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Recomendações Gerais | Licenciamento Urbano

As recomendações gerais são sugestões capturadas pelas experiências e pelas possibilidades vislumbradas pela frente de Licenciamento Urbano. São as lições aprendidas que foram levantadas e podem auxiliar as novas prefeituras que queiram implementar as práticas. As recomendações podem ser consideradas também como um guia rápido para determinadas situações que ocorram durante o projeto e também apoiam a sustentabilidade deste. Temas como liderança, engajamento e método foram considerados nas recomendações abaixo.

  • As lideranças da frente precisam apoiar os envolvidos sempre. Eles são os agentes de mudança e os responsáveis por legitimar o que está sendo implementado. O prefeito é o principal patrocinador das frentes no município e deve participar das decisões estratégicas.
  • Os líderes/gestores de processos precisam acompanhar constantemente os processos e ações que estão sob sua responsabilidade, respondendo sempre com clareza aos questionamentos e andamento das atividades. O comprometimento em empenho deles resulta na possibilidade de maiores resultados.
  • Somente com uma mudança de cultura a frente será sustentável. Os servidores precisam entender e comprovar que a iniciativa é positiva para todos.
  • Os multiplicadores/pontos focais são os responsáveis pela operação da frente no município, pois articulam e se envolvem com ações de diversas entidades. É de fundamental importância que as responsabilidades deles sejam respaldadas pelas lideranças.
  • O êxito na continuação do projeto compreende em coletivizar e comprometer pessoas com as novas ideias. Os responsáveis por essa árdua tarefa são os agentes de mudança, que facilitam o processo de mudança organizacional, portanto, devem estar preparados e engajados para a condução do processo.
  • Comportamentos como: ter a mente aberta, buscar combinações e aprimoramentos, ser inovador, aproveitar as oportunidades, não estabelecer prazos audaciosos demais, ter confiança no próprio trabalho, olhar para os obstáculos não como impeditivos, mas como sendo parte do processo que precisa ser revisto, ajudam para o bom andamento do projeto.
  • Em municípios menores, há uma dificuldade maior em identificar os perfis dos servidores que participarão da frente de Licenciamento Urbano. Por isso, é importante a participação do secretário responsável pela execução e acompanhamento das ações. A vantagem é em relação à estrutura menor, que permite maior engajamento e controle.
  • As reuniões de Governança devem contar sempre com as principais lideranças da frente, pois as grandes entregas e seus desdobramentos são apresentadas nela. As estratégias são definidas nessa reunião.
  • É natural que existam resistências e inseguranças em determinados servidores devido ao método, à participação do parceiro técnico ou mesmo em razão do caráter inovador do projeto. O trabalho de engajamento deve ser constante para que essas resistências e inseguranças possam ser evitadas ou diminuídas. A adoção de treinamentos, reuniões e campanhas de comunicação e conscientização minimizam resistências. Além disto, ferramentas tecnológicas de acompanhamento, aliadas à execução de um processo bem definido, evitam que haja desvios na execução dos ciclos de melhoria. Profissionais bem informados, treinados e capacitados são mais engajados.
  • Estabelecer maior confiança nos funcionários, dando-lhes maiores atribuições e autonomia auxiliam na simplificação de processos.
  • Quando ocorrer alterações nos servidores envolvidos na frente (por exemplo: mudança de secretários ou realocações de área de servidores), o substituto deve ser informado do histórico de ações, bem como ser empoderado entre os envolvidos da frente. Isso atenua a redução de engajamento nas atividades ou em possíveis descontinuidades da frente.
  • Na impossibilidade da participação ativa de servidores ou gestores nos processos, pode-se delegar ações para um substituto. Este, porém, necessita ser conhecido e ter trânsito livre em outras secretarias. É fundamental que o substituto seja empoderado e suas ações sejam respaldadas pelas lideranças.
  • Os conceitos transferidos pela frente de Licenciamento Urbano podem ser adaptados para a realidade da prefeitura, mas é importante que as formas de acompanhamento sejam mantidas. Primeiramente, para uma maior aderência e continuidade da frente; segundo, para permitir a comparação com os períodos em que eventuais parceiros estejam presentes. É fundamental a sinergia entre a visão do método e a vivência da realidade local. É importante, no entanto, notar as diferenças entre sugestões ou adaptações e resistências ou inseguranças com o novo método.
  • É importante que as metas visem à desburocratização do processo de licenciamento no município, em que a estrutura é observada de forma integrada, com uma visão por processos e evitar o efeito “silo”. A adoção de projeto simplificado e aprovação imediata para empreendimentos de baixo impacto vêm de encontro a simplificação de processos, mas cabe ressaltar o papel da fiscalização como elemento chave para a manutenção da confiança nos profissionais e nos cidadãos, e a fiscalização deve se estabelecer para além de ação punitiva, sendo também ação educativa, em função do contato direto com a comunidade.
  • A metodologia é uma ferramenta de acompanhamento e otimização de recursos, mas isso não impede que ela seja questionada ou adaptada de acordo com a realidade da prefeitura. As metas propostas devem ser seguidas, pois foram geradas a partir de um potencial identificado pelo planejamento. As metas pactuadas devem continuar com o objetivo de otimizar recursos. As metas precisam considerar especificidades locais e processos que possam impactá-las (ex. revisão da legislação).
  • As rotinas previstas na sistemática de reuniões devem ser sempre mantidas, pois a ausência e as remarcações dispersam a equipe envolvida e comprometem o alcance de resultados.
  • Uma boa comunicação do projeto e dos resultados diminuem resistências e disseminação de boatos. Assim, a sistemática de acompanhamento pressupõe a divulgação e o treinamento de todos os envolvidos. Painéis com gráficos podem ser colocados à vista em pontos estratégicos dentro do ambiente de trabalho informando o conteúdo e a importância destes. Podem ser utilizados informativos impressos como folhetos e avisos para divulgação das metas, das ações, dos resultados alcançados, das reuniões realizadas bem como um calendário das futuras reuniões.
  • O diálogo entre poder público e empreendedores deve ser constante, pois essa interface garante uma maior aplicabilidade e sucesso da frente. Workshops com entidades de classe e empreendedores podem auxiliar na construção de soluções bem como estreitar a relação entre o poder público e a sociedade civil.
  • A comunicação com os profissionais e os proprietários deve visar a transparência do processo licenciatório.
  • O apoio tecnológico, como a base única de dados e plataformas online, é essencial no desenho da frente de Licenciamento Urbano, pois dá suporte e celeridade aos processos e estabelece padrões únicos de análise.
  • Para fazer frente à revisão da legislação urbanística, em muitos casos necessária para a desburocratização do processo licenciatório, o estabelecimento de uma consultoria jurídica de suporte nas secretarias pode auxiliar na elaboração/alteração de textos legais e agilizar ações que dependem de mudanças jurídicas.
  • Sugere-se que, no decorrer da execução da frente de Licenciamento Urbano, ocorram reuniões de checkpoint para reforçar conceitos e revisar os processos que estão em andamento. Isso evita perdas no andamento da frente e, caso haja um parceiro técnico envolvido, que os servidores não assumam responsabilidades e atividades tardiamente.
  • Para a manutenção do empenho e dedicação é necessário regularmente verificar demais gargalos e repactuar as metas. Ressaltar as ações cumpridas e os resultados alcançados, sem perder de vista as ações que ainda devem ser realizadas, também motivam positivamente os servidores envolvidos na frente.
  • O processo de monitoramento e controle deve ser constante e sempre estar de acordo com o cronograma. Um acompanhamento bem feito gera melhores resultados. Antes da entrada de um parceiro técnico no município, principalmente se os perfis forem distintos dos servidores, recomenda-se a realização da transição e da comunicação dos novos trabalhos e do perfil dos consultores. Isso evita o estranhamento e também atenua resistências. A fase de conscientização deve ser feita, pois o perfil e comportamento dos consultores do parceiro técnico podem ser bem distintos do perfil dos servidores.
  • É necessário que a prefeitura disponha de técnicos empenhados em aprender o método no início do projeto. É preciso conhecer a construção de metas, a manipulação das bases de dados e a sistemática de acompanhamento dos desvios. Os participantes da frente devem internalizar os conhecimentos e executar as ações indicadas pelo parceiro técnico.
  • Para as lições aprendidas, o importante é propiciar discussões sobre as experiências vivenciadas durante cada ciclo (por exemplo, anual). Compartilhar ideias e práticas (positivas ou não) permite a sustentabilidade e a perenidade do projeto.

Para acompanhamento de práticas inspiradoras e de novidades sobre o programa Juntos, acesse a plataforma: www.programajuntos.org.br.

 

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