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Desafio

Definir papéis e responsabilidades

Todos os envolvidos em uma frente de atuação precisam saber qual é o seu papel e a sua responsabilidade nesse esforço. Quando há uma definição clara de quais são as responsabilidades e as funções dos envolvidos, as possibilidades de atritos e sobreposições das ações são reduzidas. Com os papéis e as responsabilidades assumidos e bem executados, além do próprio engajamento das pessoas envolvidas, as atividades serão sustentáveis e duradouras.

Para a execução da frente de Equilíbrio Fiscal nos municípios é necessária a criação de um grupo de trabalho para acompanhamento das ações, participação das reuniões, definição de estratégias, entre outras atividades.

O grupo é composto por:

  • Prefeito: é  a principal liderança no município. Atribuições: participa das reuniões de N1, validando todas as ações definidas nos níveis anteriores; e recebe reportes do Comitê Gestor, quando necessário.
  • Comitê Gestor: é o responsável pela coordenação do projeto. Seus membros devem ser indicados pelo prefeito e normalmente são os secretários que lideram as secretarias maiores e/ou responsáveis pela gestão ou administração da prefeitura. Atribuições: participar das reuniões de acompanhamento, conduzir as reuniões de N1, garantir a disponibilidade dos dados e das equipes de trabalho, validar metas negociadas junto ao prefeito, garantir a execução das ações e a captura dos resultados, avaliar resultados e propor contramedidas, caso necessário.
  • Gestores de Pacote: responsáveis pelas contas, capazes de identificar oportunidades de redução de gastos ou incremento de receitas e difundir melhores práticas para todas as secretarias. Atribuições: analisar a Matriz de Resultados, validar os relatórios de desvios, apoiar os gestores de entidade na validação das ações com os secretários, acompanhar o desempenho do pacote, avaliar produtividade fiscal e a inadimplência, priorizar e analisar os principais contratos, fornecedores e secretarias.
  • Gestores de Entidade (secretários): responsáveis por todas as contas de uma entidade. Atribuições: avaliar o desempenho e os relatórios de desvios na sua secretaria, propor novas ações e participar das reuniões de acompanhamento.
  • Equipes da Prefeitura: conduzir as análises e elaborar os relatórios de desvios, participar das reuniões de acompanhamento.
  • Multiplicadores (ou Pontos Focais): são os responsáveis pela atualização dos dados nas Matrizes de Receita e Despesa, e também orientam gestores e equipes nos Planos de Ação. Atribuições: consolidar as análises e a priorização dos assuntos para reuniões, orientar a estratificação e a priorização de desvios, propor ações junto com as equipes para alcançar as metas, elaborar a agenda e organizar as reuniões, conduzir as reuniões.

Em Santos todos os gestores possuem um suplente, com o objetivo de que as reuniões de acompanhamento não sejam prejudicadas ou careçam de informações devido à ausência do gestor titular. Os suplentes devem sempre ser informados previamente do status do pacote e de quais serão os desdobramentos para o mês subsequente.

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