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Desafio

Recomendações Gerais | Diagnóstico da Folha de Pagamentos

As recomendações gerais são sugestões apreendidas pelas experiências da frente de Diagnóstico da Folha de Pagamento. São as lições aprendidas que foram levantadas e podem auxiliar as novas prefeituras que queiram implementar a frente. As recomendações podem ser consideradas também como um guia rápido para determinadas situações que ocorram durante o projeto. E também apoiam a sustentabilidade. Temas como liderança, engajamento e método foram considerados nas recomendações abaixo.

  • As lideranças da frente precisam apoiar os envolvidos sempre. Eles são os agentes de mudança e os responsáveis por legitimar o que está sendo implementado. O prefeito é o principal patrocinador das frentes no município e deve participar das decisões estratégicas.
  • Somente com uma mudança de cultura a frente será sustentável. Os servidores precisam entender e comprovar que a iniciativa é positiva para todos. É importante demonstrar os resultados do diagnóstico.
  • Deve ser realizada aos servidores uma comunicação que deixe claro que o objetivo da frente é otimizar despesas e com isso contribuir para melhores resultados no município (ou melhoria do gasto público), ampliando capacidade de investimento e melhoria de serviços públicos. Com o engajamento dos servidores em uma causa maior, a discussão sobre temas sensíveis e que podem gerar resistências, como a análise de gratificações e adicionais, se tornarão menos impopulares.
  • Os multiplicadores/pontos focais são os responsáveis pela operação da frente no município, pois articulam e se envolvem com ações de diversas entidades. É de fundamental importância que as responsabilidades deles sejam respaldadas pelas lideranças;
  • As reuniões de N1 são apresentadas as estratégias e os desdobramentos das entregas efetuadas. A participação ativa do Comitê Gestor e o prefeito propiciam esses resultados.
  • Durante o planejamento da frente, deve-se considerar não somente os órgãos da Administração Direta, mas também a ampliação do escopo com aquelas que pertencem à Administração Indireta.
  • Quando ocorrer alterações nos servidores envolvidos na frente (por exemplo: mudança de servidores) o substituto deve ser informado do histórico de ações, bem como ser empoderado entre os envolvidos da frente. Isso atenua a redução de engajamento nas atividades ou em possíveis descontinuidades da frente.
  • Os conceitos transferidos pela frente de Diagnóstico da Folha de Pagamento podem até ser adaptados para a realidade da prefeitura, mas é importante que as formas de acompanhamento sejam mantidas. É fundamental a sinergia entre a visão do método e a vivência da realidade local. Porém, sugestões ou adaptações não podem ser confundidas com resistências ou inseguranças com o novo método.
  • As metas propostas pelo parceiro técnico devem ser seguidas, pois foram geradas a partir de um potencial identificado pelo planejamento. As metas repactuadas ou desenvolvidas devem continuar com o objetivo de otimizar recursos e reduzir inconsistências ou fraudes.
  • As rotinas previstas na sistemática de reuniões devem ser sempre mantidas, pois a ausência e as remarcações dispersam a equipe envolvida e comprometem o alcance de resultados.
  • Monitoramento e controle: deve ser constante e sempre estar de acordo com o cronograma. Um acompanhamento bem feito gera melhores resultados.
  • Antes da entrada de um parceiro técnico no município, principalmente se os perfis forem distintos dos servidores, recomenda-se a realização da transição e da comunicação dos novos trabalhos e do perfil dos consultores. Isso evita o estranhamento e também atenua resistências. A fase de conscientização deve ser feita, pois o perfil e o comportamento dos consultores do parceiro técnico podem ser bem distintos do perfil dos servidores.
  • É necessário que a prefeitura disponha de técnicos empenhados em aprender o método desde a entrada do parceiro técnico no município. É preciso conhecer a construção de metas, a manipulação das bases de dados e a sistemática de acompanhamento dos desvios. Os participantes da frente devem internalizar os conhecimentos e executar as ações indicadas pelo parceiro técnico. Conhecer e executar os processos são fundamentais para a continuidade do equilíbrio fiscal no município.
  • Os participantes da frente devem ter ciência de que o processo demanda tempo para ser internalizado para ele se transformar em uma rotina. O empenho e a participação são fundamentais para a continuidade das ações.
  • Para as lições aprendidas, o importante é propiciar discussões sobre as experiências vivenciadas durante o ciclo (por exemplo, anual). Compartilhar ideias e práticas (positivas ou não) permite a sustentabilidade e a perenidade do projeto.
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