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Desafio

Governança | Papéis e Responsabilidades da frente de Diagnóstico da Folha de Pagamentos

Todas as reuniões devem ser agendadas em dias específicos do mês e as datas previamente compartilhadas. A intenção é a de que as remarcações sejam mínimas e de que os participantes se organizem para os encontros.

Recomenda-se que o calendário de reuniões seja antecipadamente planejado para que os participantes se organizem com antecedência. Remarcações, mudanças e cancelamentos devem ser realizados apenas em último caso para que se evite a dispersão da equipe e o não cumprimento de ações e responsabilidades definidas previamente.

Todos os envolvidos em uma frente de atuação precisam saber qual é o seu papel e a sua responsabilidade nesse esforço. Quando há uma definição clara de quais são as responsabilidades e as funções dos envolvidos, as possibilidades de atritos e sobreposições das ações são reduzidas. Com os papéis e responsabilidades assumidos e bem executados, além do próprio engajamento dos envolvidos, as atividades serão sustentáveis e duradouras.

Para a execução da frente de Diagnóstico da Folha de Pagamento nos municípios é necessária a criação de um grupo de trabalho para acompanhamento das atividades, participação nas reuniões, definição de estratégias, entre outras atividades. O grupo é composto por:

  • Prefeito: é a principal liderança no município. Atribuições: participar das reuniões de N1, validando todas as ações definidas nos níveis anteriores e recebe reportes do Comitê de Gestão, quando necessário.
  • Comitê Gestor: é o responsável pela coordenação do projeto. Seus membros devem ser indicados pelo prefeito e normalmente são os secretários que lideram as secretarias maiores e/ou responsáveis pela gestão ou administração da prefeitura. Atribuições: participar das reuniões de acompanhamento, conduzir as reuniões de N1, garantir a disponibilidade dos dados e das equipes de trabalho, validar metas negociadas junto ao prefeito, garantir a execução das ações e a captura dos resultados, avaliar resultados e propor contramedidas, caso necessário.
  • Facilitadores: são os pontos focais do projeto. Atribuições: acessar as informações gerais e auxiliar a coleta de dados nas secretarias, apoiar a identificação das oportunidades com seu conhecimento sobre os processos que impactam a folha de pagamentos; acompanhar e validar previamente as análises; participar das reuniões.
  • Gestores de Entidade (secretários): responsáveis por todas as contas de uma entidade. Atribuições: avaliar o desempenho e os relatórios de desvios na sua secretaria, propor novas ações e participar das reuniões de acompanhamento.
  • Equipes da Prefeitura: conduzir as análises e elaborar os relatórios de desvios, participar das reuniões de acompanhamento.

A participação da liderança é fundamental para a continuidade das ações. O prefeito e os secretários que compõem o Comitê Gestor possuem visão integrada das ações e participam das decisões que definem estratégias. Além disso, são as pessoas-chave para o engajamento das equipes e a legitimação das atividades no município. Sem o envolvimento deles o risco de descontinuidade das ações é maior.

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