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Desafio

Metodologia | Diagnóstico da Folha de Pagamentos

O diagnóstico é o ponto inicial para qualquer frente executada nos municípios do Juntos. A partir do entendimento de como está o cenário, condições podem ser avaliadas e planejadas para que se formalizem metas de melhorias. Para a frente de Diagnóstico de Folha de Pagamento, a situação não foi diferente.

É importante salientar que as gestões municipais precisam seguir a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), que entre diversas regulamentações, também definiu tetos e critérios para as folhas de pagamento do serviço público. A apuração do cumprimento do limite legal estabelecido pela Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) leva em consideração o percentual da Despesa Total com Pessoal sobre a Receita Corrente Líquida, cujos limites estabelecidos são:

  • Limite Máximo (incisos I, II e III do art. 20 da LRF): 54,00%
  • Limite Prudencial (parágrafo único do art. 22 da LRF): 51,30%
  • Limite de Alerta (inciso II do § 1°do art. 59 da LRF): 48,60%

 

cronograma de trabalho da frente

Gráfico: cronograma de trabalho da frente de trabalho.

 

A frente de trabalho em Juiz de Fora teve duração de 3 meses, sendo dividida em quatro grandes etapas, que são: identificação das principais divergências; identificação das divergências da Folha de Pagamento; definição de metas de melhoria para a Folha de Pagamento e; por fim, elaboração dos planos de ação. Com o cumprimento de todas as etapas, condições foram geradas para o ganho de eficiência e redução de inconsistências na Folha de Pagamento. Ficaram ao encargo da prefeitura a execução dos planos de ação e o acompanhamento de resultados.

Inicialmente foi realizada uma análise comparativa com outros munícipios de mesmo porte e com receitas semelhantes à de Juiz de Fora. A partir disso, indica-se um potencial de redução da Despesa Total com Pessoal no município. Foram também realizadas análises dos documentos, bases de dados e sistemas de informação, como por exemplo as informações de despesas com pessoal e encargos da prefeitura, para o período de 2009-2014. Para um maior aprofundamento, foram realizadas entrevistas com os envolvidos e com pessoas consideradas chave para o processo de folha de pagamento. Em Juiz de Fora foram realizadas 14 entrevistas com servidores de nove secretarias diferentes (Administração e Recursos Humanos, Obras, Saúde, Finanças e Educação) e órgãos da Administração Indireta que atuam em Pavimentação e Urbanização, Cultura, Habitação e Limpeza Urbana.

 

resumo do fluxo

Figura. Resumo do fluxo de folha de pagamentos.

 

Alguns tipos de inconsistências que podem ser encontradas nas análises, de acordo com o parceiro técnico são: pagamentos em duplicidade, cargas horária superiores ao previsto, existência de servidores inativos ou falecidos, CPF em branco e outros eventos identificáveis como erros do processo de pagamento de pessoal

A análise dos processos foi feita pelo parceiro técnico com a utilização do Diagrama de Escopo e Interfaces do Processo, também chamado de DEIP. Ele tem como objetivo proporcionar todas as interações com os entes externos, dentro das categorias:

Entradas e Saídas de Informação, Resultados, Suporte e Regulamentação. Após a elaboração do DEIP, cria-se condições para se desenvolver de maneira aprofundada os fluxos de processo que englobam Folha de Pagamento.

 

DEIP

Figura: Diagrama de Escopo e Interfaces do Processos (DEIP). Ferramenta utilizada pelo parceiro técnico Falconi Consultores de Resultado.

 

O DEIP permite o embasamento e apoia a leitura dos fluxogramas que compõem a Folha de Pagamento de Juiz de Fora. Diversos deles foram gerados para entender o funcionamento do processo na SARH e nos órgãos da Administração Indireta.

Para Andreia Goreske, secretária de Administração e Recursos Humanos de Juiz de Fora, o diagnóstico permite uma mudança de cultura, possibilitando a crítica e a redução de inconsistências na folha de pagamento.

Em seguida inicia-se o fluxo de trabalho da frente de Diagnóstico de Folha de Pagamento, que é dividido em cinco fases: identificação de inconsistências, análise de dados, definição de metas, identificação das causas e elaboração de planos de ação.

 

fluxo de trabalho para o diagnóstico

Figura: Fluxo de trabalho para o diagnóstico.

 

No primeiro passo, que é a identificação de inconsistências, são localizados os desvios ou falhas em processos ou bases de dados. O trabalho foi feito a partir das entrevistas realizadas com os servidores envolvidos no processo e análise dos relatórios de auditoria interna, em que foram identificados alguns (potenciais) exemplos de inconsistências no processo de Folha de Pagamento que contribuem para o aumento indevido dos gastos com pessoal.

 

possíveis inconsistências

Tabela: Exemplos de possíveis inconsistências que podem ser encontradas no diagnóstico da Folha de Pagamento.

 

Uma vez identificados os fatores geradores de inconsistência na folha, foram realizadas análises para apontar como tais itens impactam na folha e quais são as oportunidades de ganho que podem ser geradas. Este é o segundo passo do fluxo de trabalho, que é a análise de dados.

 

fluxo de identificação e análise de inconsistências

Figura: Fluxo de identificação e análise de inconsistências para busca de oportunidades de ganho.

 

Para que os pontos identificados sejam solucionados, contribuindo para a redução de inconsistências e, consequentemente, com a redução dos gastos com a Folha de Pagamento, o planejamento e análise profunda das oportunidades de melhoria faz- se necessário. Com isso, diversos itens foram selecionados, a partir de todas as informações capturadas pelo diagnóstico inicial. As análises em Juiz de Fora englobaram bases de dados das secretarias que compõem a Administração Direta e também de órgãos pertencentes à Administração Indireta do município. Abaixo constam os tipos de análises aprofundadas que foram realizadas durante a frente de Folha de Pagamento.

 

verba objetivo 1
verba objetivo 2
verba objetivo 3
verba objetivo 4

Tabela: análise entre o tipo de verba e seu objetivo.

 

Após as análises e identificação de oportunidades, metas e critérios foram elaborados com o intuito de maior resultado e economia com a Folha de Pagamento. Este é o terceiro passo, que é a definição de metas.

Em seguida, são executadas as duas fases seguintes, que é a identificação de causas e elaboração dos planos de ação. Análises são conduzidas para identificação e priorização das causas, pois é fundamental compreender os motivos das inconsistências. Por fim, com as metas definidas, priorizadas e pactuadas com as lideranças, planos de ação podem ser gerados para o atingir os objetivos e reduzir as inconsistências.

As linhas de análise em questão foram definidas junto à SARH pensando no conjunto de fatores geradores de inconsistência e na estrutura de vantagens extras e especiais da folha de pagamento da PJF e suas autarquias.

Portanto, para replicar o mesmo trabalho é necessário o devido aprofundamento nas etapas de diagnóstico supracitadas, justamente para entender quais vantagens conferem oportunidades de melhoria na consistência da folha de pagamento do órgão a fim de serem analisadas conforme seu fator gerador.

 

fluxo validação de oportunidades etc

Figura: Fluxo para validação de oportunidades, definição de metas, análise de causa e efeito e elaboração de planos de ação.

 

Para amplificar o apoio e a obtenção de resultados em Juiz de Fora, a Secretaria de Administração e Recursos Humanos (SARH) liderou a frente de trabalho e tem o apoio das outras secretarias que compõem o Comitê Gestor do município.

Não foi escopo da frente pelo parceiro técnico em Juiz de Fora, mas que são temas que podem ser incluídos no Diagnóstico da Folha de Pagamento:

  • Análises e produções jurídicas e atuariais (previdenciárias);

  • Avaliação/revisão do plano de cargos e salários;

  • Acompanhar a implementação do plano de ação;

  • Controle e a captura de resultados;

  • Mapeamento e reprojeto do processo Folha de pagamento;

  • Desenvolvimento ou adaptações dos sistemas de informação

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