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Desafio

Boas Práticas | Sistema PROGES de Pelotas

Em Pelotas, a ferramenta informatizada que é utilizada para a gestão de projetos é o PROGES (Programa de Gestão Estratégica), desenvolvido pela empresa de informática COINPEL. O sistema já era utilizado na prefeitura, contudo, possuía recursos reduzidos.

O PROGES é uma ferramenta acessada via web, possibilitando mobilidade e sem necessidade de instalação de aplicativos específicos. Durante a frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos, o parceiro técnico Falconi identificou a necessidade de atualizações no sistema para melhorar o acompanhamento das tarefas e alinhá-lo, ao máximo, às boas práticas definidas.

O PROGES é uma ferramenta utilizada pelas secretarias e mesmo pelo prefeito, devido à facilidade de acesso, que é feito via navegador de Internet. Além disso ele é responsivo, o que permite acesso por dispositivos móveis (celulares e tablets) de todos os projetos definidos e cadastrados no sistema.

O objetivo do trabalho desenvolvido para aprimoramento do sistema era a soma do mapeamento estratégico com a informatização da carteira de projetos inseridas no PROGES, permitindo uma gestão de acordo com a metodologia e a otimização dos recursos da Prefeitura em busca de sua visão.

interface PROGES em Pelotas

Figura: Interface do PROGES com o Mapa Estratégico de Pelotas.

 

Quando Comunitas começou a trabalhar com a prefeitura, inicialmente, foram solicitadas 47 alterações para tornar o PROGES ainda mais robusto, com foco em quatro pilares que são consideradas chave para a evolução no gerenciamento de projetos. A customização do sistema foi para atender à demanda da gestão municipal em relação ao método. Para isso, definiu-se como pilares de método: facilitar o planejamento, qualificar a comunicação, aprimorar o controle e internalizar o método. Abaixo constam algumas das ações realizadas pela Falconi dentro dos pilares:

  • Facilitar o planejamento: inclusão do mapa estratégico da prefeitura de Pelotas na tela principal do PROGES, padronização dos templates para cadastro das ações e identificação dos monitores (responsáveis pelo apoio técnico e acompanhamento dos projetos no EGP).
  • Qualificar a comunicação: qualificação de regras de comunicação interna, disparo automático de e-mails pelo sistema aos responsáveis e preenchimento da região administrativa do município onde será executado o projeto.
  • Aprimorar o controle: vínculo do PROGES ao orçamento (LOA), integrando-o com o sistema de controle orçamentário, para maior controle dos gastos, identificação do caminho crítico do projeto e apontamento da existência de processos críticos para identificação de gargalos.
  • Internalizar o método: on the job training (OJT), ou treinamento no trabalho, disseminação dos conceitos de GP e padronização da linguagem de projetos, disponibilização de tutorial do sistema.
mapa de projetos em Pelotas

Figura: Disposição geográfica dos projetos no mapa do município de Pelotas.

 

Sobre a implementação e treinamentos

Os treinamentos no PROGES eram centralizados na Coordenadoria de Estratégia e Gestão (CEG), com os monitores sendo responsáveis por disseminar a ferramenta e os conceitos de gestão de projetos. Em paralelo, os gestores de projeto divulgavam as técnicas dentro de seus departamentos. Esse método é chamado de OJT (On the Job Training ou no Treinamento no Ambiente de Trabalho).

disseminação do conhecimento e da ferramenta

Figura: Disseminação do conhecimento e ferramenta.

 

Os projetos, primeiramente, eram identificados a partir de diversas fontes, como o PPA, a LOA, a LDO, o plano de governo e mesmo compromissos eleitorais. Após a identificação, as linhas são determinadas e os projetos cadastrados. Os projetos que ainda não possuíam uma linha de base também são cadastrados e atualizados posteriormente.

 

termo de abertura PROGES

Figura: Termo de abertura no PROGES.

 

Os projetos, durante o cadastro no PROGES, são categorizados de acordo com a prioridade e importância: os projetos mais importantes estrategicamente são os “marca de governo”, seguidos pelos estruturantes e, por fim, os de apoio.

 

ações e status do boa pinta

Figura: Descrição das ações e status do projeto Boa Pinta (Maio/14).

 

Os responsáveis pelos projetos são sempre identificados pelo nome e secretaria do qual fazem parte, o que possibilita o acompanhamento das ações dos projetos por secretarias e permite solucionar eventuais gargalos e a verificação constante se estão alinhados com o mapa estratégico da prefeitura. Os status dos projetos são avaliados quinzenalmente nas reuniões táticas e estratégicas, de acordo com a sistemática de acompanhamento previamente definida.

faróis de acompanhamento do PROGES

Figura: Os projetos são acompanhados em faróis, relacionando-os com Mapa Estratégico (status Set/14 do PROGES).

 

Caso os projetos estejam atrasados no cronograma de execução, é solicitado ao gestor de projeto um relatório chamado 3G (três gerações) e os planos de ação para a retomada do projeto no curso. Os relatórios são fundamentais para registro, busca de contramedidas e redução de atrasos nos projetos. Em casos mais críticos, os relatórios e os planos de ação são levados ao prefeito para validação da estratégia.

relatório 3G do projeto caminhada tranquila

Figura: Parte do Relatório 3G do projeto Caminhada Tranquila de Pelotas (Status de Set/14).

 

Em 2017, o PROGES recebeu diversas atualizações tanto na questão de desenvolvimento tecnológico quanto no acompanhamento dos projetos. As oportunidades e desafios do Escritório de Gerenciamento de Projetos foram levantadas e repensadas, de forma a otimizar e agilizar a comunicação dos envolvidos nos projetos.

Para Berenice Martinez Nunes, Diretora Executiva da Secretaria de Planejamento e Gestão de Pelotas, o PROGES é uma ferramenta que foi um “divisor de águas”, uma vez que apoia o primeiro escalão e a prefeita da cidade no gerenciamento de projetos.

O acompanhamento das rotinas e ações foram repactuados, de acordo com as lições aprendidas. Foram incluídas as Metas de Gestão, com indicadores previstos até o ano de 2020 e a participação ativa com as secretarias meio. Nas questões tecnológicas, uma aba de “Recursos” foi incluída, onde informações financeiras podem ser inseridas – inclusive aditivos de contrato – na ferramenta e a automatização de informes para os gestores de projeto via SMS.

Diversas prefeituras, dentro e fora do Programa Juntos, demonstraram interesse em conhecer o PROGES e suas funcionalidades.

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