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Desafio

Boas Páticas: Aprimoramento do Licenciamento Urbano em Campinas

Contexto anterior

O licenciamento e a aprovação para instalações urbanas têm sido dos principais gargalos na competitividade entre as cidades. A morosidade de resposta das administrações públicas afeta não apenas a capacidade de controle sobre o ambiente urbano construído, como também a eficiência de arrecadação de receitas municipais, através de impostos. Fraudes e práticas de corrupção encontram ambiente favorável para disseminação, dado o contexto de baixa capacidade de controle.

Na prefeitura de Campinas o acompanhamento dos tempos de aprovação dos processos de licenciamento urbano era ainda dificultado pela ausência de métricas. Além disso, a legislação que rege as aprovações de empreendimentos estava desatualizada na cidade, impondo limites às iniciativas de revisão de procedimentos para otimização das análises.

Diante desse contexto, e buscando combater os casos de fraude e corrupção, a prefeitura campineira, por meio da frente de Licenciamento Urbano do Juntos, se empenhou no alinhamento dos processos de aprovação de empreendimentos imobiliários, permitindo que o setor da construção civil se tornasse mais ágil, transparente e moderno.

Ao dedicar-se à redução do tempo de aprovação de empreendimentos, a prefeitura buscou promover, ainda, um melhor ambiente de negócios no município e, assim, atrair investimentos.

 

Descrição

Essa frente de trabalho propõe uma agenda para redesenho e simplificação dos fluxos e processos, a fim de promover a desburocratização, transparência, inovação e eficiência nos processos de licenciamento urbano.

A revisão dos processos favorece a regularização de edificações e aprimora os canais de diálogo entre os setores público e privado, visando estipular regras claras, sem abrir mão do rigor no cumprimento da legislação.

 

Objetivo

A frente de Licenciamento Urbano em Campinas visa aprimorar os processos de licenciamento de construções, com o objetivo de torna-los mais ágil, transparentes e modernos, sem perder a qualidade de análise dos projetos, padronizando o processo para a liberação de alvará de aprovação e execução, por meio de regras claras e acessíveis ao público interessado, e fortalecendo a comunicação com os cidadãos.

Foram estabelecidas metas de redução de mediana de tempo de aprovação de 61 para 35 dias referentes aos novos empreendimentos e de eliminação do estoque de todos os processos de aprovação parados na Secretaria Municipal de Urbanismo (Semurb) das tipologias unifamiliar e comercial, com mais de 30 dias sem decisão de alvará de execução até dezembro de 2015.

 

Desenvolvimento

A frente de Licenciamento Urbano foi orientada de acordo com o método gerencial do PDCA, que permitiu à prefeitura promover as mudanças necessárias de maneira eficiente, obtendo melhorias contínuas. Com o PDCA foi possível trabalhar a resolução de problemas e o entendimento do papel de cada um no esforço coletivo e no aprendizado contínuo.

A metodologia para a implantação da frente de Licenciamento Urbano realizou um diagnóstico que mapeou todos os processos envolvidos na emissão de alvarás para os empreendimentos, a fim de entender a estrutura e a legislação incidente e verificar e detectar as oportunidades de melhoria. Com esse diagnóstico foi possível estabelecer a primeira etapa de identificação dos desafios e, a partir daí, definir e planejar ações, bem como formalizar as metas.

Com essa metodologia, a visão passou a ser matricial, de forma que todos pudessem visualizar os processos necessários ao licenciamento urbano, ou seja, a estrutura passou a atuar de forma integrada.

 

As principais etapas para implementação da frente foram:

1. Estruturação dos indicadores de gestão e metas do processo

1.1 Definição dos indicadores de gestão do processo

1.2 Definição das metas por secretaria e tipo de empreendimento

2. Reestruturação organizacional e do processo para aprovação de empreendimentos

2.1 Mapeamento da situação atual do processo

2.2 Reestruturação dos processos

2.3 Planejamento da implantação

3. Tratamento do estoque represado de aprovações

3.1 Análise dos estoques atuais

3.2 Elaboração do plano para tratamento dos estoques

4. Controle e captura dos resultados e da implantação do novo processo/estrutura

4.1 Estruturação da sistemática de controle e captura dos resultados

4.2 Controle e captura dos resultados da implantação dos novos processos

 

Coordenação e acompanhamento geral das ações

O apoio da consultoria teve duração de 12 meses, de agosto de 2014 a agosto de 2015, resultando no mapeamento e reprojeto de 13 macroprocessos, eliminação de 37 tarefas, 162 ações de melhorias focadas na redução do tempo de aprovação, redução do estoque e modernização e transparência dos processos. O trabalho contou ainda com o envolvimento de mais de 80 servidores. O plano de ação contempla atividades que devem ser realizadas até 2017, garantindo a sustentabilidade da frente. A prefeitura assumiu o compromisso com a continuidade dos trabalhos sem a necessidade da consultoria a partir de setembro de 2015.

Para garantir a sustentabilidade, foi estruturado um comitê gestor composto, principalmente, pelos secretários de Administração, de Gestão e Controle e de Chefia de Gabinete. Além disso, foi estabelecido três níveis de gestão: estratégico, tático e operacional, nos quais são feitos o acompanhamento e a tomada de decisão. Essa estrutura é uma forma de visualizar a organização sob a ótica das práticas gerenciais, que se complementam e auxiliam no alcance de resultados de curto, médio e longo prazo.

 

Resultados

Em agosto de 2015, momento da saída do parceiro técnico, a prefeitura de Campinas apresentava uma mediana de tempo de aprovação de 54 dias, 26% acima da meta estabelecida de 40 dias, considerando todas as solicitações desde 2003. Por outro lado, levando-se em conta apenas os processos que entraram em 2015, a meta foi superada em 14 dias, com aprovação em até 26 dias. A mediana de tempo de aprovação observada no período entre janeiro de 2015 a setembro de 2016 apresentou uma redução de 72%, caindo de 107 dias para 35, mantendo-se sempre dentro da meta desde outubro de 2015, conforme mostram os gráficos a seguir.

Em dezembro 2015 o estoque de processos apresentava redução de 81% em relação a abril de 2015, fechando o ano com 60 processos. Já em setembro de 2016 foi registrada uma redução de 97%, com apenas 9 processos em estoque, conforme mostram os gráficos a seguir.

As ações realizadas enfocaram as seguintes melhorias: revisão e aprimoramento de fluxos e processos; informatização, visando a adoção de um cadastro unificado; investimentos em recursos humanos; revisão da legislação existente; e o diálogo do poder público com os empreendedores, visando a boa comunicação e a transparência de processos.

Em setembro de 2016 a meta do plano de ação era de 77% do tempo total para a conclusão das ações. No entanto, fatores externos, como a demora na aprovação da revisão do plano diretor, mantiveram o resultado em 73%.

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