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Desafio

A Frente de Aprimoramento de Compras Governamentais | Paraty - RJ

A frente de Aprimoramento de Compras Governamentais foi desenvolvida em Paraty como um desdobramento da frente de Equilíbrio Fiscal na cidade. O trabalho feito para equilíbrio das contas identificou uma oportunidade de até R$3,3 milhões de ganho em despesas correntes a partir do processo de compras, atuando em alavancas de redução de preços e revisões de contratos e convênios. Dessa maneira, a frente de Aprimoramento de Compras Governamentais foi criada com o objetivo de auxiliar a prefeitura no aumento de eficiência no processo de compras públicas. Tudo isso a partir do diagnóstico da situação e na busca de oportunidades de melhoria, proporcionando assim um impacto positivo nas contas públicas.

A execução e operacionalização da frente foi de responsabilidade do parceiro técnico Falconi Consultores de Resultado, tendo duração total de oito meses – março a outubro de 2014.

O cronograma do projeto foi dividido em duas grandes macroetapas, sendo uma de planejamento e a outra de captura e controle de resultados.

Além da própria redução de despesas, a análise e reprojeto do processo de compras proporciona:

  • Eliminação de atividades que não agregam valor ou resultado;
  • Reordenamento das atividades para maior eficiência;
  • Maior clareza nas atribuições e responsabilidades dos envolvidos;
  • Definição de indicadores de desempenho;
  • Normatização do processo e de procedimentos operacionais para atividades críticas;
  • Capacitação e desenvolvimento da equipe de trabalho.

A macroetapa de planejamento, em conjunto com diversos órgãos da prefeitura que realizam e/ou participam do processo de compras, foi ordenada em fases. É o que pode ser visto na imagem abaixo:

macroetapas compras governamentais

 

Desafio em Paraty

Em abril de 2013 foi iniciada a frente de Equilíbrio Fiscal, que tinha como objetivo auxiliar a prefeitura de Paraty a aprimorar o gerenciamento de suas receitas e despesas e incorporar R$ 14,8 milhões ao seu resultado primário.

Durante a fase de planejamento foi estipulada a meta de reduzir as despesas em R$ 10,6 milhões, dos quais R$ 3,3 milhões dependiam diretamente da eficiência do processo de compras pela administração municipal. Era preciso, portanto, aprimorar os processos de compras internos para que os resultados da frente não fossem comprometidos.

Com o objetivo de auxiliar a cidade nesse desafio identificado pela frente de Equilíbrio Fiscal, foi incorporado ao projeto a reestruturação do processo de compras da prefeitura, garantindo assim a redução de despesas dentro das metas estipuladas.

A frente de Aprimoramento da Gestão de Compras e Licitações surgiu como uma necessidade de se obter mais resultados na redução de despesas na cidade de Paraty, que já havia sido trabalhada anteriormente. Foram diagnosticados e mapeados todos os processos de compras do município, de forma a subsidiar a proposição de melhorias nos fluxos e gerar mais eficiência.

Com esse trabalho, foi possível desenvolver o reprojeto do processo de compras da prefeitura, validar mudanças e melhorias necessárias, formatar um novo processo e definir indicadores de desempenho. Também foi realizado um treinamento em licitações e contratos administrativos que contou com a participação de 16 representantes de diversas secretarias e departamentos.

O plano de implementação foi entregue com as definições das ações necessárias para o ganho de eficiência e com a descrição dos responsáveis por cada atribuição. A queda dos royalties e o cenário atípico que se formou no ciclo de gestão obrigaram a prefeitura de Paraty não somente a olhar para suas compras, como a cortar gastos gerais da administração municipal, de modo que não foi possível mensurar o ganho real específico do projeto.

Ao todo, a frente envolveu, além do Prefeito e do Comitê Gestor, cerca de 16 servidores de 10 secretarias e departamentos diferentes. Foram envolvidas: Setor de Licitações, Setor de Compras, Secretaria de Saúde, Secretaria de Planejamento, Controladoria, Secretaria de Promoção Social, Gabinete, Secretaria de Esportes, Secretaria de Finanças e Secretaria de Administração. Foram identificadas oportunidades referentes aos processos de Coleta de Lixo e Varrição e de Medicamentos.

No programa Juntos, o Comitê Gestor é uma unidade na Governança do programa. Comitê Gestor é um dos responsáveis pela coordenação do projeto nos municípios. É um grupo formado por secretários municipais

Além das oportunidades de redução de despesas, um mapeamento dos sistemas de tecnologia utilizados pela prefeitura foi realizado, identificando lacunas e necessidades de atualização. Para asseguração da sustentabilidade dos trabalhos e a capacitação dos servidores, um tutorial de todo o novo processo de compras foi criado para assegurar o cumprimento, contendo o resumo de todos os fluxogramas reprojetados e procedimentos operacionais padrão para atividades críticas. Foram previstos treinamentos técnicos e conceituais para os servidores envolvidos.

Para garantir o andamento da frente com maior eficiência, é fundamental que o cumprimento das ações seja garantido pela governança da frente, que os servidores sejam treinados com os conceitos e técnicas empregadas, e que os indicadores sejam medidos constantemente.

 

Para auxiliar os leitores, a sistematização das frentes do programa baseia-se nos seguintes pilares: 

Pilares da Sistematização

Pessoas: são as responsáveis por decidir e executar a frente, como servidores, secretários, prefeitos e, também, a equipe da Comunitas. É a partir desse pilar que a sustentabilidade da frente é consolidada. São essas pessoas envolvidas que recebem o conhecimento metodológico e aprendem a utilizar a tecnologia. 

Metodologia: é o método desenvolvido com a tecnologia para aprimorar a gestão. A metodologia é ensinada e transferida para os servidores e secretários municipais durante a execução da frente. A sustentabilidade só é bem-sucedida se os processos forem bem assimilados. Para o Aprimoramento de Compras Governamentais, os detentores da metodologia são os consultores do parceiro técnico que atuam no município ou a prefeitura que dissemina a técnica para a outra;

Tecnologia: é o meio para apropriação da metodologia pelos servidores e secretários. Pode ser desde um sistema que executa cálculos para análise de metas ou uma plataforma cocriada. A tecnologia é um meio de inovação, pois facilita e permite eficiência e acompanhamento de métricas e resultados. Ferramentas de acompanhamento de projeto como softwares, servidores de dados e outros, são considerados tecnologias que auxiliam na execução e apuração da frente. 

 

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