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Desafio

Governança | Perfis para a Composição de Grupos de Trabalho da frente de Licenciamento Urbano

É importante para a frente que todos os servidores da prefeitura sejam comunicados do andamento e dos próximos passos do projeto reforçando o engajamento. O Comitê Gestor deve analisar uma série de critérios para selecionar os integrantes dos grupos de trabalho, como confiança e receptividade aos processos. Além disso é recomendada a participação de profissionais de carreira para garantia da sustentabilidade do programa.

Gestores de processos: ter conhecimento técnico para acercar o gerenciamento do plano de ações; ter comprometimento e persistência em apoiar a mudança de cultura e o cumprimento das reuniões de nível. Ter autonomia reconhecida para solicitação de informações e acompanhamento das metas junto às equipes da prefeitura.

Equipes da prefeitura: são aqueles que atuam no dia a dia das ações. Precisam ter conhecimento técnico para interpretar e analisar os processos. É importante que sejam proativos e hábeis em trabalhar com prazos.

Multiplicadores (ou pontos focais): ter elevado conhecimento técnico do processo, ter análise crítica e ser aberto a mudanças no processo. Ter espírito proativo e criativo. Preferencialmente ter conhecimento sobre gerenciamento de projetos.

Na frente realizada em Campinas o Comitê Gestor foi composto pela Secretaria Municipal de Administração (SMA), Secretaria Municipal de Gestão e Controle (SMGC) e Secretaria Municipal de Chefia de Gabinete do Prefeito (SMCGP). Esta última teve papel importante como facilitadora da frente, pela elevada capacidade de relacionamento interpessoal e de negociação para gestão de conflitos. Além das secretarias que compõem o Comitê Gestor, outras secretarias municipais participaram da frente por estarem relacionadas ao licenciamento urbanístico e ambiental. Foram elas: Secretaria Municipal de Urbanismo (SEMURB), Secretaria Municipal do Verde, Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SVDS); Secretaria Municipal de Planejamento e Desenvolvimento Urbano (SEPLAN); Secretaria Municipal de Infraestrutura (SEINFRA); Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos (SAJ); Secretaria Municipal de Finança (SMF) e Secretaria Municipal de Habitação (Sehab). A frente envolveu no total cerca de 80 pessoas na Prefeitura de Campinas.

Alguns órgãos da administração pública externos à prefeitura também foram envolvidos na frente de Licenciamento Urbano: a Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A (SANASA); a Empresa Municipal de Desenvolvimento de Campinas (EMDEC); a Informática de Municípios Associados S/A (IMA); o Conselho de Defesa do Patrimônio Cultural de Campinas (CONDEPAC) e a Companhia Ambiental do Estado de São Paulo (CETESB).

Um importante fator de sucesso da frente foi o trabalho integrado realizado por todos os envolvidos, garantindo o alcance de resultados.

Um dos grandes desafios para as prefeituras, após a saída do parceiro técnico, é a repactuação de metas nos novos ciclos que se iniciam. As novas metas precisam ser negociadas com todos os órgãos participantes da frente. Isso é importante, pois dessa forma as resistências são reduzidas e o engajamento dos servidores tende a ser mais alto. A manutenção das rotinas e metodologia de trabalho, bem como o envolvimento dos principais articuladores, como secretários e prefeitos, são peças-chave na sustentabilidade do trabalho e importante para o sucesso e continuidade das ações.

Na frente de Licenciamento Urbano em Campinas a Secretaria Municipal de Gestão e Controle assumiu o papel realizado pelo parceiro técnico após a saída deste, mantendo a metodologia, a coleta de dados atualizados junto a outras secretarias, a entrega dos relatórios em dia e a preparação das reuniões de níveis. Essa manutenção de procedimentos e prazos, juntamente com a proatividade das lideranças, foi essencial para a sustentabilidade do trabalho desenvolvido.

Outro recurso interessante no andamento da frente é o incentivo da criatividade e da inovação nos órgãos envolvidos. Isso porque, dessa forma, os servidores terão liberdade de propor soluções para melhorias e priorização de programas e ações, tornando a frente uma solução coletiva.

É necessário que todos os agentes de mudança estejam preparados e engajados para a condução do novo processo. O engajamento dos servidores e a receptividade a mudanças são fatores que facilitam a aplicabilidade e a sustentabilidade da frente.

Para o secretário Silvio Bernardin, da Secretaria de Administração do município de Campinas, o sucesso da frente de Licenciamento Urbano pode ser verificado pelo envolvimento dos servidores em criar um processo mais ágil e transparente. O compromisso e a participação destes garantiu a perenização do projeto na prefeitura após a saída do parceiro técnico.

Além disso a comunicação possui um papel importante no processo cultural, pois a partir de campanhas internas e informes o compartilhamento de informações dá transparência, conhecimento e a sensação de pertencimento e participação nos processos aos servidores. Ou seja, é preciso que a prefeitura se comprometa com a transformação da cultura organizacional interna, difundindo conceitos de eficiência e controle de resultados.

É imprescindível ter a capacidade necessária de se analisar criticamente os métodos e processos de trabalho e também o acompanhamento das metas pactuadas. O suporte das lideranças da frente e dos setores envolvidos é de grande importância para a disseminação do método e mudança de cultura.

Para garantir a perenização do projeto são primordiais o compromisso e a participação ativa dos agentes de mudança, particularmente no período de transição, quando a responsabilidade pela continuidade da frente passa a ser exclusivamente das prefeituras.

Para perenidade das ações, além de serem designados responsáveis pela frente nos municípios após a saída do parceiro técnico, é sugerida a criação de Comitês de Sustentabilidade. O grupo é composto predominantemente por servidores já envolvidos com a frente em andamento e também por outras pessoas engajadas e dispostas a contribuírem mais ainda para a continuidade das ações. É importante ressaltar que os participantes do Comitê necessitam ter bom relacionamento e influência entre os departamentos e secretarias.

Em linhas gerais, as atribuições do Comitê de Sustentabilidade são:

• Dar continuidade as ações já implementadas pela frente;

• Zelar pela manutenção da qualidade na execução;

• Organizar as reuniões de nível, mantendo o foco e objetividade;

• Estabelecer prazos e tarefas definidas, com a indicação de responsáveis.

Com isso o grupo conseguirá garantir o alinhamento e o andamento dos trabalhos, assim como monitorar e aprimorar as ações sistêmicas. Outros pontos positivos são a validação de modelos de gestão, a estruturação de soluções para replicabilidade e uma maior gestão do conhecimento adquirido pelas práticas.

O êxito na continuação do projeto compreende coletivizar e comprometer pessoas com as novas ideais, com os resultados e com os benefícios que o trabalho gera para os cidadãos.

Em alguma fase do desenvolvimento da frente de Licenciamento Urbano é possível que as cidades tenham que lidar com mudanças nos quadros das equipes envolvidas na frente. Comitês Gestores enfrentam situações diversas, sendo uma das principais causas da mudança a incompatibilização e resistência de alguns servidores indicados com conceitos e técnicas apresentadas na frente. Outra situação também é a incorporação dos servidores comissionados na frente de Licenciamento Urbano, mesmo com a recomendação de que sejam escolhidos os servidores de carreira, pois há uma maior garantia da perpetuidade mesmo com uma mudança de gestão no município.

Em todas as situações que possam ocorrer o Comitê Gestor deve agir rapidamente, acionando um processo claro e bem definido de sucessão dos servidores, pois caso contrário a sustentabilidade da frente poderá ser ameaçada. De maneira antecipada o comitê gestor deverá solicitar ao servidor a documentação dos processos e histórico de suas ações, objetivando não perder os dados. O substituto deverá receber instruções e treinamento adequado para que não tenha grandes dificuldades.

Todas as ferramentas e históricos devem ser repassados ao substituto, além de ter o contato de algum outro servidor que atue na frente há mais tempo para apoio a dúvidas.

Segundo Carlos Augusto Santoro, secretário de Urbanismo do município de Campinas, um ponto fundamental foi a chamatória de todos os funcionários das secretarias envolvidas para tomarem ciência da frente de Licenciamento Urbano. A ação visou engajar os funcionários e comprometê-los com o alcance das metas compactuadas, mesmo com mudanças na gestão municipal.

Como qualquer mudança de cultura, podem existir resistências e dificuldades a serem enfrentadas neste processo. Mas a constância do envolvimento dos servidores e secretarias pode reverter as dificuldades encontradas. Os servidores, sobretudo, precisam se sentir presentes e responsáveis pelas ações da frente. Somente com treinamento, engajamento dos servidores e comunicação adequada a continuidade da frente de Licenciamento Urbano será preservada.

A Comunitas, a partir de sua frente de Sistematização e Sustentabilidade, apoia os municípios participantes da rede Juntos na transição das frentes do parceiro técnico para os servidores, a partir de diagnósticos, monitoramento, proposição e orientação de ações ao parceiro técnico. O intuito é sempre promover autonomia aos servidores e mitigar ao máximo os impactos da saída da consultoria. O acompanhamento das reuniões e resultados é realizado pela Comunitas mesmo após a prefeitura ter assumido os processos.

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