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Desafio

Governança | Papeis e Responsabilidades da frente de Licenciamento Urbano

Todos os envolvidos em uma frente de atuação precisam saber qual é o seu papel e a sua responsabilidade nesse esforço. Quando há uma definição clara de quais são as responsabilidades e as funções dos envolvidos, as possibilidades de atritos devido às sobreposições das ações são reduzidas. Com os papéis e responsabilidades assumidos e bem executados, além do próprio engajamento dos envolvidos, as atividades serão sustentáveis e duradouras.

Para a execução da frente de Licenciamento Urbano nos municípios é necessária a criação de um grupo de trabalho para acompanhamento, participação das reuniões, definição de estratégias, entre outras atividades. O grupo é composto por diversos atores, que têm as seguintes funções:

  • Prefeito: principal liderança no município, participa das reuniões de N1, validando todas as ações definidas nos níveis anteriores e recebe reportes do Comitê Gestor, quando necessário.
  • Comitê Gestor: é o responsável pela coordenação do projeto. Seus membros devem ser indicados pelo prefeito e normalmente são os secretários que lideram as secretarias maiores e/ou responsáveis pela gestão ou administração da prefeitura. Tem como principais atribuições: participar das reuniões de acompanhamento; conduzir as reuniões de N1; garantir alinhamento estratégico das ações; avaliar o andamento das ações no que se refere a cumprimento dos prazos e às estruturas organizacionais (papéis e responsabilidades, alinhamento conceitual, escopo, riscos e objetivos estabelecidos no redesenho dos processos) bem como avaliar resultados e caso necessário, propor contramedidas; avaliar o desempenho e os relatórios de desvio de todos os processos; apoiar a interface entre departamentos e secretarias da prefeitura, resolvendo conflitos; atuar como facilitador entre os principais envolvidos na execução das ações; aprovar ou reprovar as solicitações de mudança propostas; interromper, suspender ou cancelar ações que estejam em desacordo com o produto esperado ou desalinhados com a estratégia da prefeitura.
  • Gestores de Entidade (secretários): são os secretários que lideram as secretarias envolvidas no processo de licenciamento urbano e quando aplicável, o licenciamento ambiental. Tem como principais atribuições: participar das reuniões de N1, garantir a disponibilidade de dados e das equipes de trabalho; avaliar o desempenho e os relatórios de desvio na sua secretaria, propor novas ações e apoiar a condução das ações.
  • Gestores de processos: responsáveis pelo acompanhamento dos processos redesenhados e das ações derivadas. Tem como principais atribuições participar das reuniões táticas, estratégicas e operacionais; propor novas ações ou seu cancelamento; visar o cumprimento dos objetivos compactuados; consolidar as análises e a priorização de desvios; conduzir os relatórios de desvios; descrever as ações, desenvolver e atualizar os planos de ação para correção de anomalias/desvios durante a execução, estabelecer ações de prevenção ou mitigação conforme necessário, identificar oportunidades; propor ações junto às equipes para alcançar as metas; comunicar avanços, atrasos ou outras quaisquer mudanças no plano de ação ao Comitê Gestor.
  • Equipes da prefeitura: atuam no dia-a-dia das ações. Suas atribuições englobam a execução dos planos de ação, a elaboração de relatórios técnicos de desvios e a participação nas reuniões de acompanhamento.
  • Multiplicadores (ou pontos focais): Responsáveis pela atualização dos dados dos planos de ação. Tem como principais atribuições: coletar e analisar informações e dados; realizar o diagnóstico da situação atual, mapear os processos priorizados; sugerir e elaborar em conjunto com os gestores de processos os planos de ação para solução de dificuldades identificadas, ou para reavaliação de cronogramas de execução das atividades; realiza a medição de desempenho e elaborar o reporte de status das ações de acordo com periodicidade estabelecida e enviar às partes interessadas declaradas no plano de projeto; facilitar o entendimento do projeto pelos agentes mais importantes; registrar as ações aprendidas no processo e avaliar qualitativa e quantitativamente o desenvolvimento do projeto até o seu término; elaborar a agenda e organizar as reuniões, conduzir as reuniões. Importante salientar a relevância da presença de algum membro representando a autoridade do gabinete do prefeito neste papel para conferir legitimidade e autoridade quando do momento de tomada de decisões menores, porém que podem gerar divergências em um grupo tão grande.

 

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