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Governança | Sustentabilidade e Sucessão em EGP

Um dos grandes desafios para as cidades, após a saída do parceiro técnico, é a repactuação de metas nos novos ciclos que se iniciam. Para isso é preciso estar atento se elas condizem com a atual situação econômica do município que, de um ano para o outro, pode ter tido uma queda na arrecadação de seus tributos.

As novas metas precisam ser negociadas com todos os órgãos participantes da frente. Isso é importante, pois, dessa forma, as resistências são reduzidas e o engajamento dos servidores tende a ser mais alto. A manutenção das rotinas e metodologia de trabalho, bem como o envolvimento dos principais articuladores, como secretários e prefeito, são peças-chave na sustentabilidade do trabalho e importante para o sucesso e continuidade das ações.

Para evitar duplicidades de dados e, principalmente, retrabalhos, uma alternativa é o alinhamento das metas com o orçamento anual do município, de forma a ter, em uma única base, a gestão de despesas vinculadas às atividades de cada órgão na execução de suas ações e no atendimento das demandas das políticas públicas. Outro ponto a se considerar no processo é o acompanhamento e análise das ações de longo prazo e que extrapolam o ciclo anual, como as que estão mencionadas no Plano Plurianual. A utilização e implementação de sistemas de tecnologia por todos os envolvidos propicia uma visão unificada e melhor padronização dos dados fiscais.

Outro recurso interessante no andamento da frente é o incentivo da criatividade e da inovação nos órgãos envolvidos. Isso porque, dessa forma, os servidores terão liberdade de propor soluções para melhorias e priorização de programas e projetos, tornando a frente uma solução coletiva.

Além disso, a comunicação possui um papel importante no processo cultural, pois a partir de campanhas internas e informes, o compartilhamento de informações dá transparência, conhecimento e a sensação de pertencimento e participação nos processos aos servidores. Ou seja, é preciso que a prefeitura se comprometa com a transformação da cultura organizacional interna, difundindo conceitos de eficiência e controle de resultados. Além disso, ter a capacidade necessária de se analisar criticamente os métodos e processos de trabalho com acompanhamento das metas pactuadas. O suporte das lideranças da frente e dos setores envolvidos é de grande importância para a disseminação do método e mudança dessa cultura.

Para perenidade das ações, além serem responsáveis pela frente nos municípios após a saída do parceiro técnico, são sugeridos a criação de Comitês de Sustentabilidade. O grupo é composto predominantemente por servidores já envolvidos com a frente em andamento e também por outras pessoas engajadas e dispostas a contribuírem mais ainda para a continuidade das ações. É importante ressaltar que os participantes do Comitê necessitam ter bom relacionamento e influência entre os departamentos e secretarias.

Os servidores escolhidos para participarem dos Comitês de Sustentabilidade devem possuir conhecimento ou interesse em aprender sobre Gerenciamento de Projetos, além de ter disciplina para acompanhar a evolução dos projetos sob sua responsabilidade.

Em linhas gerais, as atribuições do Comitê são:

  • Dar continuidade as ações já implementadas pela frente;

  • Zelar pela manutenção da qualidade na execução;

  • Organizar as reuniões de nível, mantendo o foco e objetividade;

  • Estabelecer prazos e tarefas definidas, com a indicação de responsáveis.

Em alguma fase do desenvolvimento do EGP as cidades tiveram que lidar com mudanças nos quadros das equipes envolvidas na frente. Comitês de Gestão já lidaram com situações diversas, sendo uma das principais causas da mudança a incompatibilização e resistência de alguns servidores indicados com conceitos e técnicas de gerenciamento de projetos.

Outra situação também é a incorporação dos servidores comissionados no Escritório de Gerenciamento de Projetos, mesmo com a recomendação de que sejam escolhidos os servidores de carreira, uma vez que há uma maior garantia da perpetuidade mesmo com uma mudança de gestão no município.

Em todas as situações que possam ocorrer o Comitê de Gestão deve agir rapidamente, acionando um processo claro e bem definido de sucessão dos servidores. Caso contrário a sustentabilidade da frente poderá ser ameaçada.

As trocas de pessoas durante o processo podem prejudicar o acompanhamento de projetos, mas deve-se ponderar qual o impacto negativo em se manter um gestor ou membro da equipe com problemas no médio e no longo prazo.

Antecipadamente, o comitê gestor deverá solicitar ao servidor a documentação dos processos e histórico de suas ações, com o objetivo de que os dados não se percam.

O substituto deverá receber instruções e treinamento adequado para que não tenha grandes dificuldades. Todas as ferramentas e históricos devem ser repassados ao substituto, além de ter o contato de algum outro servidor que atue na frente há mais tempo para apoio a dúvidas.

Nos municípios do Juntos onde o parceiro técnico atuou efetivamente para implantação da frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos, foi necessária uma fase de transição e sustentabilidade, para transferir as responsabilidades antes cabidas à consultoria para a prefeitura. Como qualquer mudança de cultura, existem resistências e dificuldades a serem enfrentadas neste processo. Os casos de maior sucesso foram justamente aqueles onde o envolvimento dos servidores e secretarias foram constantes. Os servidores, principalmente, precisam se sentir presentes e responsáveis pelas ações da frente.

Somente com treinamento, engajamento dos servidores e comunicação adequada a continuidade da frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos será preservada.

Nos municípios participantes da rede, a Comunitas, a partir de sua frente de Sistematização e Sustentabilidade, apoia os municípios na transição das frentes do parceiro técnico para os servidores, a partir de diagnósticos, monitoramento, proposição e orientação de ações ao parceiro técnico. O intuito é sempre promover autonomia aos servidores e mitigar ao máximo os impactos da saída da consultoria. O acompanhamento das reuniões e resultados é realizado pela Comunitas mesmo após a prefeitura ter assumido os processos.

O programa Juntos, além de promover ações para que as frentes sejam sustentáveis, possibilita o relacionamento e troca de boas práticas entre as cidades da rede. 

O programa Juntos, além de promover ações para que as frentes sejam sustentáveis, possibilita o relacionamento e troca de boas práticas entre as cidades da rede. Com os resultados obtidos pela frente de Escritório de Gerenciamento de Projetos em Pelotas, foi despertado o interesse de outros municípios, entre eles Curitiba. Com isso, a Comunitas articulou entre as partes a replicabilidade na capital paranaense da frente realizada em Pelotas sem a participação de um parceiro técnico.

interação entre a Comunitas e as prefeituras de Pelotas e Curitiba

Figura. Interação entre Comunitas e as Prefeituras de Pelotas e Curitiba

Em julho/15, com o intuito de avaliar melhor o EGP, dois servidores de Curitiba, um da Secretaria de Planejamento e Administração e a outra da Secretaria de Informação e Tecnologia, foram a Pelotas para conhecer a ferramenta de gerenciamento de projetos (PROGES), a metodologia aplicada e a sistemática de acompanhamento dos projetos. Com o EGP, Pelotas realiza o gerenciamento de 252 projetos que compõem o Mapa Estratégico da Prefeitura.

Em conjunto entre prefeituras e Comunitas, todo um plano de trabalho com o escopo do projeto, cronograma, matriz de responsabilidades, estrutura analítica do projeto, relatório de acompanhamento (dashboard) e também a gestão de riscos e de premissas foram levantados. Um convênio entre as duas cidades foi assinado e a replicabilidade oficializada em setembro/15, sob a forma de um piloto com cinco projetos prioritários.

Com o objetivo de dar condições para os servidores de Curitiba pudessem implantar um projeto piloto do Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP), quinze gestores e servidores curitibanos receberam treinamento de agentes públicos de

Pelotas em conceitos de gerenciamento de projetos, sistemática de acompanhamento e na ferramenta de gerenciamento. Além disso, houve a oportunidade de troca de experiências com os servidores de Pelotas, com compartilhamento de boas práticas e as lições aprendidas com a frente.

Estrutura analítica replicabilidade

Figura. Estrutura analítica do projeto de replicabilidade do EGP de Pelotas em Curitiba

No funcionamento do EGP, é utilizado o Programa de Gestão Estratégica (PROGES), sistema de gerenciamento criado pela prefeitura de Pelotas, que permite acompanhar de forma online e em tempo real o andamento dos projetos. Perfis e senhas de acesso foram disponibilizados aos servidores de Curitiba para utilização e acompanhamento dos projetos.

O coordenador de Estratégia e Gestão de Pelotas, César Mendes, é um dos responsáveis por replicar a frente para Curitiba. “Estamos assumindo com o município de Curitiba o acompanhamento da utilização do aplicativo, o que, para nós, é extremamente importante, como forma de aperfeiçoamento da própria ferramenta. Vai nos ajudar também a desenvolver um olhar mais crítico sobre todo o processo”, disse César.

Para integrarem o piloto do EGP, foram selecionados projetos prioritários pela administração curitibana: ações do “Curitiba Mais Nutrição”, programa de segurança alimentar da Secretaria de Abastecimento, da Linha Verde, via de alta capacidade de tráfego e escoamento sob responsabilidade da Secretaria de Obras e Urbanismo, e do Programa de Modernização da Administração Tributária (PMAT), da Secretaria de Informação e Tecnologia.

O plano de trabalho contempla atividades até fevereiro/16, sendo prevista uma reunião de fechamento e lições aprendidas onde serão discutidos o piloto e a possibilidade de um próximo plano de trabalho com um escopo maior.

Outros dois municípios, Campinas e Juiz de Fora, também se interessaram na replicabilidade do escritório de gerenciamento de projetos.

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