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Desafio

Artigo | Ferramenta de B.I. aplicada para o controle de processos urbanísticos | Gabriel Trevisan Formigoni

Por Gabriel Trevisan Formigoni  | Julho de 2018 

A Frente de Licenciamento Urbano do Programa Juntos Pelo Desenvolvimento Sustentável, quando aplicada na Prefeitura Municipal de Campinas, propôs um plano de ações visando a redução do tempo gasto pela Prefeitura para a emissão de Alvarás de Execução para novos empreendimentos.

LEIA AQUI A TRILHA DE CONHECIMENTO SOBRE COMO DESBUROCRATIZAR PROCESSOS DE LICENCIAMENTO URBANO. 

No momento inicial do Programa Juntos, a Prefeitura gastava uma média de 107 dias úteis para a emissão do documento. Vale ressaltar que 107 dias representavam apenas o tempo gasto de responsabilidade da Prefeitura. Ou seja, além deste tempo deve-se considerar o tempo gasto por conta de responsabilidade ou lentidão do Interessado.

Dentro da matriz operacional proposta encontrava-se a criação de uma metodologia de acompanhamento, controle e captura dos resultados, na medida em que as ações estavam sendo implantadas.

Desta forma, por meio do desenvolvimento de uma planilha de dados analíticos, elaborou-se um mecanismo de controle do prazo de emissão dos Alvarás de Execução já emitidos. Aqui, o olhar analítico recaiu somente sobre os protocolos já finalizados (documentos emitidos) e o cálculo era feito com base nas tramitações dos processos ao longo de seus “caminhos” procedimentais, atribuindo a responsabilidade pelo tempo gasto à Prefeitura ou ao Interessado.

Uma vez estabelecida a ferramenta criada, foi determinado que a periodicidade do acompanhamento seria mensal. Desta forma, após o término do mês, seriam levantados os Alvarás de Execução emitidos no período e calculado o tempo sobre eles.

A necessidade de perpetuar os benefícios do Programa Juntos dentro da Prefeitura de Campinas trouxe o ânimo por sistematizar e automatizar os processos de cálculo dos Alvarás emitidos. Além, percebeu-se que seria mais vantajoso possibilitar que a qualquer tempo fosse feita a análise sobre os documentos emitidos até aquele momento. A necessidade de esperar o final do mês poderia, em muitos momentos, prejudicar um controle mais assíduo sobre andamento das aprovações em Campinas.

Outro fator importante que se percebeu é o custo que se obtinha com a alocação de um servidor para fazer os cálculos mensais, atividade que levava até 24 horas uteis mensais para o cálculo. Sem contar que a complexidade dos dados nas mãos de um único servidor colocaria em risco a perpetuação dos ganhos.

Desta forma, em parceria com a Informática de Municípios Associados (IMA), foi desenvolvido ferramenta que automatizaria a produção e a atribuição dos dados obtidos por meio da tecnologia de Business Inteligence (B.I.) em uma versão livre do software QlikView.

O desenvolvimento da ferramenta se deu com base na integração entre diferentes sistemas existentes na Prefeitura. Desta forma, integramos o software livre com o sistema que controlava a emissão dos alvarás bem como outros dois sistemas existentes para acompanhamento e tramitação dos processos administrativos que culminariam na emissão do documento o Protocolo PMC e o Semurb Online.

Além da integração, foi desenvolvida uma tabela de premissas com os despachos existentes em cada um dos sistemas e a referência de atribuição de responsabilidade pelo tempo gasto.

Desta forma o sistema consegue, ao dar a opção de vários filtros, disponibilizar online e simultaneamente todas as informações em relação ao tempo gasto para emissão dos Alvarás, bem como a tipologia e demais detalhes sobre cada processo entre si.

Hoje, portanto, o acompanhamento do tempo gasto com os alvarás consegue ser feito de forma simultânea e por qualquer usuário que tiver acesso ao software, uma vez que este já tem automaticamente a atribuição dos tempos.

Desta forma é possível ressaltar que a Prefeitura eliminou o risco de perda do controle dos cálculos, diminuiu o custo com horas de trabalho para o cálculo dos dados e aprimorou a gestão dos dados quando da elaboração de informações.

Vale informar que o Programa Juntos também propôs ações que visassem a redução dos processos em estoque dentro da Secretaria de Urbanismo. Consequentemente com os mesmos objetivos, está sendo concluído o desenvolvimento de uma nova ferramenta, no mesmo modelo, que atribuirá o número de processos administrativos que estão na Prefeitura há mais de 30 dias se emissão do Alvará.

Acredita-se que com esta nova ferramenta a Administração terá os mesmos ganhos obtidos com o desenvolvimento do B.I. De Alvarás, otimizando recursos de trabalhando e aprimorando a obtenção de informações.

painel controle

Figura: Painel de controle dos processos de aprovação em Campinas.

 

Transparência e comunicação com os cidadãos

Outro ponto essencial para o ganho de agilidade e transparência nos processos de licenciamento é a comunicação com os empreendedores. Muitas prefeituras utilizam como principal meio de comunicação o diário oficial do município o que exige do interessado o acompanhamento constante da publicação e pode ocasionar maior demora no retorno do interessado. Para reverter esse quadro muitos municípios utilizam do cadastro com e-mail dos envolvidos no processo de licenciamento urbano com alertas, ou ainda por SMS (Serviço de mensagens curtas) através do cadastro do número de celular. Assim os interessados são alertados caso haja alguma informação nova que deva ser acessada na plataforma online. Além disso, permite que todos os interessados recebam a mesma informação, evitando falhas de comunicação entre o proprietário e o mediador do processo, por exemplo.

No município de Campinas foi criado o SEMURB HOJE, uma mailing list que envia aos usuários cadastrados informativos a respeito de leis, decretos, ordens de serviço, instruções em geral, mudanças de procedimentos, entre outros assuntos que se mostram de interesse aos usuários.

Considerando-se a complexidade da legislação urbanística e ambiental, é importante que “as regras do jogo” fiquem muito claras para quem pretende construir na cidade. Sendo assim, é interessante a realização de seminários sobre os processos de aprovação de empreendimentos, a publicação de cartilhas e guias de impressos e online sobre aprovação.

No município de Paraty, a divulgação dos programas Paraty, minha terra é aqui e Mais Valia contou com a publicidade na rede de rádio e televisão e em carro aberto nos bairros em que os programas enfocaram, para informar e conscientizar os cidadãos dos benefícios dos programas.

Em Campinas foi realizado um workshop entre as entidades de classes envolvidas no processo de licenciamento urbano e a prefeitura, a fim de esclarecer os processos envolvidos e as novidades decorrentes da frente de Licenciamento Urbano implantada no município.

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