Valor mensal
    • Pessoas Contratadas
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1. A definição dos clusters: os clusters são agrupamentos de escolas, unidades, áreas, regiões etc, com características semelhantes em relação ao gasto analisado, que permitem a comparação do desempenho. Normalmente, são definidos por variáveis como: Tipo da atividade, Porte da unidade/área/região; e modo de funcionamento.

Por exemplo: uma escola pode ser do tipo infantil/creche, fundamental e médio; porte pequeno, médio ou grande; ter 1 turno ou integral. Outro exemplo, uma unidade de saúde por ser hospital, clínica ou maternidade; porte pequeno, médio ou grande; emergência ou retaguarda.

 

Para gastos de conservação, limpeza e vigilância seriam:

            Tipo de unidade: educação; saúde; administrativo; áreas

  • Fluxo de pessoas: pequeno; médio; grande
  • Específico para Conservação: tipo do edifício ou área
  • Específicos para Limpeza na Saúde: áreas críticas ou não
  • Específico para Vigilância: quantidade de portarias
  1. A definição dos parâmetros: Parâmetros são os fatores geradores de um gasto, ou seja, estão diretamente relacionados à demanda que um bem ou serviço atende na prefeitura. Por exemplo, o número de alunos matriculados em uma escola em um ano, de pacientes atendidos em uma unidade de saúde em um determinado período, funcionários trabalhando em uma unidade, m² de uma unidade, pessoas transportadas, km rodados pelos veículos etc. Eles variam ao longo de períodos mais longos de tempo e permitem a construção de indicadores de desempenho mensuráveis e estáveis.

 

Para os preços de CL:

  • Parâmetro do serviço, ou seja, que mede o serviço contratado e permite definir o preço médio unitários: Pessoas contratadas.
  • Organização dos dados de Preços:

Os dados devem estar estruturados como Tabela Fato, como visto na Folha.

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3. Identificação das lacunas e das ações necessárias: a lacuna é a diferença entre o desempenho ideal e o atual. Trata-se de um ganho potencial, do qual podemos capturar 30%, 50% ou mesmo 100%, dependendo da maturidade e das condições da prefeitura. Lacunas de preços significam que podemos encontrar, interna ou externamente, e implementar melhores preços para os contratos atuais, por meio de negociação, cancelamento e nova contratação e/ou mudanças no formato da contratação.

 

A identificação das Lacunas de preços segue o passo a passo a seguir.

  • Cálculo de Lacunas de Preço (CLV) - Benchmark interno
  1. Separar as unidades por cada cluster,
  2. Dentro de cada cluster, identificar o benchmark e a média:
    1. formular o indicador de preço unitário médio: valor mensal / pessoas contratadas (parâmetro do serviço)
    2. Calcular o benchmark: menor valor do indicador
    3. Calcular a média: média de todos os valores dos indicadores
  3. Dentro de cada cluster, identificar a Lacuna:
    1. Avaliar as diferenças entre o benchmark ou a média e os demais indicadores, para cada unidade, em preço unitário por pessoas
    2. Multiplicar as diferenças pelo número de pessoas de cada unidade, essa é a Lacuna de 1 mês para cada unidade
    3. Multiplicar por 12, essa é a Lacuna de 1 ano para cada unidade
    4. Somas as Lacunas mensais; somar as Lacunas anuais
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  • Cálculo de Lacunas de Preço de (CLV) - Benchmark externo
  1. Separar as unidades por cada cluster;
  2. Identificar o benchmark no mercado;
    1. Formular o indicador: valor mensal / pessoas contratadas
    2. Pesquisar em contratos de outros municípios
    3. Pesquisar em bancos de preços
  3. Dentro de cada cluster, identificar a Lacuna:
    1. Avaliar as diferenças entre o benchmark e os demais indicadores, para cada unidade, em preços unitários por pessoas
    2. Multiplicador as diferenças pelo número de pessoas de cada unidade, essa é a Lacuna de 1 mês para cada unidade
    3. Multiplicar por 12, essa é a Lacuna de 1 ano para cada unidade
    4. Somar as Lacunas mensais; somar as Lacunas anuais.
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d. Validação com o Prefeito e Definição das Ações

Todas as Lacunas devem ser validadas com o Prefeito antes de serem implementadas na prefeitura. Com as Lacunas ajustadas para um valor viável, considerando a maturidade de gestão da prefeitura, a capacidade técnica e de dedicação dos gestores, a disponibilidade de fornecedores e a possibilidade de negociação/licitação, é definida e Meta, que pode variar de 100% a 50% da Lacuna. Em seguida, são definidas as Ações que vão gerar o ganho. Para garantir que ele aconteça é necessário, também, esclarecer o controle dos preços mês a mês, acompanhando o indicador preço/pessoas.

  • Negociar diretamente o preço unitário com os fornecedores
  • Revisar a parametrização dos serviços para reduzir o preço unitário (pode ser feita em combinação com a negociação direta)
  • Cancelar os contratos atuais e realizar uma nova contratação com preço menor, em contratos semelhantes dentro da Prefeitura, ou no mercado
  • Mudar o formato de contratação, por exemplo, realizando uma nova licitação por uma Ata de Registro de Preços ou aderindo a uma Ata de outro município ou do estado, com preços mais baixos.
  • Estabelecer responsáveis (um responsável central e um em cada área) o processo de controle do indicador preço/pessoas no mês a mês

 

6.3.3 Redução do Consumo

Estes são os dados mínimos para análise do consumo:

    • Setor/Função
    • Unidade
    • Cluster
    • Elemento
    • Subelemento
    • Data
    • Fonte
    • Status
    • Pessoas Contratadas
    • Demais Parâmetros (Ver A Seguir)
  1. Definição dos clusters: Para redução de consumo, usa-se os mesmos clusters já definidos para a análise de Lacuna de Preços.
  2. Definição dos parâmetros: Os parâmetros típicos para a análise do consumo de CLV são:
  • Parâmetro universal para CLV: metragem das unidades (m²)
  • Específicos para Limpeza na Saúde (caso não haja a disponibilidade do m²): pacientes/dias médio no período
  • Específico para vigilância (caso não haja a disponibilidade do m²): média do fluxo de pessoas na unidade do período

 

Além desses parâmetros de processo (que dizem respeito à utilização do recurso), utiliza-se também o parâmetro do serviço, o mesmo utilizado na análise de preço (que diz respeito à contratação do recurso), ou seja, pessoas contratadas.

  • Organização dos dados de Consumo:

            Os dados devem estar estruturados como Tabela Fato, como visto na Folha:

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c. Identificação das Lacunas e das Ações Necessárias: Lacunas de consumo significam que podemos encontrar, interna ou externamente, e implementar melhores práticas para o uso dos recursos (materiais e humanos) contratados, por meio de regras de gastos, implantação de controle e melhorias diversas nos processos que usam o recurso para gerar algum produto (observe que Conservação, Limpeza e Vigilância são processos, além de contratos).

Outra forma de reduzir os gastos com o consumo são os programas de uso consciente dos recursos. A identificação das Lacunas de consumo segue o passo a passo abaixo.

 

  • Cálculo de Lacunas de Consumo de Conservação, Limpeza e Vigilância (CLV)
  1. Separar as unidades por cada cluster;
  2. Dentro de cada cluster, identificar o benchmark e a média:
    1. Formular o indicador de eficiência no uso do recurso: m² (ou outro parâmetro de processo, como pacientes ou fluxo de pessoas) /pessoas contratadas (parâmetro do serviço)
    2. Calcular o benchmark: maior valor do indicador
    3. Calcular a média: média de todos os valores dos indicadores
  3. Dentro de cada cluster, identificar a Lacuna:
    1. Avaliar as diferenças entre o benchmark e os demais indicadores, para cada unidade, em eficiência de cada recurso
    2. Dividir o total de pessoas contratadas (parâmetro de processo) pelo benchmark, esse é o de pessoas contratadas de cada unidade
    3. Subtrair as pessoas contratadas atualmente do número ideal, esse é o excedente de pessoas de cada unidade
    4. Multiplicar o excedente de pessoas pelo preço médio de cada unidade, essa é a Lacuna de um mês para cada unidade
    5. Multiplicar por 12, essa é a Lacuna de um ano para cada unidade
    6. Somar as Lacunas mensais; somar as Lacunas anuais
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d. Sinergia entre os ganhos de preço e consumo: É possível desenvolver projetos de melhoria para implementar ganhos simultâneos em redução de preços e redução de consumo. Para calcular a Lacuna deste tipo de ganho é necessário, ao calcular a Lacuna de consumo usar o preço médio benchmark, ou otimizado. No exemplo acima, para termos sinergia, o preço médio utilizado seria R$3.500,00 por pessoas, e não R$4.000, aumentando o ganho para R$36.000 por mês.

e. Validação com o Prefeito e definição das ações:  Todas as Lacunas devem ser validadas com o Prefeito antes de serem implementadas na prefeitura. Com as Lacunas validades, são definidas as ações que vão gerar o ganho de consumo no pacote de Conservação, Limpeza e Vigilância. Além das ações que geram os ganhos, para garantir que ele aconteça é necessário estabelecer o controle do consumo mês e mês, acompanhando o indicador pessoas/m²

 

  • Identificar e implementar tecnologias substitutivas que sejam eficazes, caso existam. Por exemplo, catracas e câmeras de monitoramento reduzem a necessidade de uma equipe de vigilância intensiva
  • Adequação do contingente contratado ao benchmark de produtividade da análise da Lacuna (considerando tecnologias substitutivas)
  • Melhorar os processos de conservação, limpeza e vigilância, definido as tarefas que devem ser feitas, excluindo tarefas desnecessárias, melhorando as interfaces entre áreas e equipes, incorporando as melhores práticas de conservação, limpeza e vigilância
  • Implementar políticas e regras de gastos, definindo as rotinas de conservação, limpeza e vigilância (horários, turnos, prazos, delimitação de áreas por equipe e tipos de limpeza, materiais etc), padrões que devem ser seguidos por todas as unidades e auditados com frequência semestral pelos gestores do(s) contrato(s)
  • Treinar as equipes de conservação, limpeza e vigilância nos processos melhorados e nas políticas/regras de gasto definidas
  • Implementar controles de consumo, do gasto total e do indicados m²/pessoas, avaliando também a qualidade dos serviços prestados bem como identificar novas reduções possíveis, por meia da busca de novas ociosidades, desperdícios e baixa produtividade
  • Substituir uniformes, equipamentos e materiais de maior curso (ou menor durabilidade) por itens com menor preço (e maior duração)
  • Implementar controle de uniformes, equipamentos e materiais nos almoxarifados, centrais e de cada unidade
  • Implementar programas de uso consciente dos recursos, utilizando premiações para os melhores, caso necessário

 

Fluxograma da Práticas - Redução das Despesas Gerais: CLV

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