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Desafio

Governança | Perfis para a Composição de Grupos de Trabalho

É importante para a frente que todos os servidores, participantes ou não do projeto, sejam comunicados do andamento e próximos passos, pois isso promove o engajamento e o senso de “fazer parte”. Porém, isso não significa que qualquer perfil pode compor os grupos de Gestores de Pacote ou de Multiplicadores.

Alguns critérios devem ser levados na escolha dos perfis, além da confiança e proximidade com a governança da frente. Ao levar em consideração alguns destes critérios a probabilidade de uma boa aderência e engajamento serão maiores. Em todos os casos é recomendada a participação de profissionais de carreira nos grupos e que eles estejam interessados e comprometidos com a frente.

 

  • Coordenador/Gerente do EGP: esta função é fundamental para a continuidade e legitimação do Escritório de Gerenciamento de Projetos. Primordialmente, o papel de coordenação é destinado a um secretário ou servidor com status de secretário na estrutura organizacional da prefeitura, pois uma das suas atribuições consiste em tratar ações com a alta liderança e patrocinadores dos projetos. Outro ponto é a necessidade de conhecimentos e experiência em gerenciamento de projetos e planejamento.

  • Um Coordenador com experiência em projetos de baixa, média e alta complexidade conseguirá lidar com os desvios e suas respectivas contramedidas com melhor eficiência. Conhecimentos sobre a burocracia pública, seja ela municipal, estadual ou federal é positivo, pois diversos entraves de processos ou custos serão dessa natureza. Além do conhecimento técnico e experiência, o Coordenador necessita de elevada capacidade de relacionamento interpessoal e de negociação para gerir conflitos entre os envolvidos, mitigando os impactos negativos no projeto oriundos de resistências pessoais ou entre departamentos/ secretarias; sem contar que liderará o grupo de monitores que pertencem ao EGP.

  • Líderes/Gestores de Projeto: é recomendável que possuam cargo de supervisão ou liderança na prefeitura. De preferência, precisam ter, além de conhecimento técnico para interpretar e analisar os pacotes, habilidades em negociação e facilidade em interagir com as outras secretarias. A partir de sua articulação entre os atores é que serão elaborados os Planos de Ação.

  • Monitores: para cumprimento das funções, os monitores necessitam de conhecimento técnico para acercar o gerenciamento de projetos e o planejamento de atividades. Além disso, são, em muitos casos, os responsáveis em transferir e prover suporte aos outros envolvidos com o EGP, seja na ferramenta ou na metodologia. Outro ponto necessário é o comprometimento e persistência em apoiar a mudança de cultura e o cumprimento das reuniões de nível, pois provavelmente surgirão resistências para validação do EGP na prefeitura.
  • Patrocinadores (sponsors): necessitam de uma posição de liderança e autoridade dentro da secretaria, sendo de preferência o próprio responsável pela pasta. Isto é necessário, pois o patrocinador é responsável por representar e defender o projeto na alta administração (outros secretários, Comitê de Gestão ou próprio prefeito). Além disso, se responsabiliza por ações que estão acima do próprio Líder/Gestor de Projeto.
  • Equipes do Projeto: são os servidores que participam da execução do projeto, ou seja, atuam no dia a dia das ações. Dão suporte no acompanhamento do projeto e comunicam os avanços ou desvios. Não há padrão específico para este caso, mas é relevante que possuam habilidades e técnicas que contribuam para as entregas e possuam sinergia com os Líderes dos Projetos. O tipo e o número de membros da equipe do projeto muitas vezes podem mudar conforme o projeto se desenvolve.

 

NOTA: Mesmo com a escolha dos perfis ideais para composição dos grupos de trabalho, a participação das lideranças da frente é fundamental para a boa continuidade das ações. Os prefeitos e secretários que compõem o Comitê de Gestão possuem a visão integrada das ações e participam das decisões que definem a estratégia. Além disso, são as pessoas-chave para o engajamento das equipes e legitimação das atividades no município. Sem o envolvimento deles o risco de descontinuidade das ações é maior.

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