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Desafio

Ferramenta | Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI)

A Tecnologia da Informação adquiriu nos últimos anos um papel indispensável no contexto das Instituições Públicas. O principal objetivo da TI é uma maior efetividade na utilização da informação como suporte às práticas organizacionais. Além disso, a TI atua transversalmente em toda a organização, tangenciando as áreas e suas finalidades e atendendo suas demandas por agilidade, flexibilidade e inovação.

Nesse ínterim, na busca por uma administração pública que prime pela melhoria na gestão dos recursos e na maior qualidade na prestação de serviços aos cidadãos, torna-se importante um bom planejamento de TI que desenvolva ganhos na performance organizacional. Para alcançar esse resultado, faz-se necessário que ocorra um alinhamento entre as estratégias e ações da TI e as estratégias organizacionais.

Comumente, o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) é utilizado também para definir o orçamento global de investimentos em Tecnologia da Informação dentre do período de validade do plano, que pode variar entre dois a quatro anos.

O Plano Diretor de Tecnologia da Informação  (PDTI) é uma ferramenta que permite nortear e acompanhar a atuação da área de Tecnologia da Informação, possibilitando que o gestor da área defina estratégias e implemente os planos de ação necessários.  O PDTI representa um instrumento de gestão para a execução das ações de TI de uma organização, possibilitando justificar os recursos aplicados em tecnologia, minimizando o desperdício e aplicando os recursos naquilo que é considerado mais relevante e, por fim, racionalizando o gasto público e provendo melhorias ao serviço prestado ao cidadão.

O Guia de elaboração do PDTI do SISP , o Plano Diretor tem por finalidade:

• Assegurar ao Governo federal suporte de informação adequado, dinâmico, confiável e eficaz;

• Facilitar aos interessados a obtenção das informações disponíveis, resguardados os aspectos de disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade, bem como restrições administrativas e limitações legais;

• Promover a integração e a articulação entre programas de governo, projetos e atividades, visando à definição de políticas, diretrizes e normas relativas à gestão dos recursos de tecnologia da informação;

• Estimular o uso racional dos recursos de tecnologia da informação, no âmbito do Poder Executivo federal, visando à melhoria da qualidade e da produtividade do ciclo da informação;

• Estimular o desenvolvimento, a padronização, a integração, a interoperabilidade, a normalização dos serviços de produção e disseminação de informações, de forma desconcentrada e descentralizada;

• Propor adaptações institucionais necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão dos recursos de tecnologia da informação;

• Estimular e promover a formação, o desenvolvimento e o treinamento dos servidores que atuam na área de tecnologia da informação; e

• Definir a política estratégica de gestão de tecnologia da informação do Poder Executivo federal.

A metodologia proposta para a elaboração do PDTI consiste na execução de três fases, que são a de Preparação, Diagnóstico e Planejamento . Para cada fase, existem diversos processos que se integram. Cada processo indica o objetivo de sua execução, as atividades que o compõem, o responsável e os possíveis artefatos utilizados como entrada e gerados como saída do processo. Um plano pode ser elaborado, considerando redação, reuniões de trabalho, etc., entre três e seis meses.

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Figura: Fluxo do processo de Elaboração do PDTI

Apesar da origem inicial do PDTI ser para órgãos federais, os municípios também podem desenvolver planos diretor de tecnologia da informação. Niterói (RJ) está implementando um PDTI com duração de quatro anos. Entre as metas previstas no plano estão investimentos em conectividade entre os prédios administrativos e redes de saúde e educação municipais, além de redução de custos com ligações telefônicas.

 

Preparação

A fase de Preparação representa o início do projeto de elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação. O projeto inicia-se com o Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação (CETIC) definindo a abrangência, período e seus membros. O Comitê é formalizado por meio de Portaria para designação das responsabilidades.

Em seguida são conduzidas as atividades de definição da metodologia de elaboração do PDTI, identificação dos documentos de referência, princípios e diretrizes, que comporão uma proposta de Plano de Trabalho. O mesmo deverá ser aprovado pela Autoridade Máxima da organização ao final da fase. Essa fase reúne aspectos decisórios de caráter superior, aprovação de documentos e atividades diretamente voltadas à elaboração do Plano de Trabalho, o qual orientará a condução da elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação.

Em Niterói (RJ), o Comitê de Tecnologia da informação envolve membros de diversas secretarias, consultores e especialistas em tecnologias, além do envolvimento do próprio prefeito no processo de sensibilização e apoio estratégico das ações.

Os processos que compõem a Fase 1 – Preparação são:

• Definir a abrangência e o período do PDTI;

• Definir a equipe de elaboração do PDTI;

• Descrever a metodologia de elaboração do PDTI;

• Identificar e reunir os documentos de referência;

• Identificar Estratégias da Organização;

• Identificar princípios e diretrizes;

• Elaborar o plano de trabalho do PDTI (PT-PDTI);

• Aprovar o plano de trabalho do PDTI.

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Figura: Parte do Alinhamento Estratégico com diretrizes externas do PDTI 2016-2019 do Ministério da Educação

 

Diagnóstico

A fase é caracterizada por buscar compreender a situação atual da TI na organização para, identificando as necessidades (desafios e oportunidades). Para isso, considera processos relacionados à análise do planejamento anterior, análise estratégica e levantamento das necessidades. A análise do planejamento anterior visa avaliar a situação das ações anteriormente planejadas. A análise estratégica é realizada para posicionar a TI do órgão na sua conjuntura organizacional. O levantamento de necessidades parte daquelas relacionadas à informação e se desdobra em todas as outras associadas à TI: serviços, infraestrutura, contratações e pessoal de TI.

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Tabela: Diagnóstico realizado a partir de análise SWOT (Pontos Fortes, Fracos, Oportunidades e Ameaças) do PDTI da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) de 2013 e 2017 .

 

Os principais processos que compõem a fase de diagnóstico são:

• Avaliar os resultados Planejamento de TI anterior;

• Analisar o Referencial Estratégico da área de TI;

• Analisar a Organização da TI;

• Realizar Análise SWOT da TI;

• Identificar Necessidades de Informação;

• Identificar Necessidades de Serviços de TI;

• Identificar Necessidades de Infraestrutura de TI;

• Identificar Necessidades de Contratação de TI;

• Identificar Necessidades de Pessoal de TI;

• Consolidar o Inventário de necessidades;

• Alinhar as Necessidades de TI às Estratégias da Organização;

• Aprovar o Inventário de Necessidades.

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Figura: Inventário de necessidades elencadas pelo PDTI 2016-2019 do Ministério da Educação

 

Planejamento

A última fase é caracterizada por planejar o atendimento das necessidades, estabelecendo os planos e as ações adequados para o alcance dos objetivos. Para isso, contempla processos relacionados à priorização das necessidades e planejamento de metas e ações. Um dos principais documentos produzidos nessa fase e muito importante para todo o processo de elaboração do PDTI é o Plano de Metas e Ações.

Na fase de planejamento, a execução de grande parte dos processos compete à equipe de elaboração do PDTI – GT. O CETIC também atua, porém especificamente para realizar a atualização dos critérios de priorização e de aceitação de riscos, para assim apurar a aprovação dos planos, e, por fim, para a aprovação da Minuta do PDTI.

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Tabela: Metas definidas  para a CVM no PDTI de 2013-2017

 

Os principais processos que compõem a fase de planejamento são:

• Atualizar critérios de priorização;

• Priorizar as necessidades inventariadas;

• Definir metas e ações;

• Planejar a execução das ações;

• Planejar ações de pessoal;

• Planejar Investimentos e Custeio;

• Consolidar a Proposta Orçamentária da TI;

• Aprovar os Planos Específicos;

• Atualizar critérios de aceitação de riscos;

• Planejar o gerenciamento de riscos;

• Identificar os fatores críticos para a implantação do PDTI;

• Consolidar a Minuta do PDTI;

• Aprovar a Minuta do PDTI;

• Publicar o PDTI.

 

Arquitetura de Sistemas de Informação

O termo “arquitetura” é amplamente utilizado em Tecnologia da Informação para referenciar toda a estrutura fundamental e unificadora do sistema, definida sob o ponto de vista dos elementos, interfaces, processos, restrições e comportamentos. Ou seja: a arquitetura são os conceitos e regras que definem a estrutura, o comportamento semântico e os relacionamentos entre as partes de um sistema.

A arquitetura considera, além dos elementos que a compõem, todos os relacionamentos entre eles e as restrições que afetam essas interações.  A arquitetura tem como foco principal a análise das necessidades dos usuários dentro de um possível sistema a ser desenvolvido. Esta construção procura não se aprofundar em detalhes tecnológicos, mas sim se concentrar em que os usuários realmente necessitam, levando em conta ainda as características e regras do negócio em que eles estão inseridos.

Toda a infraestrutura não-física de tecnologia de uma organização está inserida nesta representação e deve ser cuidadosamente desenvolvida, já considerando seu ciclo de vida e possibilidades de evoluções, ampliações e complementações. A Arquitetura de Sistemas de Informação visa a facilitar a comunicação entre os envolvidos na concepção do sistema sem que, contudo, tenha sido iniciada a construção do mesmo. A arquitetura aborda:

• A estrutura do sistema em termos dos elementos, componentes e peças;

• Os relacionamentos entre esses elementos;

• As restrições que afetam os elementos e seus relacionamentos;

• O comportamento mostrado pelo sistema e as interações que ocorrem entre os elementos para produzir esse comportamento;

• Os princípios, regras e análise racional que caracterizam o sistema (e controlam sua evolução);

• As características e propriedades físicas e lógicas do sistema;

• A finalidade do sistema.

Em termos gerais é um instrumento de grande valia aos profissionais de TI, uma vez que ilustra as bases para um real entendimento das necessidades da organização. A fim de cumprir este objetivo, parte-se de um enfoque em que é priorizada a compreensão do modelo de negócio em que a organização está inserida e consequentemente, as necessidades que surgem decorrentes do que é destacado pelos diversos usuários envolvidos. Por não estar focada na tecnologia, mas sim ao entendimento do negócio, contribui também para que se estabeleça uma melhor comunicação com todos os interessados no projeto.

A Arquitetura de Sistemas de Informação oferece ainda uma visão genérica do sistema a ser criado, possibilitando a consideração de alternativas em um ponto no qual mudanças ainda possuem facilidades para sua implementação a um baixo custo. Decisões de impacto ainda podem ser tomadas neste ponto, já que o mesmo estará precedendo a construção do sistema. O serviço de Arquitetura de Sistemas e Governança de TI deve ser realizado de forma a considerar todas as frentes, departamentos e pessoas que são impactadas por sua estrutura.

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Figura: Exemplo de uma arquitetura de sistema para desenvolvimento de um aplicativo para Android.

 

A Arquitetura utiliza uma representação gráfica em que constam diferentes funcionalidades e agentes relacionados aos mesmos objetivos, sendo extremamente comum que casos de uso venham acompanhados por uma descrição textual. Esta última costuma detalhar as diversas necessidades a serem atendidas, bem como regras para se tomar como base e prováveis comportamentos de exceção que possam influenciar neste processo.

Requisitos como desempenho, segurança, tolerância a falhas e facilidade de manutenção deverão ser colocados em pauta também. Artefatos como especificações complementares podem ser relevantes, pois contemplam aspectos que não estão diretamente relacionados a funcionalidades do sistema, mas que podem ainda influenciar de maneira determinante a implementação dos projetos.

Além das arquiteturas de Sistemas de Informação, outros modelos são também conhecidos e utilizados por gestores, como as Arquiteturas de Rede (indica toda a estrutura de rede de computadores, equipamentos e outros componentes internos e externos que interagem com uma rede local da organização), hardware (representação de todos os elementos que compõem a infraestrutura de equipamentos de uma organização) e software (pode representar todos os aplicativos e sistemas e seus relacionamentos dentro e fora da organização). Tudo depende do enfoque e do nível de detalhamento necessitado e qual papel executado pela equipe de tecnologia envolvida.

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Figura: Arquitetura simplificada de uma rede.

 

Por fim, deve-se lembrar que toda Arquitetura de Sistemas da Informação deve considerar:

• Análise de requisitos de sistema e das necessidades de cada tipo de usuário, assim como as restrições;

• Avaliação da relação custo-benefício;

• Organização de todas as camadas do sistema e seu gerenciamento;

• Procedimentos de testes para garantir que o sistema possui a robustez necessária para realizar seu objetivo inicialmente proposto.

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Figura: Exemplo de Arquitetura de Sistema de Informação completa.

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