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Governança | Estrutura Organizacional em EGP

O desempenho de uma organização é melhorado a partir do foco em seus principais desafios, considerando três níveis de gestão: estratégico, tático e operacional. A partir deles são definidos o acompanhamento e a decisão. O nível mais alto, o estratégico é onde são definidos os principais objetivos e é realizado o planejamento; o nível intermediário é o tático, onde são definidas as diretrizes e é realizado o gerenciamento das ações; o último nível é o operacional, onde é acompanhada a rotina.

níveis de gestão EGP

Figura: Diferenças entre os níveis de gestão

O fluxo de informações é realizado duplamente, um de cima para baixo (top-down) e outra de baixo para cima (bottom-up). Por exemplo, as diretrizes e validações são definidas pelo nível estratégico e desdobradas nos níveis seguintes; enquanto as análises e ações são executadas pelo operacional e sobem para outros níveis. Além da própria estrutura que organiza a governança, esta também é composta por políticas, sistemas e os processos de decisão.

A estrutura organizacional é um dos pilares para que os processos de gerenciamento de projetos ocorram em uma organização e a escolha dela define a maior probabilidade de sucesso ou fracasso na condução dos projetos. Isso ocorre, já que a estrutura é um dos fatores ambientais da organização que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a forma que os projetos são executados.

Planejar recursos humanos significa determinar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, tanto em relação às pessoas quanto aos grupos internos ou externos à organização executora do projeto. Para um gerenciamento de projetos mais eficiente, a estrutura organizacional do projeto deve ser montada para atingir os objetivos. Existem alguns tipos básicos de estrutura organizacional de projetos: funcional, projetizada e matricial, sendo que esta se subdivide em três formas.

  • Funcional: a divisão de departamentos dentro de uma organização é por especialização, ou seja, funcionários que cuidam de pessoas estarão alocados no setor de Recursos Humanos, outras que lidam com orçamento estarão alocadas na área do Financeiro e assim por diante. Os profissionais são subordinados diretamente aos chefes destas respectivas áreas.
  • Projetizada: nessa estrutura, as equipes são reunidas por projeto. Não há a ideia de gerentes funcionais ou pessoas alocadas por especialização, mas sim alocação de recursos por projeto e ao gerente responsável por ele.
  • Matricial (Fraca, Balanceada ou Forte): a organização matricial é um meio-termo entre a organização do tipo funcional e projetizada. Existem três divisões, que são a forte, balanceada e a fraca, que se separam de acordo com o nível de influência ou não dos gerentes funcionais e de projeto.

Na figura abaixo é indicada o nível de autoridade entre os gerentes funcionais e de projetos nos diferentes tipos de estruturas organizacionais:

níveis de autoridade EGP

Figura: Diferenças entre os níveis de autoridade entre os gerentes funcional e de projetos em cada uma das estruturas organizacionais

O quadro abaixo mostra um pouco dos impactos que cada tipo de estrutura tem na organização, a autoridade do gerente de projetos, a disponibilidade dos recursos (humanos e financeiros) e a dedicação de tempo do gerente de projetos e da equipe administrativa:

 

relação entre projetos e estruturas

Figura: Relação entre as características de um projeto e as diferentes estruturas organizacionais

Ilustradamente, estas são as diferenças entre as estruturas organizacionais e como os atores se relacionam no interior da hierarquia funcional:

estruturas organizacionais, lideranças e equipes

Tabela: Representação das estruturas organizacionais, a liderança dos projetos e as equipes

Em todas as estruturas organizacionais acima mencionadas a gestão de projetos pode ser realizada, sendo cada uma mais adequada para uma estrutura dentro de uma prefeitura. Em uma extremidade, a projetizada é a que dá maior autonomia aos gerentes de projeto nas ações. No outro extremo, há a estrutura funcional, na qual as equipes possuem um superior bem definido e são agrupadas de acordo com a sua especialidade.

Para que as habilidades das equipes não sejam restritas apenas por aqueles que participam de um mesmo departamento, busca-se uma maior efetividade nas ações a partir da combinação de profissionais de várias áreas. Quando se busca essa alternativa, as estruturas matriciais são as escolhidas no gerenciamento de projetos. No quadro abaixo constam os prós e contras de todas as variações de estruturas.

vantagens X desvantagens das estruturas

Tabela: Vantagens e desvantagens dos tipos de estruturas organizacionais

Em Pelotas, para a implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos, face ao organograma da prefeitura, a estrutura adotada possui características que permitem classificá-la como Matricial Fraca ou Balanceada. A alocação do EGP e dos seus recursos foi realizada a partir de ato administrativo (decreto). Os líderes de projeto adquiriram autoridade sobre o projeto e passaram a se reportar ao gerente funcional e ao Escritório de Gerenciamento de Projetos.

Além disso, a figura do secretário e do Comitê de Gestão são fundamentais para a redução de conflitos e resistências entre os gestores devido à transversalidade dos projetos.

Especificamente para o Escritório de Gerenciamento de Projetos, a equipe de trabalho necessita ser inserida dentro da estrutura organizacional da própria prefeitura. Em Pelotas, especificamente, o Comitê de Gestão de Projetos, além do EGP foram alocados abaixo do Gabinete do Prefeito e não em uma secretaria específica, com o intuito de adquirir empoderamento nos processos. Outro ponto relevante é a participação direta da vice-prefeita no Comitê de Projetos. Em Paraty, diferentemente, o Escritório foi alocado na Secretaria de Obras, pois a maioria dos projetos eram ligados à esta secretaria.

 

governança em pelotas

Figura: Estrutura de Governança em Pelotas

estrutura do EGP em Pelotas

Figura: Estrutura organizacional do EGP em Pelotas

Conforme indicado acima, cada secretaria possui um líder de projeto, que repassa as atualizações para um monitor, responsável por uma carteira temática previamente definida.

São necessários alguns requisitos para a Governança de um projeto:

  1. Alta administração responsável pela governança do gerenciamento de projetos;

  2. Funções, responsabilidades e critérios do desempenho claramente definidos;

  3. Metodologia para suportar o ciclo de vida do projeto;

  4. Carteira de projetos coerentemente relacionada à estratégia da organização;

  5. Regras claras e comunicadas para tomada de decisão em projetos;

  6. Comitê com autoridade, competência e recursos para tomada de decisão;

  7. Aprovação da carteira de projetos subsidiada por informações relevantes e realistas;

  8. Regras claramente definidas para a seleção de projetos;

  9. Critérios claramente definidos para relatar status dos projetos;

  10. Cultura de melhoria e ampla divulgação sobre status dos projetos;

  11. Equipe de projeto definida e qualificada.

 

 

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