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Desafio

Ferramentas | Identificação de Gargalos e Impactos no Licenciamento Urbano

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A partir do diagnóstico é possível analisar o fenômeno e mapear os processos, verificando as desconexões, as disfunções, os retrabalhos existentes e a tecnologia e capacitação envolvida.

Nessa fase é possível realizar a listagem inicial das inconsistências, dos principais gargalos e a análise da legislação pertinente que serão essenciais na definição das metas. Também é possível identificar as causas e na elaboração dos planos de ação.

 

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Para implementação da frente de Licenciamento Urbano são utilizadas diversas ferramentas gerenciais para um acompanhamento sistemático das ações e eventuais correções necessárias.

Serão introduzidos métodos e ferramentas gerenciais como: PDCA (em português: planejar, fazer, verificar e agir), os relatórios de desvios, Curva S e Diagrama de Ishikawa. Antes de apresentá-las, é importante que sejam definidos alguns conceitos específicos que são utilizados na frente:

  • Mediana de tempo de aprovação: tempo médio que leva entre o interessado protocolar o processo na prefeitura até a emissão de alvará de uso. É expresso em número de dias.
  • Fluxo de entrada e saída de estoque: diferença entre o número de processos que saem em relação aos que entram em estoque.
  • Meta: é o valor atribuído como objetivo a ser executado. É uma discussão da visão futura. Na frente de Licenciamento Urbano é a estimativa do tempo ideal (mediana de tempo) de conclusão dos processos do modelo de negócio imobiliário. Esses valores são acordados durante o planejamento do projeto e são criados a partir dos valores compactuados pelo comitê gestor. Toda meta precisa ter um valor e um prazo. São desenvolvidas metas mensais para acompanhamento.
  • Executado (realizado): é a mediana medida de tempo de aprovação durante um ciclo de acompanhamento mensal. É a partir do realizado que são auferidos o cumprimento ou não da meta.
  • Desvio: indica se a meta foi atingida ou não. Se o desvio for negativo, a meta não foi atingida e são necessárias ações corretivas para redução ou eliminação do desvio no mês seguinte.
  • Ganho: é o resultado da diferença entre a meta e o realizado. É a partir deste valor que se mede o desempenho do projeto.
  • Padrão: Compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes pelas pessoas relacionadas a um determinado trabalho.
  • Padronização: Conjunto de atividades sistemáticas para estabelecer, utilizar e avaliar padrões quanto ao seu cumprimento, à sua adequação e aos seus efeitos sobre os resultados.

A frente de trabalho em Campinas teve duração de 12 meses com o parceiro técnico, e para que os objetivos da melhoria fossem atingidos, utilizou-se de quatro marcos de planejamento: a Estruturação dos indicadores e metas do processo; a Reestruturtação organizacional e do processo de aprovação de empreendimentos; o tratamento do estoque represado de aprovações e o controle e captura dos resultados. Assim, após as análises e identificação de oportunidades, metas e critérios foram elaborados com o intuito de minimizar os gargalos encontrados e promover a agilidade no processo de licenciamento.

 

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Para o município de Campinas foram selecionados como indicadores (Marco 1.1): a mediana do tempo de aprovação por protocolo, a mediana do tempo de aprovação por protocolo e por tipo e a mediana do tempo de aprovação por protocolo e secretaria.

Em relação ao estoque represado estabeleceu-se como indicadores (Marco 3.1): o acompanhamento do número de entradas de protocolos, o número de protocolos aprovados ou arquivados; o número de licença de instalação solicitadas e emitidas e o número de licenças de instalação pelo sistema LAO solicitadas e emitidas.

 

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Ao analisar a mediana do tempo de aprovação por tipo de empreendimento e por secretaria, pode se verificar os gargalos existentes (Marco 2.1) e conduzir o redesenho dos processos de acordo com os focos prioritários (Marco 2.2). Com a compreensão do cenário é possível localizar as oportunidades e gerar metas. As metas são então definidas por secretaria e por tipo de empreendimento (Marco 1.2). Desse modo propõe-se uma avaliação qualitativa preliminar da intensidade dos impactos dos gargalos em cada tipo de empreendimento, para padronização dos esforços na etapa seguinte.

Em Campinas verificou-se que o processo com maior número de solicitações correspondia  ao processo de aprovação de empreendimentos. Este processo tem quatro sub-processos relacionados: aprovação de regularização, aprovação de demolição, aprovação de reformas e aprovação de novos empreendimentos, sendo que o último corresponde a 70% da demanda. Na análise de estoque represado verificou-se o acúmulo de processos junto a Secretaria Municipal de Urbanismo (SEMURB), secretaria chave do processo de licenciamento. Apesar do gargalo ter sido identificado no macroprocesso de aprovação de empreendimentos, a pedido do Comitê Gestor, os redesenhos de processos envolveram também o macroprocesso de cadastramento de gleba e de parcelamento do solo.

Na frente de Licenciamento Urbano em Campinas ficou definido como meta a redução de cerca de 47% (de 61 dias para 35 dias) a mediana do tempo de aprovação de novos empreendimentos imobiliários na Prefeitura, isso envolveu a análise urbanística (para emissão de alvará de aprovação e de execução) e a análise ambiental (emissão de Licença Prévia e de Instalação).  Outra meta visou a eliminação de todos os processos de aprovação de empreendimentos na SEMURB, das tipologias unifamiliar e comercial, com mais de 30 dias sem decisão de alvará de execução.

Em relação ao licenciamento ambiental, a frente de Licenciamento Urbano buscou atender aos prazos de emissão da licença prévia e de instalação estipulado por decreto municipal. Assim a Licença Prévia teve como meta o prazo de 60 dias para análise e seu deferimento ou não (desconsiderado do prazo o período durante o qual o processo fica sob responsabilidade do interessado). Antes esse prazo correspondia a uma média de 179 para o período de 2013 e 2014. Para a Licença de instalação a meta foi estabelecida de 30 dias ante a média de 275 dias levantada no período de 2013 e 2014.

Após a definição das metas é estabelecido o plano de ações. O Plano de ação (marco 2.3  e 3.2) é gerado a partir da análise dos processos atuais e levantamento das melhorias possíveis e necessárias (marcos 2.1 e 2.2).Para cada processo é estabelecido um gestor de processo, que deve assegurar a implementação do plano de ações estabelecido e validado pelo Comitê Gestor. A realização de todas as ações previstas no plano irá possibilitar o alcance das metas estabelecidas e das melhorias propostas.

Os resultados foram sujeitos a sistemática de controle e captura para monitorar eventuais desvios e tomar as medidas necessárias, bem como observar a eficácia dos processos redesenhados e os resultados alcançados.

O acompanhamento permite que sejam percebidos os sintomas das falhas que podem vir a ocorrer durante a execução do plano de ação.

Na frente de Licenciamento Urbano o método de gestão do PDCA é de uso contínuo na verificação de desvios que impactam negativamente no andamento das ações e na busca de contramedidas. Na metodologia do parceiro técnico, quando o projeto se encerra e se torna uma rotina, o PDCA se torna um SDCA (Standard, Do, Check e Act; em português: Padronizar, Fazer, Verificar e Agir). O SDCA tem como função manter os resultados obtidos.

Na sistemática de acompanhamento estão previstas a verificação dos resultados e do status das ações, bem como a execução de ações corretivas com um novo giro do ciclo PDCA e a padronização das boas práticas.

 

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