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Desafio

Ferramentas | PDCA no EGP

No ciclo de gerenciamento de projetos, o PDCA apoia o grupo de processos de monitoramento e controle, integrando todos os outros grupos de processo (iniciação, planejamento, execução e encerramento).

integração entre grupos de processos e monitoramento

Figura: Grupos de processos de gerenciamento de projetos e a integração com monitoramento e controle

 

Os processos são agrupados em cinco categorias, conhecidas como grupos de processos de gerenciamento de projetos. São elas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

A partir desses processos de monitoramento e controle pode-se acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificando desvios e gerando planos de mudança. O desempenho de um projeto e seus respectivos resultados e impacto são medidos por indicadores, que serão destacados no tópico seguinte.

 

Até setembro/15, entre os cinco projetos escolhidos para o piloto em Paraty, três estavam em andamento, enquanto um dos projetos está em processo de readequação e o último está com a obra paralisada por rescisão de contrato com a primeira colocada da licitação.

  • Escola Municipal Modelo: projeto em readequação;

  • Reforma e Construção de Postos de Saúde: em processo de rescisão de contrato e de chamada da segunda colocada da licitação;

  • Patrimônio UNESCO, Construção da Escola da Vila Oratória e Caís de Turismo: em andamento.

 

O controle de desvios nos projetos é também identificado por faróis, indicando atrasos tanto no cronograma quanto na sua eficiência orçamentária. A classificação de desvios e seu respectivo farol devem ser identificados por fatos ou, mais precisamente, a partir de indicadores de desempenho das ações. Os faróis variam de acordo com o atraso ou com perda da eficiência, conforme indicado abaixo:

faróis de status dos projetos

Figura: Faróis de status nos projetos.

 

Na frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos, o método do PDCA é de uso contínuo na verificação de desvios que impactam negativamente no andamento das ações e na busca de contramedidas. Na metodologia do parceiro técnico, quando o projeto se encerra e se torna uma rotina, o PDCA se torna um SDCA (Standard, Do, Check e Act; em português: Padronizar, Fazer, Verificar e Agir).

 

No método do EGP, há também faróis para identificar o comprometimento dos envolvidos. Eles monitoram se o gestor de projetos alimenta o EGP com as informações mais atualizadas possíveis e também se os desvios estão sendo tratados.

faróis de comprometimento dos gestores

Figura: Faróis para o nível de comprometimento dos gestores.

 

Para apoiar os processos e solicitar a participação dos envolvidos, o sistema de gerenciamento de projetos PROGES (Programa de Gestão Estratégica) adotado em Pelotas realiza disparo automático de e-mails aos responsáveis 10 dias antes de encerrar o prazo de envio das atualizações. Além disso, caso o responsável atrase as entregas, um registro automático é realizado.

 

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