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O que é Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) é uma unidade organizacional comumente implantada para contribuir no aumento de eficiência e eficácia dos projetos. No contexto do programa Juntos, a frente de trabalho chamada EGP se insere no pilar de Gestão do programa e tem como objetivo auxiliar as cidades no aprimoramento e a otimização de processos, definição de metodologias e ferramentas de acompanhamento para que o município alcance suas metas e melhore seus resultados.

Por meio desta frente de trabalho há o desenvolvimento de sistemas de gestão e metodologia de projetos com suas políticas, procedimentos e práticas de gerenciamento. Dentre as ações da frente temos:

  1. A identificação da carteira de programas e projetos, seguido de análise para verificar se estão alinhados com os objetivos estratégicos da prefeitura e para examinar a disponibilidade orçamentária para a implantação.
  2. A priorização da carteira para atender necessidades de sequenciamento e de disponibilidade de recursos.
  3. Por fim, o planejamento, contratações, execução e acompanhamento dos programas e projetos.

 

O Escritório de Gerenciamento de Projetos é uma estrutura que padroniza processos relacionados à governança de projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. Em algumas organizações, o EGP também é conhecido como PMO – Project Management Office. É atribuição dessa estrutura desde prover funções de apoio ao gerenciamento de projetos até ser responsável pela direção de um ou mais projetos. Entre todas as ações possíveis de um EGP, na frente do programa Juntos estabeleceu-se a criação de uma entidade, departamento ou grupo criado para implementar e padronizar diretrizes, práticas, processos e operações de gerenciamento de projetos, sendo responsável por centralizá-los para análise e acompanhamento das ações, seguindo um mesmo padrão.

 

Assim o EGP garante a qualidade dos produtos e serviços e aumenta a eficiência dos processos, além de ser o ponto de referência para as partes interessadas (stakeholders) nos projetos. As partes interessadas ou stakeholders são pessoas ou organizações que envolvidas no projeto ou que seus interesses possam ser afetados pela execução ou término do projeto. Elas podem exercer influência sobre o projeto e suas entregas.

No setor público brasileiro, desde 1964 há um movimento para um gerenciamento orientado a projetos com a criação do Orçamento-Programa, que consiste na integração entre o planejamento e o orçamento público, surgindo a necessidade de se planejar as ações, antes de executar o Orçamento. Em 1998, a partir do Decreto do Governo Federal nº2.829/98 foram estabelecidas normas para a elaboração e execução dos Planos Plurianuais e dos Orçamentos da União, definindo o uma vinculação entre o planejamento e o orçamento em todo o país. Os PPAs passaram a ser planejados e estruturados como programas e os seus orçamentos como Orçamentos-Programas, isto é, como conjuntos de projetos.

Com isso, é objetivo do Escritório de Gerenciamento de Projetos que, após sua criação, a organização alcance benefícios com a padronização de processos, definição de políticas, procedimentos e práticas de gerenciamento de projetos, além de apoiar o cumprimento da legislação. O EGP pode assumir funções de controle e auditorias nos projetos, mas também ser fonte de orientação, documentação e capacitação relacionadas às práticas envolvidas na gestão dos projetos dentro da organização.

Um Escritório de Projetos ou PMO (Project Management Office) é uma entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.

Para as prefeituras que desejam implantar a frente de EGP, é sugerido que seja realizado inicialmente um piloto, com critérios mais restritivos de priorização de projetos. Com uma seleção reduzida, o processo de criação de uma cultura de gerenciamento de projetos é fortalecido, reduzindo riscos operacionais e dispersão das ações.

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