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Desafio

Metodologia | Aprimoramento de Compras Governamentais | Planejamento

Diagnóstico

O diagnóstico é o ponto inicial para qualquer frente executada nos municípios do Juntos.

A partir do entendimento de como está o cenário, condições podem ser avaliadas e planejadas para que se formalizem metas de melhorias. Para a frente de Aprimoramento de Compras Governamentais a situação não foi distinta.

O trabalho teve duração oito meses, sendo dividido em duas grandes Macroetapas:

1. Planejamento

2. Controle e Captura de Resultados

Aprimeira delas é dividida em cinco etapas menores, que são: mapeamento do processo de compras governamentais municipais, definição de indicadores de desempenho, identificação de oportunidades de melhoria, reprojeto dos processos e elaboração do plano de implantação. Com o cumprimento de todas as etapas, condições serão geradas para o ganho de eficiência no processo de compras públicas.

Gráfico. Cronograma de trabalho da frente de trabalho

 

Inicialmente foi realizada uma análise comparativa com outros municípios de mesmo porte e com receitas semelhantes de Paraty a fim de identificar oportunidades. Em paralelo foram realizadas análises dos documentos, bases de dados e sistemas de informação, assim como entrevistas com os envolvidos e consideradas pessoas chave para o processo de compras públicas municipais. O parceiro técnico considera no seu diagnóstico o mapeamento de quatro aspectos e o seu desempenho para que, consequentemente, os objetivos sejam alcançados:

Processos: define a sequência de trabalho que deve ser conduzida para alcançar o resultado esperado;

Estrutura: define a divisão do trabalho, incluindo a responsabilidade e autoridade dos envolvidos;

Recursos Humanos: define a quantidade a capacidade técnica das pessoas envolvidas para o novo processo;

Recursos Tecnológicos: define como a informação será desenvolvida e disponibilizada para a tomada de decisão.

Após todo este levantamento, foram identificados os seguintes fluxos de processos de compras executados dentro da prefeitura de Paraty:

Figura. Macrofluxo de todas as modalidades dos processos de compras

 

Com o levantamento dos macroprocessos, inicia-se a análise dos processos e atividades relacionadas. Para isso, o parceiro técnico conta com o Diagrama de Escopo e Interfaces do Processo, também chamado de DEIP.

Ele tem como objetivo visualizar todas as interações com os entes externos dentro das seguintes categorias: Entradas e Saídas de Informação, Resultados, Suporte e Regulamentação. Após a elaboração do DEIP, cria-se condições para se desenvolver de maneira aprofundada os fluxos de processo que englobam a o processo de compras.

Diagrama de Escopo e Interfaces do Processos (DEIP). Ferramenta utilizada pelo parceiro técnico Falconi Consultores de Resultado.

 

O DEIP permite o embasamento e apoia a leitura dos fluxogramas para a realização de compras públicas, independentemente de sua modalidade. Foram gerados diagramas para cada uma das entidades envolvidas em compras visando o entendimento do processo dentro da prefeitura.

Em paralelo com os diagramas, fluxogramas foram desenvolvidos para se compreender o processo e identificar as desconexões em cada atividade descrita nos documentos e nas entrevistas. Foram gerados detalhando cada uma das tarefas previstas considerando as modalidades de compras e também as entidades envolvidas. Dessa forma, oportunidades de melhoria e eficiência podem ser identificadas no processo de compras.

Exemplo de fluxograma de uma atividade dentro do processo de compras mapeado. A partir dele são encontradas as desconexões e oportunidades.

Figura. Exemplo de fluxograma de uma atividade dentro do processo de compras mapeado. A partir dele são encontradas as desconexões e oportunidades.

 

Uma vez identificados os fatores geradores de inconsistência, foram realizadas análises para apontar como tais ações impactam nos fluxos e quais oportunidades podem ser geradas. 

O parceiro técnico mapeou a partir de todos os insumos recebidos pela prefeitura de Paraty que, ao todo, são 279 etapas que compõem o fluxo de compras por licitações, 86 etapas para o de compras diretas e 85 etapas para a modalidade de aditivos/ convênios.

Após o levantamento de toda a cadeia de processos atuais uma proposta de reprojeto é desenvolvida. Nesta fase são definidos toda a nova cadeia de processos para que os gargalos identificados no mapeamento sejam solucionados. Um documento é gerado e apresentado para as lideranças para que ocorra a validação e formalização da implantação dos novos processos. Em Paraty, especificamente, foi desenvolvido um tutorial para que fosse disseminado para os servidores e gestores, além de ser subsídio para treinamentos posteriores.

Comparativo entre o fluxo identificado e a proposta de reprojeto dos processos:

Comparativo entre o fluxo identificado e a proposta de reprojeto dos processos.

Com a validação, os processos são redefinidos para que se alcance os resultados previstos. Os pontos identificados como gargalos são atacados para que sejam solucionados, contribuindo para a redução de inconsistências e, consequentemente, maior eficiência. O reprojeto também inclui a geração de indicadores para que o novo processo seja medido e acompanhado de maneira consistente. O documento de formalização, seja ele uma apresentação ou tutorial, deve indicar quais mudanças serão realizadas, quais benefícios estão previstos e também orientar a forma que serão feitas as mudanças.

 

 

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