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Desafio

Monitorando metas e indicadores: Implementação do sistema

Implementando um sistema de monitoramento

A implementação de um sistema informatizado de monitoramento de indicadores e metas não fazia parte do desenho inicial do PDR. A proposta de construção de um sistema único surgiu e se consolidou a partir do reconhecimento da necessidade de centralizar as informações referentes ao cumprimento periódico das metas de cada um dos órgãos municipais, dar maior confiabilidade ao processo e maior eficiência.

Anteriormente à implementação do sistema todos os registros eram feitos por meio de planilhas eletrônicas e os dados obtidos via mensagens de e-mails. O baixo nível de segurança destas ferramentas comprometia tanto a confiabilidade e a qualidade dos dados – deixando o registro muito suscetível à potenciais erros e imprecisões de processo - quanto o grau de institucionalidade e transparência do programa.

Jean Viana, Analista de Negócios da Prefeitura, e coordenador do sistema de monitoramento, conta que:

 

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O problema foi identificado no final de 2013, e o sistema informatizado denominado posteriormente como INDICAMETA foi totalmente desenvolvido com os analistas da equipe do PDR e teve sua implementação entre março e dezembro de 2014.

Um fator de sucesso no processo de desenvolvimento e implementação do sistema é o fato de que as políticas de Tecnologia e Informação (TI) da municipalidade serem prestadas diretamente pela Prefeitura, e não por uma empresa terceirizada, realidade de muitos municípios brasileiros. Certamente a autonomia da Prefeitura e da equipe do Secretaria de Gestão no desenvolvimento de políticas de TI foi fundamental para que um sistema de alto grau de complexidade pudesse ser implementado em um período relativamente curto de tempo, menos de um ano.

Em 2017 o INDICAMETA foi premiado no concurso nacional de Boas Práticas, promovido pelo Ministério da Transparência e Controladoria Geral da União (CGU), na categoria Aprimoramento do Controle Social e a Ouvidoria Digital.

Atualmente em novembro de 2017 foi aprovado o Decreto Nº 7.916/2017, que aprova o regulamento dos procedimentos para controle dos resultados dos indicadores de desempenho que dão suporte aos Contratos de Gestão de Metas e Resultados.

Tal decreto se torna base legal para o funcionamento do sistema de informatizado do PDR, determinando o INDICAMETA como única aplicação tecnológica apta para realizar a coleta de dados inerentes aos indicadores, o processamento de dados para avaliação do cumprimento das metas e a divulgação dos resultados. (Art. 2º) e estabelecendo: os prazos de digitação dos dados no sistema e do processo de avaliação e divulgação dos resultados; e as especificações do cálculo do Índice de Cumprimento da Metas (ICM), da Nota Individual de cada indicador (NI) e Nota Geral do órgão ou entidade da administração municipal (NG).

Cada secretaria possui um responsável gerencial, um gestor(a) designado para operar o sistema de monitoramento. Este gestor(a) é responsável por alimentar mensalmente o sistema com as informações de cumprimento de metas mensalmente, e se torna também o ponto focal da secretaria, o que facilita o fortalecimento da rede do PDR em toda a Prefeitura.

Todos os meses o sistema fica aberto para inserção de dados durante uma semana, neste período o gestor(a) responsável inclui as atualizações das metas que são automaticamente inseridas no sistema. Após o período, que costuma terminar no dia 20 de cada mês, a equipe de coordenação do sistema de monitoramento extrai as informações obtidas gerando informativos sobre o cumprimento de cada uma das metas, assim como status de cada secretaria ou órgão.

De acordo com o Decreto Nº 7.916/2017 o Índice de Cumprimento da Meta (ICM), a Nota Individual de cada indicador (NI) e Nota Geral do órgão ou entidade da administração municipal (NG) serão calculados automaticamente pelo sistema, respeitando os critérios fixados nos Contratos de Gestão de Metas e Resultados.

Nos parágrafos 1º e 2º do Art. 4º do Decreto fica estabelecido que:

Controle Estatístico dos Processos (CEP) que dá suporte aos indicadores de desempenho é de responsabilidade dos gestores fixados nos Contratos de Gestão de Metas e Resultados. (§ 1º, art. 4º);

Todas as informações digitadas no sistema INDICAMETA são de responsabilidade dos gestores indicados pelos órgãos ou entidades da administração municipal. (§ 2º, art. 4º)

A implementação do sistema tornou o trabalho junto às secretarias muito mais funcional. Atualmente as secretarias alimentam o sistema de forma simultânea e todos podem ter acesso aos dados após os cálculos realizados automaticamente pelo sistema. Todo o processo de consulta de dados, produção de relatórios e compilação é feito eletronicamente, sem nenhum tipo de intervenção humana.

A partir da inserção das informações do período o sistema indicará se a meta está sendo cumprida ou não. Caso a secretaria não tenha atingido a meta estabelecida para o mês, o gestor(a) deverá indicar um plano de ação para que se cumpra a meta no mês seguinte. A ideia do plano de ação é permitir que haja uma intervenção estratégica e rápida no trabalho a secretaria, capaz de identificar e solucionar problemas que eventualmente comprometam o atingimento da meta no período.

O plano de ação se torna assim mais uma ferramenta para que o gestor(a) esteja atento ao seu processo de cumprimento das metas, monitorando-o periodicamente. O sistema permite que durante o ano o gestor(a) responsável, e o próprio chefe da pasta, possam monitorar o andamento dos projetos possibilitando a correção de problemas e estratégias durante o andamento do ciclo, o que garante uma maior probabilidade de cumprimento da meta ao final do ciclo.

 

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