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Desafio

Definição de Metas e Indicadores no Aprimoramento de Compras Governamentais

As metas são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, assim como seus projetos, programas e políticas, pois permitem acompanhar os resultados, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança, etc. Uma meta está sempre associada ao produto de um processo utilizado e seu respectivo indicador. Para que o alcance das metas seja acompanhado, em certos cenários serão necessários a criação de indicadores que anteriormente não existiam. Nestes casos, o engajamento e a conscientização dos servidores deverão ser trabalhados desde o início.

Uma boa meta deve possuir as seguintes características:

Específico: sem mudanças

Mensurável: sem mudanças

Atingível: sem mudanças

Relevante (ou realista): as metas devem avaliar precisamente a mudança que o projeto aspira gerar, mas precisam ser realistas e ter limites;

Temporizável: sem mudanças. 

Existem diversos tipos de metas que podem ser monitoradas pelos gestores de projeto, avaliando os resultados continuamente. A elaboração de uma meta varia de acordo com os objetivos pactuados e a finalidade do projeto. O atingimento das metas é acompanhado por indicadores de desempenho, que mensura se os resultados e a implantação dos novos processos estão sendo atingidos ou não. Como o eixo norteador do diagnóstico é a obtenção de maior eficiência, os indicadores normalmente utilizados são os indicadores quantitativos, como tempo ou custo. Quanto melhor o desempenho, maiores resultados serão atingidos. Especificamente no processo de compras, o indicador sugerido foi o de temporalidade, para que os gargalos sejam mínimos e a eficiência seja a maior possível.

Para que os novos processos sejam implementados e os indicadores sejam utilizados, são desenvolvidos planos de ação para a implementação do reprojeto. Este plano, assim como indicadores são definidos e pactuados com as lideranças na prefeitura (Prefeito e Comitê Gestor), possibilitando o desenvolvimento e incorporação das novas ações e uma gestão da mudança para mitigar impactos e outras dificuldades. Cada ação necessita ter um responsável e precisam ser acompanhados nas reuniões de N3, N2 e N1, com os seus respectivos avanços e desvios, assim como as contramedidas. Com um acompanhamento sistemático das as ações, uma meta para redução de despesas poderá ser alcançada.

Para embasar e apoiar o plano de implementação, um tutorial foi desenvolvido pelo parceiro técnico para os servidores apresentando os novos procedimentos e rotinas do trabalho. O objetivo do material é assegurar o cumprimento do novo processo em cada uma das modalidades. Ele contém os fluxogramas reprojetados e procedimentos operacionais padrão (POPs) para atividades críticas. Com os servidores munidos de documentação e treinamentos adequados, o engajamento é maior e eventuais resistências reduzidas.

 

Figura. Modelo do tutorial do processo de compras em Paraty

Figura: Modelo do tutorial do processo de compras em Paraty.

 

Além do próprio reprojeto dos processos de Compras, outros pontos devem ser considerados para que os trabalhos não se resumam apenas ao diagnóstico:

• Proposição de metas e ganhos no projeto que não sejam somente financeiros;

• Construção de indicadores (por exemplo, de temporalidade);

• Plano de trabalho para implantação do reprojeto bem estruturado e adequado com as funções dos envolvidos.

 

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