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Gerenciamento Matricial de Despesas

O Gerenciamento Matricial de Despesas é um método gerencial utilizado para planejamento e controle das despesas. É realizado um exame detalhado dos gastos, além de serem criadas metas de redução específicas para a natureza da despesa. A partir das lacunas identificadas é possível obter maiores potenciais de ganho com a economia e a racionalização dos gastos.

O Gerenciamento Matricial de Despesas assegura o alcance de uma diretriz anual de redução de despesas por meio da redução dos desperdícios, fazendo com que a prefeitura possua mais caixa para investimento nos serviços que são prestados ao cidadão.

 

EXEMPLO: 

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Em Campinas ocorreu a redução de despesas com envio de correspondências para cobrança do IPTU. Para otimizar o gasto com o pacote de despesas em Comunicação e Marketing, foram diminuídos as dimensões e o peso do carnê encaminhado aos contribuintes. As alterações permitiram uma redução de R$ 80 mil por ano, equivalente a 8% do gasto total.

No gerenciamento matricial de despesas, a matriz é dividida em dois grupos: o de entidades e o de pacotes.

As entidades são as secretarias do município (Saúde, Educação, Trânsito, entre outras). Já os pacotes são grupos de despesas de uma mesma natureza e que normalmente são comuns às entidades ou órgãos. Por exemplo, a Secretaria X possui despesas com terceiros, assim como a Secretaria Y. Portanto, as duas despesas com terceiros comporão o Pacote “Serviços de Terceiros”.

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Um pacote de despesa pode envolver muitas entidades distintas no acompanhamento, pois todas gastam energia elétrica, água ou até consomem os mesmos materiais de escritório.

Abaixo é possível ver como funciona a Matriz de Gerenciamento de Despesas.

 

Gerenciamento Matricial de Despesas

A frente de despesas necessita de maior engajamento, pois gastos são realizados por todos os órgãos da prefeitura, necessitando o envolvimento de diversos atores e a capacidade de controlar as ações de maneira descentralizada. Os pacotes são compostos por agrupamento de elementos ou contas que possuem a mesma natureza, fazendo com que cada pacote seja um grupo de despesas vinculadas entre si.

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DICA!

Uma forma simples e efetiva de envolver os servidores que é utilizada em várias prefeituras é a chamada Gestão à Vista. São afixados comunicados, murais ou até gráficos sobre os avanços da frente em locais com grande circulação de pessoas. Em relação à identificação de oportunidades, diversas estratégias podem subsidiar o trabalho, como análise histórica e comparação com municípios de mesmo porte, situação socioeconômica ou da mesma região.

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A partir da identificação de oportunidades dentro dos gastos do município, as metas poderão ser geradas. Elas precisam ser viáveis e estarem de acordo com as informações previstas no orçamento do município.

Em Juiz de Fora, um diferencial na escolha dos gestores de pacote foi a busca pela transversalidade. Ou seja: um pacote relacionado a serviços de saúde, por exemplo, deveria ter como responsável um profissional que não estivesse diretamente relacionado ao tema. Além de agregar um olhar externo nas análises, os servidores de outras áreas conheceram melhor a área de saúde.  Já a exemplo de Itirapina, as equipes foram compostas combinando servidores da área fiscal com outras áreas. O objetivo era que mais servidores conhecessem as ações e as práticas da área fiscal.

 

 

Assista ao webinário OS PRINCIPAIS DESAFIOS DA CRISE FISCAL.  

 

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