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Desafio

Definir papéis e responsabilidades

Todos os envolvidos em uma frente de atuação precisam saber qual é o seu papel e a sua responsabilidade nesse esforço. Quando há uma definição clara de quais são as responsabilidades e as funções dos envolvidos, as possibilidades de atritos e sobreposições das ações são reduzidas. Com os papéis e as responsabilidades assumidos e bem executados, além do próprio engajamento das pessoas envolvidas, as atividades serão sustentáveis e duradouras.

Para a execução da Frente de Equilíbrio Fiscal nos municípios é necessária a criação de um Grupo de Trabalho para acompanhamento das ações, participação das reuniões, definição de estratégias, entre outras atividades. Esse grupo é composto pelo:

  • Prefeito como principal liderança que participa das reuniões de N1, validando todas as ações definidas nos níveis anteriores; e recebe reportes do Comitê Gestor, quando necessário;
  • Comitê Gestor como responsável pela coordenação do projeto, onde seus membros são indicados pelo próprio Prefeito. Normalmente são os próprios secretários que lideram as secretarias maiores e/ou responsáveis pela gestão ou administração da prefeitura. Suas atribuições são participar das reuniões de acompanhamento, conduzir as reuniões de N1, garantir a disponibilidade dos dados e das equipes de trabalho, validar metas negociadas junto ao prefeito, garantir a execução das ações e a captura dos resultados, avaliar resultados e propor contra medidas, caso necessário;
  • Gestores de Pacote: responsáveis pelas contas, capazes de identificar oportunidades de redução de gastos ou incremento de receitas e difundir melhores práticas para todas as secretarias. Suas Atribuições são: a Matriz de Resultados, validar os relatórios de desvios, apoiar os gestores de entidade na validação das ações com os secretários, acompanhar o desempenho do pacote, avaliar produtividade fiscal e a inadimplência, priorizar e analisar os principais contratos, fornecedores e secretarias; 
  • Gestores de Entidade (secretários): responsáveis por todas as contas de uma entidade, avaliando o desempenho e os relatórios de desvios na sua secretaria, além de propor novas ações e participações das reuniões de acompanhamento; 
  • Equipes da Prefeitura: conduzir as análises e elaborar os relatórios de desvios, participar das reuniões de acompanhamento.
  • Multiplicadores (ou Pontos Focais): são os responsáveis pela atualização dos dados nas Matrizes de Receita e Despesa, e também orientam gestores e equipes nos Planos de Ação. Tendo como atribuições a consolidação das análises e a priorização dos assuntos para reuniões, orientar a estratificação e a priorização de desvios, propor ações junto com as equipes para alcançar as metas, elaborar a agenda e organizar as reuniões, conduzir as reuniões.

Uma coisa legal de se fazer e que vem dando certo em algumas cidades é o fato dos gestores terem um suplente nesse processo, para caso seja necessária a ausência do gestor, o acompanhamento das reuniões não fica prejudicada ou mesmo careçam de informações devido a ausência do titular. Mas é importante lembrar que o suplente deve sempre ser informado previamente do status do pacote e de quais serão os desdobramentos para o mês subsequente.

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