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Temas

O Observatório: Coleta de Dados

Cadastros já existentes

Em todos os serviços e equipamentos municipais, há um grande volume de prontuários de atendimentos/matrículas que hoje é armazenado em papel. Houve, portanto, um trabalho inicial de sistematização e digitação desta informação para o sistema.

Para que isso ocorra de forma ágil, sugere-se que cada secretaria estabeleça uma forma própria para digitação das informações que pode ser por meio de:

 

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O sistema foi desenvolvido considerando a possibilidade de importação das informações a partir de uma planilha de dados. Desta forma, a primeira carga de informações da Secretaria de Educação no banco de dados feita a partir de diferentes planilhas fornecidas pela mesma.

A partir das diferentes planilhas já fornecidas pela Secretaria de Educação, foi feita a primeira inserção de informações banco de dados do Observatório.

 

Novos dados

A partir da finalização da digitação dos prontuários/matrícula, cada novo atendimento deve ser registrado diretamente no sistema. Assim, criar-se-á uma sistemática nova de coleta e sistematização de dados, que automaticamente está ligada ao Observatório e seu propósito.

 

e

 

Implementação

Ao se propor novas rotinas de trabalho, com uso de tecnologias, é fundamental definir uma estratégia de implementação que minimize os riscos do impacto organizacional considerando os processos e pessoas envolvidas e o conhecimento necessário para o uso das novas tecnologias.

Para isso serão necessárias reuniões com a equipe dedicada para:

 

Definir quais as localidades piloto;

  • Alinhar com as secretarias envolvidas o calendário para treinamento dos usuários do aplicativo e do Observatório;
  • Integrar o treinamento da estrutura de governança com a implementação do aplicativo e do Observatório;
  • Definir calendário com área de TI dos testes unitários e integrados do aplicativo e Observatório nos servidores locais;
  • Definir os papéis e responsabilidades durante o período de estabilização da solução, tanto nos ajustes dos processos e da estrutura de governança quanto nos ajustes necessários nas novas tecnologias implementadas.

 

 Entre janeiro e julho de 2018, o painel identificou 3.134 estudantes com distorção idade-série (46,2% do total de estudantes matriculados na rede municipal de Paraty), 39 estudantes fora da escola (29 por abandono e 10 em lista de espera) e 241 estudantes com risco de evasão (com mais de cinco faltas consecutivas sem justificativa). Neste último quesito, apontou as escolas com mais registros, faixa etária e casos de indisciplina ou distorção idade-série (fatores adicionais de risco). Com base nos alertas fornecidos pelo Observatório, a Secretaria Municipal de Educação construiu uma proposta de abordagem preventiva para os casos de risco de evasão escolar, ampliando a responsabilidade de professores, coordenadores pedagógicos e diretores escolares – a iniciativa foi batizada de Programa de Permanência na Escola.

Nos primeiros oitos meses desde sua implantação o Observatório disparou um alerta para a Secretaria Municipal de Educação em relação a 126 estudantes que deixaram de frequentar as salas de aula e foram encaminhados ao Conselho Tutelar. Todos estes registros geraram notificação para as famílias, para que explicassem os motivos da ausência. Outro exemplo de resultado recente: o Observatório monitorou o encaminhamento de 263 pedidos de abertura de vagas na rede de educação, a partir dos dados registrados na plataforma pelo Conselho Tutelar. Todos eles foram atendidos pela Secretaria Municipal de Educação.

Os capítulos a seguir discorrem sobre a implantação do Observatório em Paraty e reflete sobre como os municípios brasileiros podem ter um papel relevante e ativo em relação ao combate e prevenção da violência.

A digitalização das informações, principalmente quando se pretende utilizar uma plataforma para acompanhamento online das informações, exige que o município disponha de uma infraestrutura mínima de informática para a equipe. No caso de Paraty, era necessário que os serviços tivessem acesso a pelo menos um computador com acesso à internet, além de uma impressora. A impressora não é um equipamento necessário para o funcionamento do Observatório mas observou-se que ela era fundamental para a adesão dos servidores. Isso porque ela eliminava o trabalho duplicado dos servidores podendo imprimir as informações sobre o atendimento para anexar ao prontuário do cidadão.

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