Voltar
Desafio

Ferramentas | Termo de Abertura

O Termo de Abertura (também chamado de Project Charter) é o processo de desenvolvimento de um documento que formaliza e autoriza a execução do projeto. Ele é definido na fase de iniciação de um projeto. Nele poderão constar os requisitos iniciais ou uma fase, com o objetivo de comunicar o início do projeto para todas as partes interessadas. O Termo de Abertura concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades.

O Termo de Abertura deverá conter, preferencialmente:

  • Propósito do projeto ou justificativa;
  • Objetivos mensuráveis do projeto e seus critérios de sucesso relacionados;
  • Requisitos gerais;
  • Descrição geral do projeto, características dos produtos finais;
  • Resumo do cronograma e seus marcos (milestones);
  • Resumo do orçamento;
  • Requisitos para aprovação do projeto (quais benefícios; quem decide se o projeto foi bem sucedido ou não);
  • Gerente do projeto, sua responsabilidade e nível de autoridade;
  • Nomes e responsabilidades das pessoas que validam o termo de abertura do projeto.

Outros tópicos são também adicionados ao Termo de Abertura para maior detalhamento do projeto:

  • Premissas e riscos preliminares;
  • Influência e expectativas das partes interessadas;
  • Equipe do projeto.

 

Os objetivos são fundamentais para a elaboração de um planejamento. Eles são o fim, o destino, o resultado esperado. Uma técnica muito comum utilizada para definir-los e facilitar o acompanhamento dos indicadores durante o projeto são os objetivos SMART. Nessa técnica, os objetivos precisam ser sempre: específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas (ou relevantes) e temporizáveis (que tenha limite de tempo).

exemplo de termo de abertura

Figura: Modelo do termo de abertura utilizado no EGP

 

Sempre que um novo projeto é iniciado um Termo de Abertura deve ser definido. O documento permite explicitar os quais os objetivos e seus limites, além de definir o âmbito do projeto, assim como o seu produto final. O Termo de Abertura é divulgado preferencialmente pelo gerente do projeto após ser elaborado em conjunto com sua equipe, aprovado pelo patrocinador e as partes interessadas informadas.

 

O Termo de Abertura do Projeto é o documento que formaliza a criação de um projeto e ele pode ser considerado a primeira entrega do mesmo.

A Linha de Base (também conhecida como Baseline) é um modelo, um guia do que foi planejado, já com todos ou a maioria dos atributos definidos e aprovados. Ou seja: a baseline sinaliza que o projeto está pronto para ser iniciado. É uma referência de controle e monitoramento do projeto, servindo para acompanhar e indicar o caminho pelo qual o projeto deverá seguir. A Linha de Base permite a comparação entre o previsto e o realizado e dá elementos de avaliação tanto para o projeto em andamento quanto para outros projetos semelhantes, pois analisando as causas elimina-se os efeitos e se estabelece uma relação de realidade entre o previsto e realizado, minimizando seus desvios.

A modalidade de linha de base mais conhecida é a do cronograma para a aferição dos prazos previstos com os realizados, mas também existem linhas de base que acompanham o escopo do projeto e os custos. Por isso sua importância para o acompanhamento da execução de acordo com o que foi previsto.

 

exemplo de acompanhamento por linha de base do cronograma

Figura: Exemplo de acompanhamento por linha de base do cronograma. Com ela é permitido avaliar quais atividades foram realizadas dentro do prazo (azul) e quais delas estão em atraso (em vermelho) em uma data específica (linha em cinza).

 

Em Pelotas, o EGP possui um indicador para identificar qual é a quantidade de projetos cadastrados sem uma linha de base. Dessa forma, além da busca pelo próprio gerenciamento de projetos, é verificado se a documentação está completa.

Resumindo, as linhas de base incluem, mas não estão limitadas a:

  • Cronograma (Tempo): essa linha de base é o calendário de atividades do projeto, especificando as datas das tarefas de maneira cronológica.
  • Custos: a linha de base de custos é um orçamento referencial de quanto se pode investir no projeto.
  • Escopo: essa linha de base define o que se pretende entregar com o projeto.

A linha de base é criada no término do planejamento após a aprovação do patrocinador do projeto e dos responsáveis envolvidos. Sempre que houver uma nova repactuação dos prazos e alteração do escopo, uma nova linha de base deve ser aprovada pelo patrocinador e os envolvidos.

Após a aprovação, esta deve ser comunicada à equipe do projeto e a outras partes interessadas, pois ela é referência da execução é parte da documentação do projeto.

O gerente de projeto deve sempre ser informado das alterações e tentar influenciá- las sempre que necessário.

 

análise por quadro resumo

Figura: Outra forma de análise da linha de base, a partir de um quadro resumo.

 

O escopo, o cronograma e os custos são frequentemente combinados numa linha de base de medição de desempenho que é utilizada como uma linha de base geral de projetos. O desempenho e qualidade de um projeto são medidos pela comparação entre o planejado e o realizado. Uma técnica utilizada para esse monitoramento é a do Triângulo do Gerenciamento de Projetos.

Segundo Graça Braga, secretária adjunta de Desenvolvimento Urbano de Paraty, o Escritório de Gerenciamento de Projetos propiciou melhoria nos processos de licitação. Anteriormente, o prazo era de 6 a 8 meses, sendo que o prazo ideal é de aproximadamente 3 meses.

Voltar