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Desafio

A definição dos indicadores e metas

Os indicadores e as metas são elementos centrais para o programa, pois constituem o objeto do Contrato de Gestão. Os indicadores consistem em métricas que possibilitam a avaliação do desempenho e a sua formulação requer um conjunto de passos necessários para assegurar os princípios de qualidade do sistema. São utilizados também para o direcionamento do trabalho das secretarias e estruturam o processo de monitoramento. Defini-los é o passo inicial do programa, e de cada novo início, e requer um trabalho afinado junto às equipes das secretarias municipais.

Os indicadores devem estar relacionados ao processo de prestação de serviço, podendo medir assim sua qualidade. Para se estabelecer um indicador deve ser estabelecida também sua forma de medição, que se reflete na metodologia de aferição, e a meta de cumprimento vinculada ao indicador.

A definição dos indicadores é tarefa extremamente complexa pois requer uma “tradução” do objetivo que se quer alcançar em cada uma das políticas em fórmulas capazes de medi-los. A metodologia de medição dos indicadores será definida de acordo com a natureza de cada indicador, que varia de acordo com o que se deseja medir, se é custo, qualidade, tempo, volume, grau de satisfação, consumo, entre muitos outros.

Neste processo é papel da equipe do PDR questionar e problematizar as sugestões de indicadores trazidas pelas equipes das secretarias, com o objetivo de testar a eficiência do indicador antes de incluí-lo no contrato. Deverá ser comprovado se este indicador é factível, se de fato mede o que se deseja, se é um indicador é estratégico para o trabalho da pasta, de que forma influencia no cumprimento da missão daquele órgão, e se cabe no período do ciclo do programa.

É previsto que ao todo o programa já possui cerca de 800 tipos de indicadores diferentes, a aferição de cada um varia de acordo com a periodicidade, sua polaridade (se negativa, positiva ou neutra), se mede processos ou se mede fins, se é relativo à porcentagem de algum total, entre outros. Devido a sua complexidade, a elaboração dos indicadores e metas demandou uma série de reuniões, de trocas intensas com as secretarias e seus servidores. Todas estas definições foram criteriosamente discutidas pela equipe PDR, equipe da Vanzolini, o pessoal das secretarias e demais gestores(as) envolvidos, já que as reuniões estavam abertas para todo o corpo técnico da prefeitura, a fim de que todos tivessem a chance de se envolver.

A equipe do PDR de Santos costuma pensar na priorização GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), no processo de teste do indicador - é grave? é urgente? qual o tempo para seu cumprimento? - o exercício de responder a estas perguntas garante que a definição dos indicadores seja feita de forma estratégica. Conjuntamente, provocar estas reflexões nas equipes contribui para o envolvimento dos servidores(as) no processo macro de implementação das políticas e prestação de serviços.

Exemplo de utilização da matriz GUT:

 

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Um indicador poderá ser cumulativo, como o número de vagas em creches. Sua medição deverá prever que quanto mais vagas, mais próximo ao cumprimento da meta.

Um indicador de consumo - como consumo de combustível, energia elétrica, água e telefonia. Quanto menor o consumo de cada um destes gastos mais próximo ao cumprimento da meta.

A polarização de um indicador pode ser positiva (aumento do número de vagas em creches), negativa (diminuição do consumo de energia elétrica) ou neutra (exemplo do indicador de casos de transmissão vertical de AIDS registrados no sistema de saúde, que deve ser 0).

 

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No processo de definição dos indicadores, cada um deles deveria receber uma “ficha de identificação” contendo suas principais características como seu propósito, a fórmula para medição, o responsável pela medição, a unidade de medida, frequência da coleta, a fonte de dados, e outros detalhes.

Para conferir essas fichas de identificação, clique aqui

 

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Houve um intenso processo de negociação das metas entre as equipes da Secretaria de Gestão e da Fundação Vanzolini com as secretarias. Muitas secretarias se preocupavam em estabelecer metas muito arrojadas e correr o risco de não as cumprir, ficando sem receber a bonificação ao final do processo. Foi necessário um intenso trabalho de convencimento por parte da equipe do PDR de que as metas deveriam ser desafiadoras, pois só assim seria possível potencializar mudanças dentro da gestão.

Atualmente a cada novo contrato o processo de definição de metas já está bastante incorporado pelos servidores da ponta, é possível reconhecer que o processo se tornou orgânico aos órgãos, sendo seus gestores capazes de utilizar o momento de elaboração das metas de fato como um direcionamento de suas funções.

Posteriormente foi agregado ao PDR outras iniciativas que contém metas a serem cumpridas pelo município como os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas. Estas metas não cumprem a lógica de gestão por resultados, porém se somam às ações das secretarias.

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