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Desafio

Mapeamento de Processos e Acompanhamento dos Resultados

Seguindo ou não as premissas indicadas pelo PDTI, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para a identificação do cenário atual dos processos de Tecnologia da Informação. Apesar delas serem utilizadas no ambiente de negócios, isso não se torna qualquer impeditivo para que sejam aplicadas também na gestão pública.

O modelo tradicional de organização do trabalho é focado na eficiência produtiva dos processos repetitivos em escala, possuindo como base uma descrição detalhada das ações e controle das mesmas. O modelo passou a ser revisto a partir dos anos 1980, quando o ambiente de trabalho apresentou uma tendência de ser menos previsível e mais incerto. Essa revisão promoveu uma mudança significativa da estrutura produtiva -  muito devido aos perfis multifuncionais dos colaboradores, a capacidade de autonomia e a renovação constante de conhecimentos. O aumento da complexidade fez com que as análises da cadeia de processos também fossem atualizadas, levando em conta também aspectos humanos além do produtivo e mecanizado.

A execução de um diagnóstico permite a verificação da situação atual e dão subsídios para um redesenho das práticas que não estão sendo tão eficientes. Estes são alguns resultados que podem ser encontrados:

• Verificação da interdependência dos fenômenos;

• Identifica os papéis e responsabilidades dentro das atividades e como elas se relacionam;

• Possibilita a reavaliação das estratégias e redefinir se os recursos alocados estão de acordo com as demandas e se não existem sobrecargas;

Processo é um grupo de atividades realizadas em uma sequência lógica com o objetivo de produzir bem ou serviço que tem um valor para um grupo específico de pessoas interessadas. De maneira simplificada, um processo é dividido em três etapas interdependentes: entradas, transformação e saídas. Na administração, seja ela pública ou privada, são processos que consistem na coordenação do trabalho dos membros da organização e na alocação de recursos – humanos, financeiros, materiais ou informacionais – visando alcançar objetivos de forma eficiente, eficaz e efetivo.

processos tecnologia

Figura. Representação gráfica das etapas de um processo.

 

As entradas consistem em todos os insumos e esforços necessários para que um produto ou serviço seja transformado. A etapa de transformação é onde o produto ou serviço é alterado e, por fim, as saídas são os produtos e resultados dessa transformação.

O Mapeamento de processos é uma técnica de orientação para desenvolvimento, projeto ou avaliação de processos existentes em um determinado setor, departamento ou a organização. A forma mais conhecida de representação do mapeamento de processos é a partir pelo fluxograma .

Os principais objetivos do mapeamento de processos são garantir:

• Melhorar os processos, eliminando processos e regras obsoletas;

• Padronizar e facilitar a documentação;

• Homogeneizar o conhecimento para todos os membros da equipe.

De acordo coma Norma ISO 9001, para que uma organização possa funcionar de forma eficaz, ela necessita que suas atividades interligadas sejam determinadas e gerenciadas. Uma atividade ou conjunto de atividades que usam recursos e que é gerenciada de forma a possibilitar uma transformação de entradas em saídas pode ser considerado um processo. Não é incomum a saída de um processo ser transformada em uma entrada de outro processo. Ao identificarmos, compreendermos e gerenciarmos os processos inter-relacionados como um sistema composto por diversos processos, isso propicia uma maior eficácia e eficiência da organização.

A norma ISO 9001 desenvolveu um modelo de sistema de gestão de qualidade, onde os clientes (ou melhor, usuários) têm necessidades, expectativas e demandas a serem atendidas, sendo que as organizações existentes podem suprir essas necessidades, isto é, identificando e atendendo a essas demandas, buscando o lucro – no caso das empresas – ou atendendo as necessidades dos cidadãos -  no caso da gestão pública.  O quadro abaixo ilustra esse modelo de melhoria contínua e gestão da qualidade.

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Figura: Modelo de melhoria contínua do sistema de gestão de qualidade, conforme a norma ISO 9001:2008.

 

O enfoque por processos serve para “enxergar” a organização de forma horizontal, ou seja, independente dos departamentos ou funções envolvidas na realização de uma atividade. O objetivo de mapear e organizar os processos de uma organização é buscar a eficiência operacional das atividades exercidas e, consequentemente, uma tramitação mais rápida das atividades diárias e reduzir burocracias e realizar ações com maior qualidade para a população.

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