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Desafio

Por que Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Os governos municipais atendem as demandas da população de sua cidade, tais como: saúde, educação, segurança, mobilidade, água e saneamento, etc. Além destas demandas, há também os projetos que constam nos Planos de Governo, chamados Lei Orçamentária Anual (LOA) e Planos Plurianuais (PPA). Há também a necessidade de cumprimento da legislação federal que regulamenta o atrelamento entre o planejamento e o orçamento dos programas (Orçamento-Programa), pois todos eles devem conter: objetivo, órgão responsável, valor global, prazo de conclusão, orçamento, indicadores de desempenho e as metas correspondentes aos bens e serviços necessários para atingir o objetivo.

Para atender todas essas ações e cumprir os objetivos previstos os governos encaram, geralmente, desafios comuns. Por exemplo: manutenção da qualidade dos serviços, burocracia, cumprimento de prazos e orçamento.

Para superar essas situações o setor público passou a adotar práticas bem-sucedidas da iniciativa privada. A gestão por objetivos estratégicos, o controle mais detalhado do orçamento e a utilização de indicadores de desempenho são alguns deles. O Escritório de Gerenciamento de Projetos é uma forma de se empregar essas práticas.

O EGP permite, além de centralizar o conhecimento e padronizar as atividades, uma maior eficiência (qualidade e produtividade no uso dos recursos), além de propiciar eficácia (cumprimento dos objetivos) e de efetividade (obtenção de resultados e benefícios).

Na gestão pública a carteira de projetos que será executada durante o governo é formulada a partir de diversas fontes (campanha eleitoral, plano de governo, Plano Plurianual, Lei Orçamentária Anual e Lei de Diretrizes Orçamentárias), desenvolvendo um planejamento estratégico. Este, após aprovação, possibilitará que as ações sejam implementadas com o gerenciamento adequado e de acordo com as regras do Orçamento-Programa. Entre essas ações estarão contemplados projetos de expansão ou melhoria de serviços públicos. Dessa forma haverá uma maior garantia da efetividade dos benefícios entregues à população.

macro-fluxo dos processos de gerenciamento

Figura: Macro-fluxo dos processos de gerenciamento de projetos no setor público.

 

As práticas de gerenciamento são indispensáveis para ajudar as organizações a gerenciar projetos com foco e efetividade, a partir da aplicação de conhecimentos, ferramentas e habilidades para garantir o sucesso dos projetos. O gerente de projetos é responsável por assegurar o sucesso do projeto. Isso não significa, entretanto, de que ele seja o responsável pela execução do trabalho. A sua responsabilidade é trabalhar lado-a-lado com um conjunto de interessados – também conhecido como stakeholders – para concluir o trabalho.

 

O Escritório de Gerenciamento de Projetos, quando bem implantado e disseminado entre todas as partes envolvidas, gera como resultados:

  • Aumento da taxa de sucesso dos projetos, estabelecendo uma gestão mais efetiva sobre requisitos, prazos, custo, recursos e qualidade;

  • Melhoria acompanhamento e mensuração de resultados;

  • Disponibilização de informações confiáveis sobre os projetos para auxiliar na tomada de decisões dos agentes envolvidos.

 

No contexto da gestão pública, a existência de um EGP permite com que ocorra uma unificação das práticas e da forma de gerir os projetos. As secretarias usualmente atuam de forma descentralizada e executam seus projetos de acordo com os seus próprios critérios. Os órgãos trabalham de maneira independente, dificultando a visão do todo pela prefeitura. O Escritório de Gerenciamento de Projetos permite que as ações sejam trabalhadas de maneira conjunta e integrada.

 

Segundo César Mendes, coordenador de Estratégia e Gestão de Pelotas no governo Eduardo Leite, o Escritório de Projetos não é só uma ferramenta de controle, mas também proporciona uma parceria transversal em ações ou projetos entre secretarias.

 

Resumidamente, estes são os principais benefícios para a implantação de um EGP:

  • Gerentes dos Projetos executarão os projetos de acordo com as diretrizes estratégicas definidas pela prefeitura. Cada secretaria possui seus especialistas e responsáveis para os projetos;
  • A coordenação da gestão dos projetos passa a ser centralizada e documentada por um órgão específico;
  • O EGP permite manter corretamente informada a alta administração da prefeitura sobre o andamento dos projetos;
  • Melhoria no processo de tomada decisão, com maior clareza sobre diferentes responsabilidades de prefeito, secretários, gestores e técnicos. O EGP tem por premissa alocar corretamente uma decisão, seja ela estratégica, tática ou operacional, ao nível hierárquico necessário;
  • Treinamentos e disseminação das diretrizes para os servidores, mitigando falhas de processos. Os procedimentos, sistemáticas e ferramentas são padronizados e definidos;
  • Os projetos passarão a ser ativamente monitorados e gerenciados durante sua execução, fazendo com que as decisões de interromper o projeto ou de tratar as contramedidas não sejam tardias, com desperdício de recursos;
  • Utilização de ferramentas e tecnologia para acompanhamento dos projetos e resultados, com maior transparência das ações;
  • Possibilidade de utilização de indicadores de desempenho e resultados.

 

As práticas de gerenciamento de projetos no setor público propiciam condições para uma gestão mais eficiente. As novas práticas abordam:

  • Planejamento estratégico;

  • Análise dos processos rotineiros, garantindo melhoria da qualidade e eficiência;

  • Possibilidades de expansão de serviços e integração com outras frentes, como o Equilíbrio Fiscal.

 

Em Paraty, durante a fase de estruturação da frente do Escritório de Gerenciamento de Projetos, foram identificados 68 projetos divididos em dez secretarias municipais. A priorização de projetos foi realizada a partir do impacto social e econômico, aderência ao plano de governo, disponibilidade de recursos financeiros e o prazo para execução. A priorização de projetos é necessária para que os recursos (financeiros e humanos) sejam focados e dedicados em ações que trarão mais benefícios para a população.

priorização de processos paraty

Figura: Processo de priorização de projetos em Paraty.

 

Entre os 68, 13 foram considerados elegíveis de priorização a partir de critérios previamente definidos (cronograma, orçamento, linha de base, entre outros) e, por fim, cinco deles foram escolhidos como prioritários. Eles estão ligados às áreas de educação, saúde, patrimônio histórico e urbanismo. Estes projetos faziam parte de quatro secretarias diferentes e um deles era diretamente ligado ao gabinete do prefeito.

 

Em Paraty, a partir do processo de identificação e priorização de projetos, 13 deles foram elencados como prioridade devido ao seu impacto social e econômico, aderência ao plano de governo, disponibilidade financeira e prazo definido para execução. Para isso foram realizadas entrevistas em dez secretarias. Como a metodologia era nova para muitos servidores, optou-se pela realização de um piloto com a escolha de cinco projetos. Estes estão ligados às áreas de educação, saúde, patrimônio histórico e urbanismo.

 

Já em Pelotas o processo de identificação dos projetos foi realizado a partir da avaliação das ações contidas no PPA, LDO, LOA e no sistema orçamentário, consolidando uma lista de projetos a serem cadastrados e disponibilizados no sistema de gerenciamento. Os projetos que não possuem linha de base (informações essenciais para o acompanhamento do projeto) são atualizados posteriormente, após recebimento das informações.

projetos cadastrados no sistema em Pelotas

Figura. Relação de projetos cadastrados no sistema de gerenciamento de projetos e projetos com linha de base no último mês da frente de EGP com parceiro técnico em Pelotas.

 

Todas as informações dos projetos, tais como as suas linhas de base, cronogramas e atividades previstas, são cadastradas em um sistema de gerenciamento de projetos chamado PROGES (Programa de Gestão Estratégica). O programa foi desenvolvido pela própria prefeitura por meio da Coinpel3. Os projetos identificados pela prefeitura foram classificados de acordo com a sua prioridade: marca de governo, estruturantes e de apoio.

Os mais prioritários dentre as regras estabelecidas pela própria prefeitura são os relacionados à marca de governo, que são vinculados ao PPA ou apresentados durante o período eleitoral. No diagnóstico inicial do EGP realizado em fevereiro de 2014 foram identificados 143 projetos. Em junho de 2015, o número de projetos cadastrados em Pelotas subiu para 252 e as reuniões de acompanhamento continuam a ser quinzenais.

Durante a fase de diagnóstico e identificação dos projetos para composição da carteira que seria gerenciada pelo EGP em Pelotas, algumas práticas foram identificadas como necessárias para um melhor planejamento e acompanhamento da execução de ações:

  • Usar técnicas de planejamento por ondas ou fases;
  • Ser o mais objetivo possível;
  • Informar o nome do gestor ou servidor e não o do órgão responsável pela ação a ser desenvolvida;
  • Adotar planejamento feito em conjunto com os monitores do Escritório de Gerenciamento de Projetos;
  • Dotar o projeto de um objetivo claro e um prazo, como por exemplo: reformar 50 leitos do hospital X até 31/08/15;
  • Expressar por meio de indicadores o desempenho do projeto, como por exemplo: aumentar vagas nas escolas de março/15 a dezembro/15;
  • Padronizar nomenclatura para ações e sub-ações dos projetos:

1. Licitação:

1.1.           Elaborar o termo de referência (verbo no infinitivo);

1.2.           Publicar o edital (verbo no infinitivo).

  • Respeitar o prazo máximo de até 30 dias para o desenvolvimento das ações (exceção feita apenas a casos especiais ou legais);
  • Detalhar custo por ação do plano de execução;
  • Realizar acompanhamento periódico pelos profissionais designados como monitores no EGP (mensais ou quinzenais);
  • Produzir relatórios periódicos (mensais ou quinzenais).

Além de contribuir para identificação de todos os projetos que estão sendo planejados ou executados no interior das secretarias, o Escritório de Gerenciamento de Projetos propicia a possibilidade de acompanhar o desempenho dos projetos a partir de indicadores. Por meio deles é possível avaliar se os resultados são atingidos dentro do planejado e a qualidade esperada. Com isso há maior transparência sobre o que está sendo executado e os custos envolvidos.

 

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